Grundsätze zur Bedienung von SilverERP

In den Hilfetexten und Artikeln dieses Wikis zur Bedienung von SilverERP werden Sie häufig Sätze wie diese lesen:

• "Führen Sie eine Suche durch, um den gewünschten Stammdatensatz in die Maske zu laden.",
• oder "Um den Vorgang abzuschließen, sichern Sie nun den Datensatz.",
• oder auch "Fügen Sie dem Auftrag nun Artikelpositionen hinzu, indem Sie den gleichlautenden Befehl in der Pfadnavigation betätigen.".

Nach kurzer Zeit werden Ihnen die Konventionen zur Bedienung von SilverERP vertraut sein, so dass die Verwendung von Befehlen der Werkzeugleiste oder über die entsprechenden Schaltflächen der Pfadnavigation geläufig sein werden.

Um die Lesbarkeit der Dokumentation zu verbessern wurde bewusst auf Wiederholungen verzichtet. Daher bitten wir Sie, die nachfolgendenen allgemeinen Konventionen durchzulesen und bei der Nutzung der Wiki mit SilverERP zu berücksichtigen.

Masken und Dialoge

Die Suche nach Stamm- oder Bewegungsdaten sowie die Bearbeitung dieser Daten erfolgt in der Regel nach klaren, einfachen Kriterien – unbhängig von der verwendeten Maske oder Programmfunktion.

SilverERP verfügt über mehrere typische Masken zur Bearbeitung und Ansicht von Daten:

In operative Masken

Operative Masken dienen der Bearbeitung von Daten (z.B. den Artikel- oder Kundenstamm).

[Abb. 01: Operative Maske am Beispiel des Kundenstamms]

Operative Maske dienen vorwiegend zum Laden, Betrachten und Bearbeiten oder auch der Neuanlage von Stammdaten. Wie sich die Maske verhalten soll, wird mit dem Arbeitsmodus der Maske (1) gesteuert.

Auswahllisten

Auswahllisten bieten die Möglichkeit zum Export des Suchresultats oder Rücksprung zur operativen Maske oder einem Beleg.

[Abb. 02: Auswahlliste als Resultat einer Suchabfrage im Kundenstamm]

Wenn die Suche nach einem Datensatz zu einem einzigen Ergebnis führt, wird dieser Datensatz direkt in die Maske geladen. Wenn die Suche zu mehreren Ergebnissen führt, wird das Ergebnis in Form einer Auswahlliste wie in Abbildung 2 dargestellt. In der Auswahlliste kann das Ergebnis exportiert (2), mit Hilfe der Livesuche (3) gefiltert oder durch Auswahl einer Datensatzeile in die operative Maske geladen werden. Falls eine Auswahlliste viele Ergebnisse enthält, kann mit den Blätterwerkzeugen (4) in den Resultaten geblättert werden.

Übersichtsmasken

Übersichtsmasken ermöglichen es nach bestimmten Kriterien zu suchen, Filter anzuwenden, die Ergebnisse zu exportieren oder ggf. in die operative Maske zu springen (z.B. Artikel- oder Kundenlisten).

[Abb. 03: Übersichtsmaske am Beispiel der Artikellisten]

Dispositive Masken

Dispositive Masken, die zusätzlich bei Bewegungsdaten angewendet werden, ermöglichen es Stati bei operativen Masken zu steuern (z.B. Auftrags-Disposition).

[Abb. 04: Beispiel einer dispositiven Maske]

Daten bearbeiten

Die Bearbeitung von Datensätzen in SilverERP in Dialogen und Masken erfolgt generell ähnlich. Um Datensätze anzulegen, diese zu bearbeiten oder Datensätze wieder zu löschen, sind wenige Schritte und Abläufe zu beachten, die in den unterschiedlichen Programmbereichen immer gleich funktionieren. Das gilt auch für die Suche nach Stammdaten oder die Anwendung von Filtern und Abfragen von Suchresultaten.

Operative Masken

Neuanlage von Datensätzen

Die Neuanlage von Stamm- oder Bewegungsdaten erfolgt in der jeweils dem Datensatz zugehörigen Maske.

1. Öffnen Sie zunächst die Maske, etwa Stammdaten >> Kunden oder Verkauf >> Angebote, in der Sie einen neuen Datensatz anlegen wollen;
2. Stellen Sie nun den Arbeitsmodus der Maske auf "Neuanlage" (siehe Abbildung 1);
3. Verwenden Sie nun die verfügbaren Felder und Register, um alle gewünschten Eingaben des neuen Datensatzes einzupflegen;
4. Klicken Sie nun auf das Speichern-Symbol (X) in der Werkzeugleiste, um den Datensatz anzulegen.

Wenn die Neuanlage erfolgreich war, erscheint am unteren Bildrand ein farbiges Banner mit der Erfolgsmeldung. Anderenfalls blendet sich eine Fehlermeldung im oberen Bildrand ein, z.B. wenn ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt wurde. Ausserdem wird in der Regel eine Belegnummer erstellt und in das jeweilige Feld (Kundennummer, Auftragsnummer, etc. ) eingetragen.

Suche von Datensätzen

Um vorhandene Datensätze in eine Maske zu laden, verwenden Sie die Suchfunktionen von SilverERP. Wenn die Suche zu einem eindeutigen Ergebnis führt, wird dieser Datensatz direkt in die Maske geladen.

Führt die Suche zu mehr als nur einem Resultat, wird das Ergebnis in Form einer Auswahlliste dargestellt. In allen Auswahllisten können die Resultate exportiert (2), mit Hilfe der Livesuche (3) gefiltert oder durch Auswahl einer Datensatzeile in die operative Maske geladen werden. Falls eine Auswahlliste viele Ergebnisse enthält, kann mit den Blätterwerkzeugen (4) in den Resultaten geblättert werden.

Maske leeren

Um eine Maske zu leeren, beispielsweise um eine neue Suche durchzuführen, ist die Säuberung der Maske notwendig. Dies erfolgt über das "Masken säubern"-Symbol in der Werkzeugleiste (X).

Datensätzen bearbeiten

Nachdem Sie einen Datensatz in die Maske geladen haben, können Änderungen direkt in den Datensatzfeldern durchführen. Die Informationen können überschrieben, ergänzt oder auch gelöscht werden.

In bestimmten Feldern, zum Beispiel bei der Auswahl einer Warengruppe eines Artikels, kann die Eingabe über ein Auswahlfenster erfolgen. Zu erkennen ist dies über das "Lupen"-Symbol (X) des dazugehörigen Feldes. Bei Feldern, die mit Hilfe von vorgegebenen Auswahlfeldern gefüllt werden, kann der jeweilige Wert in der Regel auch direkt in das Feld eingegeben werden, um eine Vorschlagsliste der hinterlegten Auswahlmöglichkeiten einzublenden.

[Abb. 05: Auswahlfelder bei der Dateneingabe]

Beenden Sie den Vorgang durch Sicherung des Datensatzes über das "Disketten"-Symbol in der Werkzeugleiste.

Archivieren von Datensätzen

Stammdaten oder Bewegungsdaten, die mit Belegen oder anderen Datensätzen verknüpft sind, also bereits an Geschäftsvorfällen beteiligt waren, können nicht gelöscht werden, damit die Nachvollziehbarkeit der Vergangenheit erhalten bleibt. Archivierte Daten werden bei Suchen und Abfragen ausgeblendet, es sei denn man möchte explizit auch nach archivierten Stammdaten und Belegen suchen (s.u.).

Die Archivierung eines Datensatzes erfolgt über die Schaltfläche "Archivieren".

1. Zum Archivieren eines Beleges oder Datensatzes, laden Sie den gewünschten Vorgang oder Eintrag zunächst in die Maske;
2. Klicken Sie anschließend auf die “Archivieren'’"-Schaltfläche.

Datensatzarchiv einblenden

1. Um archivierte Daten bei Suchen und Abfragen einzublenden, achten Sie darauf, dass der Arbeitsmodus der jeweiligen Suchmaske auf "alle Datensätze" eingestellt ist;
2. Führen Sie nun wie gewohnt Ihre Datenabfrage durch. Archivierte Datensätze unter den Ergebnissen werden jetzt ausgegraut und kursiv dargestellt, so dass sie von aktiven Datensätzen unterschieden werden können;
3. Um einen archivierten Datensatz wieder zum aktiven Bestand zu wandeln, laden Sie den Datensatz und betätigen die Schaltfläche “‘’Dearchivieren’’”.

Löschen von Datensätzen

1. Zum Löschen eines Datensatzes muss er zunächst in die Maske geladen werden;
2. Klicken Sie nun auf das "Löschen"-Symbol in der Werkzeugleiste.

Nun wird überprüft, ob sich der betreffende Datensatz in Verwendung befindet. Falls der zu löschende Datensatz nicht mit einem anderen Datensatz in Verbindung steht, erscheint ein Dialogfenster, dass zur endgültigen und dauerhaften Löschung eine Bestätigung von Ihnen verlangt. Bestätigen Sie diese mit "Ja".

Sollten verknüpfte Belege oder Datensätze gefunden worden sein, wird der Löschvorgang abgebrochen und der Datensatz automatisch archiviert.

In Listen

Blättern

Bei Auswahllisten und Übersichtsmasken werden im Allgemeinen eine begrenzte Anzahl von Datensätzen vorgeladen, um schnell ein Ergebnis anzubieten. Sollte es mehrere Seiten an Ergebnissen geben, wird dies in der Kopfleiste der Liste dargestellt (beispielsweise "Seite 2/8 (164)"). Mit den Blätterwerkzeugen lässt sich zwischen den Einzelnen Seiten springen:

• Anfang
• Seite zurück
• Seite vor
• Ende

Die Information in den Kopfleisten nennt Ihnen die Anzahl der Gesamtergebnisse ("164") und Seiten und auf welcher Seite Sie sich gerade befinden.

Livesuche

Wenn eine Suche zu einer Auswahlliste führt, springt der Cursor außerdem automatisch in das Feld der Livesuche. So kann das Suchresultat mit einer beliebigen Zeichenkette weiter gefiltert werden.

Export

Mit dem Export-Dialog kann jede Liste als kommaseparierte Textdatei oder Microsoft Excel Tabelle heruntergeladen werden.

Befehle

Befehle, die auf Stammdaten und Belege angewendet werden können, sind an unterschiedlichen Stellen der Programmoberfläche zu finden.

Pfadnavigation

Die Pfadnavigation kann je nach Kontext unterschiedliche Befehle enthalten.

"Fügen Sie Ihrem Angbot Artikel-Positionen hinzu" --> Verwenden Sie die Schaltfäche "Positionen" in der Pfadnavigation

Werkzeugleiste

Die Werkzeugleiste in SilverERP wird in allen Programmfunktionen und Masken angezeigt. Es ist jedoch möglich, dass einzelne Befehle ausgeblendet werden, weil Sie an der betreffenden Stelle nicht ausgeführt werden können. Die folgenden wesentlichen Befehle sind in der Regel in allen Dialogen verfügbar:

[Abb. 00: Die Werkzeugleiste]

• Suche ()
• Speichern ()
• Löschen ()
• Maske leeren ()
• Info-Knopf ()
• Drucken ()
• Rücksprung / Schließen einer Maske ()

Tastaturkürzel

• Suchen -> STRG + F
• Felderübergreifende Suche -> Alt + Enter
• Speichern -> STRG + S
• Maske leeren -> STRG + Y
• Bewegen und Auswahl eines Datensatzes in einer Auswahlliste -> Preiltasten + Enter

Schaltflächen

• in der Form von Schaltflächen auf oder unterhalb der Karten eines Dialogs;

"Sichern Sie das Angebot, um den Vorgang abzuschließen" --> Klicken Sie auf das "Sichern"-Symbol in der Werkzeugleiste oder das Tastaturkürzel STRG + S, um den Datensatz zu sichern.

Weitere Informationen

• --> Suchfunktionen
• --> Programmaufbau
• --> Oberfläche
• --> Tastaturbefehle