Eingangsrechnungen: Unterschied zwischen den Versionen

Aus SilvERP Dokumentation
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Unter dem Menüpunkt '''Einkauf > Eingangsrechnungen''' können Sie Eingangsrechnungen erfassen und verwalten.
 
== Rechnungstypen in SilvERP ==
== Vorbemerkung ==
SilvERP bietet Ihnen die Verwaltung von unterschiedlichen Rechnungstypen, die jeweils unterschiedliche Anwendungsfälle zur Verrechnung von Waren und Leistungen abbilden. Beispielsweise bietet Ihnen Ihr Lieferant die Möglichkeit eine Anzahlung bei Ihm zu tätigen oder Sie möchten eine Standard-Eingangsrechnung über die komplette Bestellung tätigen.  
Mit dem Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen” werden Eingangsrechnungen von Lieferanten erfasst und verwaltet.
 
Die Bearbeitung von Datensätzen in SilverERP erfolgt in fast allen Dialogen und Masken ähnlich. Im nachfolgenden Dokument wird vereinfacht davon ausgegangen, dass Sie mit den [[Grundsätze zur Bedienung von SilverERP|Grundsätzen zur Bedienung von SilverERP]], insbesondere der Bearbeitung von Datensätzen, vertraut sind.
 
== Rechnungstypen in SilverERP ==
Mit SilverERP können unterschiedliche Rechnungstypen verwaltet werden, die jeweils unterschiedliche Anwendungsfälle zur Verrechnung von Waren und Leistungen abbilden. So ist es möglich neben den Standard-Eingangsrechnungen, auch Anzahlungsrechnungen oder Vorausauszahlungsrechnungen zu verbuchen.  


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! Rechnungstyp                              !! Beschreibung
! Rechnungstyp                              !! Beschreibung
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| Standard-Rechnung                        || Dieser Rechnungstyp bezieht sich auf eine Bestellung die bereits geliefert wurde und kann über die Eingangsrechnungsmaske erzeugt werden. Auf die Positionen der Lieferungen wird über die Positionsübersicht zugegriffen.
| Standard-Rechnung                        || Standard-Rechnungen beziehen sich auf Bestellungen, die bereits geliefert wurden und über den Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen" erzeugt werden. Auf die Bestell-Positionen der Lieferung wird über die Positionsübersicht zugegriffen.
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| Vorauszahlungs-Rechnung    || Dieser Rechnungstyp wird verwendet, um eine Eingangsrechnung für eine Bestellung zu erstellen für die bereits die Zahlung komplett erfolgt ist. Nach der Rechnungstypauswahl wird automatisch das Feld '''Bestellung''' angezeigt.  
| Vorauszahlungs-Rechnung    || Dieser Rechnungstyp wird verwendet, um eine Eingangsrechnung für eine Bestellung zu erstellen für die bereits die Zahlung erfolgt ist. Nach der Auswahl des Rechnungstyps "''Vorauszahlungs-Rechnung''" blendet sich das Feld "Bestellung" ein, indem die zugehörige Bestellung ausgewählt wird.  
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| Anzahlungs-Rechnung        || Dieser Rechnungstyp wird dann eingesetzt, wenn für eine Bestellung bereits eine Anzahlung erfolgt ist und der Lieferant eine Anzahlungsrechnung übermittelt hat. Nach der Rechnungstypauswahl wird automatisch das Feld '''Konto''', '''Betrag''' und '''Bestellung''' angezeigt. Der Anzahlungsbetrag wird direkt auf der Eingangsrechnungsmaske eingegeben. Beim anlegen von Anzahlungsrechnung wird ein gesondertes Konto verwendet.
| Anzahlungs-Rechnung        || Anzahlungs-Rechnungen werden eingesetzt, wenn für eine Bestellung bereits eine Anzahlung erfolgte und der Lieferant eine Anzahlungs-Rechnung übermittelt hat. Nach Auswahl des Rechnungstyps "''Anzahlungs-Rechnung''" werden automatisch die Felder ''Konto, Betrag'' und ''Bestellung'' eingeblendet. Der Anzahlungsbetrag wird direkt auf der Eingangsrechnungsmaske eingegeben. Beim Anlegen von Anzahlungs-Rechnungen wird ein gesondertes Konto verwendet.
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| Schluss-Rechnung                        || Der Rechnungstyp '''Schlussrechnung''' ist dann einzusetzen, wenn bereits Anzahlungsrechnungen für eine Bestellung vorangegangen sind. Der offene Restbetrag wird auf der Schlussrechnung angezeigt.  
| Schluss-Rechnung                        || Der Rechnungstyp Schlussrechnung ist dann einzusetzen, wenn bereits Anzahlungs-Rechnungen für eine Bestellung vorangegangen sind. Der offene Restbetrag wird auf der Schlussrechnung angezeigt.
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|Freie Rechnungen (ohne Bestellung)
|Der Rechnungstyp "Freie Rechnungen (ohne Bestellung)" kann dann eingesetzt werden, wenn zu dem Vorgang keine zugrundeliegende Bestellung vorliegt und dementsprechend der Rechnung keine Bestell- oder Lieferpositionen einer vorhandenen Bestellung hinzugefügt werden sollen.  
|}
|}


== Eingangsrechnungen verwalten==  
== Eingangsrechnungen verwalten==  
=== Eingangsrechnung anlegen ===
=== Eingangsrechnung anlegen ===
==== Standard-Rechnung ====
# Öffnen Sie den Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen";
===== Eingangsrechnungsmaske =====
# Wechseln Sie den Arbeitsmodus der Maske zu ''Neuanlage'';
# Öffnen Sie bitte die Maske '''Einkauf > Eingangsrechnungen'''.
# Wählen Sie im Reiter "''Lieferant''" einen Lieferanten aus, für den die Eingangsrechnung erstellt werden soll;
# Wechseln Sie bitte den Arbeitsmodus der Maske auf '''Neuanlage'''. Die Maske wird im Anschluss automatisch gesäubert und sämtliche Felder mit Werten versehen, die unter [[Stammdaten#Firmenstamm|Firmenstamm]] eingestellt wurden (z. B. der Sachbearbeiter).
# Wählen Sie im Feld "''Rechnungstyp''" den Typ ''"Standard-Rechnung"'' aus;
# Wählen Sie bitte im Reiter '''Lieferant''' durch einen Klick auf [[Image:Lupe.png|17px]] oder betätigen von [[Image:Strg_f.png|64px]] einen Lieferanten aus, für den die Eingangsrechnung erstellt werden soll.
# Füllen Sie im Anschluss alle notwendigen Felder in den Reitern ''Lieferanten'', ''Referenzen'' und ''Werte'' aus;
# Wählen Sie bitte im Feld '''Rechnungstyp''' den Typ '''Standard-Rechnung''' aus.
# Speichern Sie Ihre Änderungen ab, um den Vorgang abzuschließen und die Eingangsrechnung anzulegen.  
# Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder in den Reitern '''Lieferanten''', '''Referenzen''' und '''Werte''' aus.
# Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol [[Image:Diskette.png|17px]] klicken oder die Tastenkombination [[Image:Strg_s.png|64px]] betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf '''bearbeiten''' und Ihre Eingangsrechnung wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Eingangsrechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus '''---''' bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Eingangsrechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt [[Eingangsrechnungen#Positionen anlegen|Positionen anlegen]] beschrieben.


Zur eindeutigen Identifizierung einer Eingangsrechnung wird in SilvERP die Rechnungsnummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage einer Eingangsrechnung manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Rechnungsnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter [[Grundtabellen#Nummernkreise|Nummernkreise]] ein Eintrag für die Definition der Rechnungsnummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Eingangsrechnungen gesperrt sein, dann können keine weiteren Eingangsrechnungen angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine [[Nummernkreise|Entsperrung des Nummernkreises]] notwendig.
Weiterhin wird Ihnen nun die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ ''Eingangsrechnung'' aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus den Zeichen ''---'' bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Eingangsrechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt [[Eingangsrechnungen#Positionen anlegen|Positionen anlegen]] beschrieben.


===== Lieferantenmaske =====
Zur eindeutigen Identifizierung einer Eingangsrechnung wird in SilverERP die Rechnungsnummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage einer Eingangsrechnung manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Rechnungsnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter [[Grundtabellen#Nummernkreise|Nummernkreise]] ein Eintrag für die Definition der Rechnungsnummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Eingangsrechnungen gesperrt sein, dann können keine weiteren Eingangsrechnungen angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine [[Nummernkreise|Entsperrung des Nummernkreises]] notwendig.
Über die Lieferantenmaske lassen sich lieferantenzentriert Belege verfolgen und erstellen. Darunter auch den Beleg-Typ '''Eingangsrechnung'''. Der Vorteil hierbei ist, dass nach der Weiterleitung zur Eingangsrechnungsmaske, der Lieferant automatisch in die Eingangsrechnungsmaske geladen wird und diese sich im Arbeitsmodus '''Neuanlage''' befindet.
 
'''Eingangsrechnung aus der Lieferantenmaske anlegen'''
 
Auch über die Lieferantenmaske lassen sich Eingangsrechnungen verfassen und zwar entweder über die Schaltfläche "''Beleg erstellen''" in der Pfadnavigation oder "''Neuer Beleg''" im Reiter ''Belege''. Der Vorteil hierbei ist, dass der Lieferant bereits in der Eingangsrechnungsmaske vorgeladen und die Maske automatisch in den Arbeitsmodus "''Neuanlage''" gestellt wird.


# Öffnen Sie bitte die Maske '''Stammdaten > Lieferanten'''.
# Laden Sie bitte den Lieferanten über die [[Suchfunktionen|Suchfunktion]] in die Lieferantenmaske.
# Klicken Sie bitte auf den Reiter '''Belege'''.
# Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche '''neuer Beleg'''.
# Wählen Sie bitte aus der Beleg-Liste den Beleg-Typ '''Eingangsrechnung''' aus. Sie werden im Anschluss auf die Eingangsrechnungsmaske weitergeleitet und die Lieferanteninformationen wurden vorgewählt.
# Wählen Sie bitte im Feld '''Rechnungstyp''' den Typ '''Standard-Rechnung''' aus, sofern dieser nicht bereits automatisch vorgewählt wurde.
# Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder in den Reitern '''Lieferant''', '''Referenzen''' und '''Werte''' aus.
# Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol [[Image:Diskette.png|17px]] klicken oder die Tastenkombination [[Image:Strg_s.png|64px]] betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf '''bearbeiten''' und Ihre Eingangsrechnung wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Eingangsrechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus '''---''' bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Eingangsrechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt [[Eingangsrechnungen#Positionen anlegen|Positionen anlegen]] beschrieben.
=== Rechnungspositionen ===
=== Rechnungspositionen ===
==== Positionen anlegen ====
==== Positionen anlegen ====
# Wählen Sie zunächst bitte eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie bitte ein neue Eingangsrechnung an.
# Wählen Sie zunächst eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie ein neue Eingangsrechnung an;
# Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche '''Positionen''' klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus '''Lieferungen'''.
# Wechseln Sie auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche "''Positionen''" klicken (sie befinden sich nun automatisch im Arbeitsmodus ''Lieferungen'');
# Wählen Sie bitte in der Gruppe '''Position''' durch einen Klick auf [[Image:Lupe.png|17px]] oder betätigen von [[Image:Strg_f.png|64px]] eine Lieferung aus. Es werden Ihnen nur die Lieferungen des Lieferanten angezeigt. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Optional können Sie über den Arbeitsmodus '''Bestellungen''' auf Bestellpositionen zugreifen, dessen Artikel nicht bestandsgeführt sind.
# Wählen Sie nun in der Gruppe ''Position'' eine Lieferung aus. Es werden Ihnen nur die Lieferungen des ausgewählten Lieferanten angezeigt. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Optional können Sie über den Arbeitsmodus ''Bestellungen'' auch auf Bestellpositionen zugreifen, dessen Artikel nicht bestandsgeführt sind;
# Klicken Sie bitte auf die das Hacken-Symbol [[Image:Check.PNG|17px]] gleich über der Liste, um die Positionen zu übernehmen. Die Werte der Felder '''Menge''', '''Grundpreis''' werden automatisch aus der Bestellposition übernommen. Im besten Fall bedarf es keine Änderung dieser Werte.
# Um eine oder mehrere Positionen zu übernehmen, klicken Sie auf das Haken-Symbol über der Liste. Die Werte der Felder ''Menge'' und ''Grundpreis'' werden automatisch aus der Bestellposition übernommen;
# Bestätigen Sie bitte Dialog-Meldung ob Sie die Positionen übernehmen möchten mit '''Ja'''.
# Speichern Sie nun die Rechnungsposition, um den Vorgang abzuschließen.
# Speichern Sie bitte die Rechnungsposition ab, indem Sie auf das Symbol [[Image:Diskette.png|17px]] klicken oder die Tastenkombination [[Image:Strg_s.png|64px]] betätigen. Der Reiter der Maske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Rechnungsposition wird in der Gruppe '''Positionen''' aufgelistet. Weitere Rechnungspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg anlegen.


==== Positionen löschen ====
==== Positionen löschen ====
'''Hinweis: Das Löschen von Rechnungspositionen ist nur dann möglich, wenn die Eingangsrechnung nicht teilweise oder komplett bezahlt wurde (Maske Verbindlichkeiten) und nicht für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export).'''
'''Hinweis''': Das Löschen von Rechnungspositionen ist nicht möglich, wenn die Eingangsrechnung bereits teilweise oder vollständig bezahlt wurde ("OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten") oder für die Finanzbuchhaltung exportiert wurde ("OP/Mahnwesen >> FiBu-Export").
 
# Wählen Sie zunächst bitte eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie bitte ein neue Eingangsrechnung an.
# Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche '''Positionen''' klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus '''Lieferungen'''.
# Wählen Sie bitte in der Gruppe '''Positionen''' eine Rechnungsposition aus.
# Klicken Sie bitte auf das Symbol [[Image:X.png|17px]] oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination [[Image:Strg_entf.png|64px]]. Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Rechnungsposition eine Bestätigung verlangt.
# Klicken Sie bitte im Dialog-Fenster auf die Schaltfläche '''Ja'''. Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Die Reiter der Eingangsrechnungsmaske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gelöschte Rechnungsposition wird in der Gruppe '''Positionen''' nicht mehr angezeigt. Weitere Rechnungspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.


# Laden Sie zunächst die Eingangsrechnung, deren Position sie löschen wollen;
# Wechseln Sie nun auf die Positionsübersicht;
# Wählen Sie jetzt die Rechnungsposition aus, die gelöscht werden soll und löschen diese über das Löschen-Symbol in der Werkzeugleiste und bestätigen anschließend den Vorgang zur Ausführung der Löschung.
==== Positionen ändern ====
==== Positionen ändern ====
'''Hinweis: Das Ändern des Feldes Menge einer Rechnungsposition ist nicht bei Eingangsrechnungen des Typs Standard-Rechnung möglich. Desweiteren kann eine  Eingangsrechnung nicht geändert werden, wenn diese teilweise oder komplett bezahlt wurde (Maske Offene Posten) und für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export). Dies gilt für alle Rechnungstypen.'''
'''Hinweis''': Die Änderungen von Rechnungspositionen ist nicht möglich, wenn die Eingangsrechnung bereits teilweise oder vollständig bezahlt wurde ("OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten") oder für die Finanzbuchhaltung exportiert wurde ("OP/Mahnwesen >> FiBu-Export").  


# Wählen Sie zunächst bitte eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie bitte ein neue Eingangsrechnung an.
# Wählen Sie zunächst die Eingangsrechnung, deren Position sie ändern wollen;
# Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche '''Positionen''' klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus '''Lieferungen'''.
# Wechseln Sie nun auf die Positionsübersicht;
# Wählen Sie bitte in der Gruppe '''Positionen''' eine Rechnungsposition aus.
# Wählen Sie jetzt die Rechnungsposition aus, die geändert werden soll und führen Sie die gewünschten Änderungen durch;
# Ändern Sie bitte die Felder auf der Positionsübersicht nach Ihren Wünschen ab.
# Speichern Sie nun die Rechnungsposition, um den Vorgang abzuschließen.
# Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol [[Image:Diskette.png|17px]] klicken oder die Tastenkombination [[Image:Strg_s.png|64px]] betätigen. Die Reiter der Positionsübersicht werden im Anschluss automatisch gesäubert und die geänderte Rechnungsposition wird in der Gruppe '''Positionen'''  angezeigt. Weitere Rechnungspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg ändern.


=== Eingangsrechnung suchen ===
=== Eingangsrechnung suchen ===
Ihre bereits erstellten Eingangsrechnungen lassen sich über die umfangreichen [[Suchfunktionen|Suchfunktionen]] von SilvERP finden.
Ihre bereits erstellten Eingangsrechnungen lassen sich über die [[Suchfunktionen|Suchfunktionen]] von SilverERP finden.
 
=== Eingangsrechnung ändern ===
'''Hinweis: Eingangsrechnungen für die bereits über die Maske Verbindlichkeiten Zahlungen verbucht wurden oder die bereits für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export), können nur teilweise geändert werden. Die Zahlungsbedingung kann nicht geändert werden.'''


Noch nicht bezahlte und exportierte Eingangsrechnungen können wie folgt geändert werden:
=== Eingangsrechnung kopieren ===
# Öffnen Sie bitte die Maske '''Einkauf > Eingangsrechnungen'''.
'''Hinweis''': Eingangsrechnungen mit dem Typ "Freie Rechnungen (ohne Bestellung)" können kopiert werden.
# Laden Sie bitte die zu ändernde Eingangsrechnung über die [[Suchfunktionen|Suchfunktion]] in die Eingangsrechnungsmaske.
# Ändern Sie bitte die Felder auf der Eingangsrechnungsmaske nach Ihren Wünschen ab.
# Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol [[Image:Diskette.png|17px]] klicken oder die Tastenkombination [[Image:Strg_s.png|64px]] betätigen.


'''Rechnungsnummer-Hinweis: Die Rechnungsnummer kann bei aktiver Einstellung in der Maske für die [[Nummernkreise|Nummernkreise]] nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen diese Einstellung deaktiviert werden.'''
# Laden Sie zunächst die Eingangsrechnung, die Sie kopieren möchten;
# Tippen Sie nun auf die Schaltfläche "Kopieren";
# Wählen Sie im nachfolgenden Schritt, ob Sie auf Basis der Eingangsrechnung eine neue Anfrage, eine Bestellung oder eine Eingangsrechnung erzeugen möchten;
# Verändern/Bearbeiten Sie gegebenenfalls die Kopieroptionen und
# Tippen Sie auf Speichern, um den neuen Beleg zu erzeugen.


=== Eingangsrechnung löschen ===
=== Eingangsrechnung löschen ===
'''Hinweis: Eingangsrechnungen für die bereits über die Maske Verbindlichkeiten Zahlungen verbucht wurden, können nicht gelöscht werden. Des weiteren können Eingangsrechnungen die bereits für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export) nicht gelöscht werden.'''
'''Hinweis''': Das Löschen von Eingangsrechnungen ist nicht möglich, wenn die Eingangsrechnung bereits teilweise oder vollständig bezahlt wurde ("OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten") oder für die Finanzbuchhaltung exportiert wurde ("OP/Mahnwesen >> FiBu-Export").


Noch nicht bezahlte und exportierte Eingangsrechnungen können wie folgt gelöscht werden:
Noch nicht bezahlte und exportierte Eingangsrechnungen können wie folgt gelöscht werden:
# Öffnen Sie bitte die Maske '''Einkauf > Eingangsrechnungen'''.
# Laden Sie zunächst die Eingangsrechnung, die Sie löschen möchten;
# Laden Sie bitte die zu löschende Eingangsrechnung über die [[Suchfunktionen|Suchfunktion]] in die Eingangsrechnungsmaske.
# Löschen Sie die Eingangsrechnung mit dem Löschen-Symbol in der Werkzeugleiste und bestätigen anschließend den Vorgang zur Ausführung der Löschung.
# Klicken Sie bitte als nächstes auf das Symbol [[Image:X.png|17px]] oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination [[Image:Strg_entf.png|64px]]. Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Eingangsrechnung eine Bestätigung verlangt.
# Bestätigen Sie bitte die Löschung mit '''Ja'''. Die Eingangsrechnung wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs.


=== Eingangsrechnung archivieren ===
=== Eingangsrechnung archivieren ===
'''Hinweis: Es können nur Eingangsrechnungen mit einem offenen Rechnungsbetrag von 0,00 archiviert werden. Wird eine Eingangsrechnung über die Maske offene Posten komplett als bezahlt gebucht, dann erfolgt die Archivierung automatisch nach der Buchung.'''
'''Hinweis''': Es können nur Eingangsrechnungen mit einem offenen Rechnungsbetrag von €0,00 archiviert werden. Wird eine Eingangsrechnung über die Maske "OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten" als vollständig bezahlt gebucht, dann erfolgt die Archivierung automatisch nach der Buchung.


Das manuelle Archivieren von Eingangsrechnungen:
Das manuelle Archivieren von Eingangsrechnungen:
# Öffnen Sie bitte die Maske '''Einkauf > Eingangsrechnungen'''.
# Laden Sie die zu archivierende Eingangsrechnung über die [[Suchfunktionen|Suchfunktion]] in die Eingangsrechnungsmaske;
# Laden Sie bitte die zu archivierende Eingangsrechnung über die [[Suchfunktionen|Suchfunktion]] in die Eingangsrechnungsmaske.
# Klicken Sie auf die Schaltfläche ''Archivieren'', die sich in dem Reiter ''Lieferant'' befindet.
# Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche '''Archivieren''', die sich in dem Reiter '''Lieferant / Auftrag''' befindet. Sollte anstelle der Schaltfläche '''Archivieren''' die Schaltfläche '''Dearchivieren''' vorhanden sein, dann ist die Eingangsrechnung bereits archiviert worden. Nach einer erfolgreichen Archivierung, wird die Eingangsrechnungsmaske automatisch gesäubert und die Meldung '''Die Eingangsrechnung wurde archiviert''' erscheint.


=== Eingangsrechnung dearchivieren ===
=== Eingangsrechnung dearchivieren ===
# Öffnen Sie bitte die Maske '''Einkauf > Eingangsrechnungen'''.
# Wechseln Sie den Arbeitsmodus zu ''"Alle Datensätze"''.
# Wechseln Sie bitte zum Arbeitsmodus '''Alle Datensätze'''.
# Laden Sie die zu dearchivierende Eingangsrechnung über die [[Suchfunktionen|Suchfunktion]] in die Eingangsrechnungsmaske.
# Laden Sie bitte die zu dearchivierende Eingangsrechnung über die [[Suchfunktionen|Suchfunktion]] in die Eingangsrechnungsmaske.
# Klicken Sie auf die Schaltfläche "''Dearchivieren''", die sich im dem Reiter "''Lieferant''" befindet.
# Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche '''Dearchivieren''', die sich im dem Reiter '''Lieferant / Auftrag''' befindet. Sollte anstelle der Schaltfläche '''Dearchivieren''' die Schaltfläche '''Archivieren''' zu sehen sein, dann befindet sich die Eingangsrechnung nicht im archivierten Zustand.
 
== Belegfreigabe einschalten ==
Unter '''[[Firmenstamm - Dokumentenfluss|Stammdaten » Firmenstamm » Dokumentenfluss » Freigaben]]''' ist es möglich, die explizite Freigabe ein- oder auszuschalten (standardmäßig ist die explizite Belegfreigabe ausgeschaltet). Wenn die explizite Freigabe für Belege aktiviert wurde, ist es notwendig, Belege freizugeben, bevor sie gedruckt, geliefert oder fakturiert, werden können.
‎[[Kategorie:Einkauf]]

Aktuelle Version vom 26. September 2022, 14:34 Uhr

Vorbemerkung

Mit dem Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen” werden Eingangsrechnungen von Lieferanten erfasst und verwaltet. 

Die Bearbeitung von Datensätzen in SilverERP erfolgt in fast allen Dialogen und Masken ähnlich. Im nachfolgenden Dokument wird vereinfacht davon ausgegangen, dass Sie mit den Grundsätzen zur Bedienung von SilverERP, insbesondere der Bearbeitung von Datensätzen, vertraut sind.

Rechnungstypen in SilverERP

Mit SilverERP können unterschiedliche Rechnungstypen verwaltet werden, die jeweils unterschiedliche Anwendungsfälle zur Verrechnung von Waren und Leistungen abbilden. So ist es möglich neben den Standard-Eingangsrechnungen, auch Anzahlungsrechnungen oder Vorausauszahlungsrechnungen zu verbuchen.

Rechnungstyp Beschreibung
Standard-Rechnung Standard-Rechnungen beziehen sich auf Bestellungen, die bereits geliefert wurden und über den Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen" erzeugt werden. Auf die Bestell-Positionen der Lieferung wird über die Positionsübersicht zugegriffen.
Vorauszahlungs-Rechnung Dieser Rechnungstyp wird verwendet, um eine Eingangsrechnung für eine Bestellung zu erstellen für die bereits die Zahlung erfolgt ist. Nach der Auswahl des Rechnungstyps "Vorauszahlungs-Rechnung" blendet sich das Feld "Bestellung" ein, indem die zugehörige Bestellung ausgewählt wird.
Anzahlungs-Rechnung Anzahlungs-Rechnungen werden eingesetzt, wenn für eine Bestellung bereits eine Anzahlung erfolgte und der Lieferant eine Anzahlungs-Rechnung übermittelt hat. Nach Auswahl des Rechnungstyps "Anzahlungs-Rechnung" werden automatisch die Felder Konto, Betrag und Bestellung eingeblendet. Der Anzahlungsbetrag wird direkt auf der Eingangsrechnungsmaske eingegeben. Beim Anlegen von Anzahlungs-Rechnungen wird ein gesondertes Konto verwendet.
Schluss-Rechnung Der Rechnungstyp Schlussrechnung ist dann einzusetzen, wenn bereits Anzahlungs-Rechnungen für eine Bestellung vorangegangen sind. Der offene Restbetrag wird auf der Schlussrechnung angezeigt.
Freie Rechnungen (ohne Bestellung) Der Rechnungstyp "Freie Rechnungen (ohne Bestellung)" kann dann eingesetzt werden, wenn zu dem Vorgang keine zugrundeliegende Bestellung vorliegt und dementsprechend der Rechnung keine Bestell- oder Lieferpositionen einer vorhandenen Bestellung hinzugefügt werden sollen.

Eingangsrechnungen verwalten

Eingangsrechnung anlegen

  1. Öffnen Sie den Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen";
  2. Wechseln Sie den Arbeitsmodus der Maske zu Neuanlage;
  3. Wählen Sie im Reiter "Lieferant" einen Lieferanten aus, für den die Eingangsrechnung erstellt werden soll;
  4. Wählen Sie im Feld "Rechnungstyp" den Typ "Standard-Rechnung" aus;
  5. Füllen Sie im Anschluss alle notwendigen Felder in den Reitern Lieferanten, Referenzen und Werte aus;
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen ab, um den Vorgang abzuschließen und die Eingangsrechnung anzulegen.

Weiterhin wird Ihnen nun die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Eingangsrechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus den Zeichen --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Eingangsrechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Zur eindeutigen Identifizierung einer Eingangsrechnung wird in SilverERP die Rechnungsnummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage einer Eingangsrechnung manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Rechnungsnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Rechnungsnummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Eingangsrechnungen gesperrt sein, dann können keine weiteren Eingangsrechnungen angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.

Eingangsrechnung aus der Lieferantenmaske anlegen

Auch über die Lieferantenmaske lassen sich Eingangsrechnungen verfassen und zwar entweder über die Schaltfläche "Beleg erstellen" in der Pfadnavigation oder "Neuer Beleg" im Reiter Belege. Der Vorteil hierbei ist, dass der Lieferant bereits in der Eingangsrechnungsmaske vorgeladen und die Maske automatisch in den Arbeitsmodus "Neuanlage" gestellt wird.

Rechnungspositionen

Positionen anlegen

  1. Wählen Sie zunächst eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie ein neue Eingangsrechnung an;
  2. Wechseln Sie auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche "Positionen" klicken (sie befinden sich nun automatisch im Arbeitsmodus Lieferungen);
  3. Wählen Sie nun in der Gruppe Position eine Lieferung aus. Es werden Ihnen nur die Lieferungen des ausgewählten Lieferanten angezeigt. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Optional können Sie über den Arbeitsmodus Bestellungen auch auf Bestellpositionen zugreifen, dessen Artikel nicht bestandsgeführt sind;
  4. Um eine oder mehrere Positionen zu übernehmen, klicken Sie auf das Haken-Symbol über der Liste. Die Werte der Felder Menge und Grundpreis werden automatisch aus der Bestellposition übernommen;
  5. Speichern Sie nun die Rechnungsposition, um den Vorgang abzuschließen.

Positionen löschen

Hinweis: Das Löschen von Rechnungspositionen ist nicht möglich, wenn die Eingangsrechnung bereits teilweise oder vollständig bezahlt wurde ("OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten") oder für die Finanzbuchhaltung exportiert wurde ("OP/Mahnwesen >> FiBu-Export").

  1. Laden Sie zunächst die Eingangsrechnung, deren Position sie löschen wollen;
  2. Wechseln Sie nun auf die Positionsübersicht;
  3. Wählen Sie jetzt die Rechnungsposition aus, die gelöscht werden soll und löschen diese über das Löschen-Symbol in der Werkzeugleiste und bestätigen anschließend den Vorgang zur Ausführung der Löschung.

Positionen ändern

Hinweis: Die Änderungen von Rechnungspositionen ist nicht möglich, wenn die Eingangsrechnung bereits teilweise oder vollständig bezahlt wurde ("OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten") oder für die Finanzbuchhaltung exportiert wurde ("OP/Mahnwesen >> FiBu-Export").

  1. Wählen Sie zunächst die Eingangsrechnung, deren Position sie ändern wollen;
  2. Wechseln Sie nun auf die Positionsübersicht;
  3. Wählen Sie jetzt die Rechnungsposition aus, die geändert werden soll und führen Sie die gewünschten Änderungen durch;
  4. Speichern Sie nun die Rechnungsposition, um den Vorgang abzuschließen.

Eingangsrechnung suchen

Ihre bereits erstellten Eingangsrechnungen lassen sich über die Suchfunktionen von SilverERP finden.

Eingangsrechnung kopieren

Hinweis: Eingangsrechnungen mit dem Typ "Freie Rechnungen (ohne Bestellung)" können kopiert werden.

  1. Laden Sie zunächst die Eingangsrechnung, die Sie kopieren möchten;
  2. Tippen Sie nun auf die Schaltfläche "Kopieren";
  3. Wählen Sie im nachfolgenden Schritt, ob Sie auf Basis der Eingangsrechnung eine neue Anfrage, eine Bestellung oder eine Eingangsrechnung erzeugen möchten;
  4. Verändern/Bearbeiten Sie gegebenenfalls die Kopieroptionen und
  5. Tippen Sie auf Speichern, um den neuen Beleg zu erzeugen.

Eingangsrechnung löschen

Hinweis: Das Löschen von Eingangsrechnungen ist nicht möglich, wenn die Eingangsrechnung bereits teilweise oder vollständig bezahlt wurde ("OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten") oder für die Finanzbuchhaltung exportiert wurde ("OP/Mahnwesen >> FiBu-Export").

Noch nicht bezahlte und exportierte Eingangsrechnungen können wie folgt gelöscht werden:

  1. Laden Sie zunächst die Eingangsrechnung, die Sie löschen möchten;
  2. Löschen Sie die Eingangsrechnung mit dem Löschen-Symbol in der Werkzeugleiste und bestätigen anschließend den Vorgang zur Ausführung der Löschung.

Eingangsrechnung archivieren

Hinweis: Es können nur Eingangsrechnungen mit einem offenen Rechnungsbetrag von €0,00 archiviert werden. Wird eine Eingangsrechnung über die Maske "OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten" als vollständig bezahlt gebucht, dann erfolgt die Archivierung automatisch nach der Buchung.

Das manuelle Archivieren von Eingangsrechnungen:

  1. Laden Sie die zu archivierende Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske;
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Archivieren, die sich in dem Reiter Lieferant befindet.

Eingangsrechnung dearchivieren

  1. Wechseln Sie den Arbeitsmodus zu "Alle Datensätze".
  2. Laden Sie die zu dearchivierende Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dearchivieren", die sich im dem Reiter "Lieferant" befindet.

Belegfreigabe einschalten

Unter Stammdaten » Firmenstamm » Dokumentenfluss » Freigaben ist es möglich, die explizite Freigabe ein- oder auszuschalten (standardmäßig ist die explizite Belegfreigabe ausgeschaltet). Wenn die explizite Freigabe für Belege aktiviert wurde, ist es notwendig, Belege freizugeben, bevor sie gedruckt, geliefert oder fakturiert, werden können. ‎

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