Eingangsrechnungen

Vorbemerkung

Mit dem Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen” werden Eingangsrechnungen von Lieferanten erfasst und verwaltet.

Die Bearbeitung von Datensätzen in SilverERP erfolgt in fast allen Dialogen und Masken ähnlich. Im nachfolgenden Dokument wird vereinfacht davon ausgegangen, dass Sie mit den Grundsätzen zur Bedienung von SilverERP, insbesondere der Bearbeitung von Datensätzen, vertraut sind.

Rechnungstypen in SilverERP

Mit SilverERP können unterschiedliche Rechnungstypen verwaltet werden, die jeweils unterschiedliche Anwendungsfälle zur Verrechnung von Waren und Leistungen abbilden. So ist es möglich neben den Standard-Eingangsrechnungen, auch Anzahlungsrechnungen oder Vorausauszahlungsrechnungen zu verbuchen.

Rechnungstyp	Beschreibung
Standard-Rechnung	Standard-Rechnungen beziehen sich auf Bestellungen, die bereits geliefert wurden und über den Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen" erzeugt werden. Auf die Bestell-Positionen der Lieferung wird über die Positionsübersicht zugegriffen.
Vorauszahlungs-Rechnung	Dieser Rechnungstyp wird verwendet, um eine Eingangsrechnung für eine Bestellung zu erstellen für die bereits die Zahlung erfolgt ist. Nach der Auswahl des Rechnungstyps "Vorauszahlungs-Rechnung" blendet sich das Feld "Bestellung" ein, indem die zugehörige Bestellung ausgewählt wird.
Anzahlungs-Rechnung	Anzahlungs-Rechnungen werden eingesetzt, wenn für eine Bestellung bereits eine Anzahlung erfolgte und der Lieferant eine Anzahlungs-Rechnung übermittelt hat. Nach Auswahl des Rechnungstyps "Anzahlungs-Rechnung" werden automatisch die Felder Konto, Betrag und Bestellung eingeblendet. Der Anzahlungsbetrag wird direkt auf der Eingangsrechnungsmaske eingegeben. Beim Anlegen von Anzahlungs-Rechnungen wird ein gesondertes Konto verwendet.
Schluss-Rechnung	Der Rechnungstyp Schlussrechnung ist dann einzusetzen, wenn bereits Anzahlungs-Rechnungen für eine Bestellung vorangegangen sind. Der offene Restbetrag wird auf der Schlussrechnung angezeigt.

Eingangsrechnungen verwalten

Eingangsrechnung anlegen

Standard-Rechnung

Eingangsrechnungsmaske

1. Öffnen Sie den Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen";
2. Wechseln Sie den Arbeitsmodus der Maske zu Neuanlage;
3. Wählen Sie im Reiter "Lieferant" einen Lieferanten aus, für den die Eingangsrechnung erstellt werden soll;
4. Wählen Sie im Feld "Rechnungstyp" den Typ "Standard-Rechnung" aus;
5. Füllen Sie im Anschluss alle notwendigen Felder in den Reitern Lieferanten, Referenzen und Werte aus;
6. Speichern Sie Ihre Änderungen ab, um den Vorgang abzuschließen und die Eingangsrechnung anzulegen.

Weiterhin wird Ihnen nun die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Eingangsrechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus den Zeichen --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Eingangsrechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Zur eindeutigen Identifizierung einer Eingangsrechnung wird in SilverERP die Rechnungsnummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage einer Eingangsrechnung manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Rechnungsnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Rechnungsnummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Eingangsrechnungen gesperrt sein, dann können keine weiteren Eingangsrechnungen angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.

Lieferantenmaske

Über die Lieferantenmaske lassen sich Belege verfolgen und erstellen. Darunter auch der Beleg-Typ Eingangsrechnung. Der Vorteil hierbei ist, dass nach der Weiterleitung zur Eingangsrechnungsmaske, der Lieferant automatisch in die Eingangsrechnungsmaske geladen wird und diese sich im Arbeitsmodus Neuanlage befindet.

1. Öffnen Sie bitte die Maske "Stammdaten >> Lieferanten";
2. Laden Sie bitte den Lieferanten über die Suchfunktion in die Lieferantenmaske.
3. Klicken Sie bitte auf den Reiter Belege.
4. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche neuer Beleg.
5. Wählen Sie bitte aus der Beleg-Liste den Beleg-Typ Eingangsrechnung aus. Sie werden im Anschluss auf die Eingangsrechnungsmaske weitergeleitet und die Lieferanteninformationen wurden vorgewählt.
6. Wählen Sie bitte im Feld Rechnungstyp den Typ Standard-Rechnung aus, sofern dieser nicht bereits automatisch vorgewählt wurde.
7. Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder in den Reitern Lieferant, Referenzen und Werte aus.
8. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf bearbeiten und Ihre Eingangsrechnung wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Eingangsrechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Eingangsrechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Rechnungspositionen

Positionen anlegen

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie bitte ein neue Eingangsrechnung an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Lieferungen.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Position durch einen Klick auf oder betätigen von eine Lieferung aus. Es werden Ihnen nur die Lieferungen des Lieferanten angezeigt. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Optional können Sie über den Arbeitsmodus Bestellungen auf Bestellpositionen zugreifen, dessen Artikel nicht bestandsgeführt sind.
4. Klicken Sie bitte auf die das Hacken-Symbol gleich über der Liste, um die Positionen zu übernehmen. Die Werte der Felder Menge, Grundpreis werden automatisch aus der Bestellposition übernommen. Im besten Fall bedarf es keine Änderung dieser Werte.
5. Bestätigen Sie bitte Dialog-Meldung ob Sie die Positionen übernehmen möchten mit Ja.
6. Speichern Sie bitte die Rechnungsposition ab, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Der Reiter der Maske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Rechnungsposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Rechnungspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg anlegen.

Positionen löschen

Hinweis: Das Löschen von Rechnungspositionen ist nur dann möglich, wenn die Eingangsrechnung nicht teilweise oder komplett bezahlt wurde (Maske Verbindlichkeiten) und nicht für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export).

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie bitte ein neue Eingangsrechnung an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Lieferungen.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Rechnungsposition aus.
4. Klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Rechnungsposition eine Bestätigung verlangt.
5. Klicken Sie bitte im Dialog-Fenster auf die Schaltfläche Ja. Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Die Reiter der Eingangsrechnungsmaske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gelöschte Rechnungsposition wird in der Gruppe Positionen nicht mehr angezeigt. Weitere Rechnungspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Positionen ändern

Hinweis: Das Ändern des Feldes Menge einer Rechnungsposition ist nicht bei Eingangsrechnungen des Typs Standard-Rechnung möglich. Desweiteren kann eine Eingangsrechnung nicht geändert werden, wenn diese teilweise oder komplett bezahlt wurde (Maske Offene Posten) und für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export). Dies gilt für alle Rechnungstypen.

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie bitte ein neue Eingangsrechnung an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Lieferungen.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Rechnungsposition aus.
4. Ändern Sie bitte die Felder auf der Positionsübersicht nach Ihren Wünschen ab.
5. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Reiter der Positionsübersicht werden im Anschluss automatisch gesäubert und die geänderte Rechnungsposition wird in der Gruppe Positionen angezeigt. Weitere Rechnungspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg ändern.

Eingangsrechnung suchen

Ihre bereits erstellten Eingangsrechnungen lassen sich über die umfangreichen Suchfunktionen von SilverERP finden.

Eingangsrechnung ändern

Hinweis: Eingangsrechnungen für die bereits über die Maske Verbindlichkeiten Zahlungen verbucht wurden oder die bereits für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export), können nur teilweise geändert werden. Die Zahlungsbedingung kann nicht geändert werden.

Noch nicht bezahlte und exportierte Eingangsrechnungen können wie folgt geändert werden:

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Eingangsrechnungen.
2. Laden Sie bitte die zu ändernde Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske.
3. Ändern Sie bitte die Felder auf der Eingangsrechnungsmaske nach Ihren Wünschen ab.
4. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen.

Rechnungsnummer-Hinweis: Die Rechnungsnummer kann bei aktiver Einstellung in der Maske für die Nummernkreise nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen diese Einstellung deaktiviert werden.

Eingangsrechnung löschen

Hinweis: Eingangsrechnungen für die bereits über die Maske Verbindlichkeiten Zahlungen verbucht wurden, können nicht gelöscht werden. Des weiteren können Eingangsrechnungen die bereits für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export) nicht gelöscht werden.

Noch nicht bezahlte und exportierte Eingangsrechnungen können wie folgt gelöscht werden:

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Eingangsrechnungen.
2. Laden Sie bitte die zu löschende Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske.
3. Klicken Sie bitte als nächstes auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Eingangsrechnung eine Bestätigung verlangt.
4. Bestätigen Sie bitte die Löschung mit Ja. Die Eingangsrechnung wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs.

Eingangsrechnung archivieren

Hinweis: Es können nur Eingangsrechnungen mit einem offenen Rechnungsbetrag von 0,00 archiviert werden. Wird eine Eingangsrechnung über die Maske Verbindlichkeiten komplett als bezahlt gebucht, dann erfolgt die Archivierung automatisch nach der Buchung.

Das manuelle Archivieren von Eingangsrechnungen:

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Eingangsrechnungen.
2. Laden Sie bitte die zu archivierende Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske.
3. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Archivieren, die sich in dem Reiter Lieferant befindet. Sollte anstelle der Schaltfläche Archivieren die Schaltfläche Dearchivieren vorhanden sein, dann ist die Eingangsrechnung bereits archiviert worden. Nach einer erfolgreichen Archivierung, wird die Eingangsrechnungsmaske automatisch gesäubert und die Meldung Die Eingangsrechnung wurde archiviert erscheint.

Eingangsrechnung dearchivieren

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Eingangsrechnungen.
2. Wechseln Sie bitte zum Arbeitsmodus Alle Datensätze.
3. Laden Sie bitte die zu dearchivierende Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske.
4. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Dearchivieren, die sich im dem Reiter Lieferant befindet. Sollte anstelle der Schaltfläche Dearchivieren die Schaltfläche Archivieren zu sehen sein, dann befindet sich die Eingangsrechnung nicht im archivierten Zustand.