Kategorie:Kasse

Vorbemerkung

Das revisionssichere Kassensystem ist als Programmfunktion tief mit den Stamm- und Bewegungsdaten von SilverERP integriert. Somit können vom Kassensystem aus auf Kunden- und Artikelstammdaten sowie der Preisfindung (Staffelpreise und Rabatte) des ERP zurückgeriffen werden. Weitere Merkmale des SilverERP Kassensystems sind u.a.:

• Elektronisches Kassenbuch mit Aufzeichnung aller Vorgänge automatisch und GoBD-konform, inklusive Kassenabschluss sowie Kassenjournal;
• Aufbewahrung aller Belege im DMS (bei Nutzung des DMS-Moduls);
• Multi-User oder Einzelkasse;
• Gutscheinverwaltung;
• Bon- oder Rechnungsdruck;
• Konfigurierbare Favoriten-Ebenen;
• Import von SilverERP Aufträgen oder adhoc-Erstellung von Kundenaufträgen;

Die Bearbeitung von Datensätzen in SilverERP erfolgt in fast allen Dialogen und Masken ähnlich. Im nachfolgenden Dokument wird vereinfacht davon ausgegangen, dass Sie mit den Grundsätzen zur Bedienung von SilverERP, insbesondere der Bearbeitung von Datensätzen, vertraut sind.

Einstellungen

Für die Verwendung des Kassensystems sind einmalig einige wenige Einstellungen in den Firmenstammdaten vorzunehmen. Starten Sie SilverERP und den Firmenstamm unter: "Firmenstamm >> Reiter: Konditionen" in der Gruppe Konditionen:

• Multiuser-Kasse: aktivieren Sie den Paramenter, wenn alle Nutzer die gleiche Kasse verwenden;
• Barverkauf: Auswahl eines allgemeinen "Barverkauf"-Kunden für alle Geschäftsvorfälle, die über die Kasse abgerechnet werden;
• Konto bei EC-Zahlungen: Auswahl des Kontos, das für EC-Zahlungen verwendet werden soll;
• Konto bei Karten-Zahlungen: Auswahl des Kontos, das für Karten-Zahlungen verwendet werden soll;

Der "Barverkauf"-Kunde wird im Kundenstamm als ein generischer Kunde angelegt und bei allen Kassentransaktionen verwendet, wenn nicht explizit für den Bon ein anderer Kunde ausgewählt wurde. Legen Sie zunächst unter "Stammdaten >> Kunden" einen neuen Kunden an. Legen Sie den Namen und Suchbegriff fest (1) und wählen Sie sinnvolle Angaben für Preisgruppe, sowie den Zahlungs- und Lieferbedingungen (in der Regel: Endkunde und Sofort) fest (2).

^{Abb. 1: Erstellung des generischen Kundens, der standardmäßig für alle Geschäftsvorfälle des Kassensystems verwendet wird}

Anlage einer Kasse

Zu Verwendung des Kassensystems ist die Einrichtung von mindestens einer Kasse notwendig. Starten Sie dazu den Dialog unter "Kasse >> Stammdaten" und erstellen Sie eine Kasse:

• Nummer: Eingabe einer Kassennummer;
• Bezeichnung: Eingabe der Bezeichnung der Kasse;
• Konto: Auswahl des Buchungskontos der Kasse;

Nach Anlage der Kasse kann Sie sofort verwendet werden.

Benutzeroberfläche

Die Kassenansicht besteht aus drei Bereichen:

• Positionsübersicht (3)
• Favoriten (4)
• Artikel-Eingabebereich mit Bedienfeldern zu weiteren Kassenfunktionen (5)

^{Abb. 2: Ansicht des Kassensystems in SilverERP}

Positionsübersicht

In der Positionsübersicht werden die eingegebenen (oder eingescannten) Artikelpositionen inklusive Menge, Einheit, Einzel- und Gesamtpreis aufgeführt. Die Artikelpreise enthalten die Mehrwertsteuer, die ebenfalls noch einmal separat unter der Gesamtsumme auswiesen wird. Einzelne Positionen können per Klick auf das rot hinterlegte Minus-Symbol (6) entfernt. Um die Angaben einer Position zu bearbeiten, klicken Sie auf die jeweilige Zeile. Dadurch öffnet sich ein Dialogfenster, das erlaubt Beschreibung, Menge, Preis, Rabatt oder EK einzusehen und zu überschreiben.

^{Abb. 3: Positionsübersicht des Kassensystems}

Artikel-Eingabe

Die einzelnen Elemente des Artikel-Eingabebereichs im Detail (siehe Abb. 2):

• (5) Feld zur Artikel-Eingabe: erlaubt die direkte Eingabe der Artikelnummer. In Feld Beschreibung wird die Artikelbezeichnung aufgeführt, im Feld Preis der hinterlegte Nettopreis für den Artikel. Falls Sie Menge oder Rabatt ändern möchten, können Sie dies direkt in den jeweiligen Feldern überschreiben. Fügen Sie die Position mit der "Enter"-Taste zum Bon hinzu;
• (6) Zum Reinigen der Eingabefelder betätigen Sie die X-Taste;
• (7) Zahlungen: erlaubt die Buchung von Bargeld Ein- und Auszahlungen;
• (8) Artikelsuche: öffnet den Dialog zur Suche von Artikeln. Mit einem Klick auf den gewünschten Artikel wird er in den Bon übernommen;
• (9) Kundensuche: öffnet den Dialog zur Kundensuche. Mit einem Klick auf den gewünschten Artikel wird der Bon mit dem Kunden verknüpft;
• (10) Storno: ein zuvor über die Lupe der Werkzeugleiste aufgerufener Bon kann mit dieser Taste storniert werden;
• (11) Parken: falls ein Bon zurückgestellt werden soll, verwenden Sie die "Parken"-Taste. Zum erneuten Aufruf des Bons verwenden Sie die Lupe der Werkzeugleiste;
• (12) Kassieren: um die Transaktion abzuschließen, verwenden Sie die "Kassieren"-Taste.

Favoriten

Über den Favoriten-Bereich lassen sich mehrere Ebenen von Artikeln verwalten und als Schnelltasten darstellen. Auf diese Weise können auf zehn Ebenen Artikel und beliebige Produktkatogorien darstellen und als Schnelltasten aufführen, die per Tastendruck auf den Bon übernommen werden.

^{Abb. 4: Bearbeitung der Favoriten}

Zur Bearbeitung und Einrichtung der Favoriten wechseln Sie zunächst in den Bearbeitungs-Modus, der sich im Info-Knopf der Werkzeugleiste befindet (Info-Knopf: "Favoriten bearbeiten"). In Abbildung 4 können Sie erkennen, dass sich nun eine zusätzliche Tastenreihe oberhalb der Favoriten eingeblendet hat. Mit diesen Tasten konfigurieren Sie die Favoriten.

^{Abb. 5: Werkzeuge zur Bearbeitung der Kassen-Favoriten}

Mit den Tasten E1-E10 (13) erfolgt die Auswahl und Zuweisung der Ebene, der Sie entweder direkt Artikel oder weitere Ebenen als Unterkategorien zuweisen können. Nach Auswahl der Ebene können Sie für das darunter liegende Gitter und die enthaltenen Felder eines der folgenden Befehle (14) ausführen:

• Artikel zuweisen;
• Ebene zuweisen;
• Tastendarstellung;
• Taste leeren;
• speichern.

Die ausgewählte Ebene und Befehl werden farblich markiert und bleiben aktiv bis Sie das Feld auswählen, auf das Sie den Befehl anwenden möchten. Die "speichern"-Taste sichert alle Änderungen und schaltet den Bearbeitungsmodus wieder aus.

Artikel zuzuweisen

1. Aktivieren Sie zunächst den Modus zur Favoriten-Bearbeitung über den Info-Knopf;
2. Wählen Sie die Ebene (13) aus, der Sie Artikel zuweisen wollen;
3. Klicken Sie nun auf die Taste "Artikel zuweisen" (Ihre Auswahl wird farblich hervorgehoben);
4. Klicken Sie nun auf ein Feld des Favoriten-Gitters, an der Artikel abgelegt werden soll.
5. Nun öffnet sich ein Dialog zur Artikel-Auswahl. Bitte wählen Sie den gewünschten Artikel aus;
6. Der Artikel erscheint an der gewünschten Stelle im Favoriten-Gitter;
7. Wiederholen Sie Schritte 4 und 5, um weitere Artikel zuzuordnen, oder
8. klicken Sie auf die Taste "speichern", um den Vorgang abzuschließen.

Hinweis: Wenn Sie in Schritt 4 ein Feld auswählen, das bereits ein Produkt oder Ebene enthält, wird dieses überschrieben. Falls Sie eine Taste entfernen, und nicht überschreiben, wollen, nutzen Sie den Befehl "Taste leeren".

Ebenen zuweisen

Die Zuweisung von Ebenen funktioniert ähnlich wie die Zuweisung von Artikel, mit zwei Unterschieden:

• Ebenen können entweder auf allen anderen Ebenen,
• oder als Sekundär-Ebenen unter einer Haupt-Ebene erscheinen.

Auf diese Weise lassen sich mit der Ebenenverwaltung Haupt- und Unterkategorieren abbilden:

• Monitore
• PC's
• Tastaturen

• • Drahtlos
  • Kabelgebunden
• Zubehör
• Drucker

^{Abb. 6: Favoriten-Struktur mit fünf Produktkategorien}

Die Haupt-Kategorien (15) sind auf allen Ebenen sichtbar und werden daher unabhängig von der ausgewählten Ebene angezeigt. Die Kategorien bzw. Ebenen "Drahtlos" und "Kabel" sind nur in der zugewiesenen Ebene "Tastaturen" sichtbar (siehe Abb. 7). Produkte (16), die Ebenen zugeordnet wurden, sind immer nur in der jeweiligen Ebene sichtbar.

Um einen Produktbaum wie oben dargestellt anzulegen, verwenden Sie die folgende Ebenenstruktur:

• Ebene 1: Monitore (überall sichtbar)
• Ebene 2: PC's (überall sichtbar)
• Ebene 3: Tastaturen (überall sichtbar)
• Ebene 4: Drahtlos (zugewiesen zu Ebene 3, nur in Ebene 3 sichtbar)
• Ebene 5: Kabelgebunden (zugewiesen zu Ebene 3, nur in Ebene 3 sichtbar)
• Ebene 6: Zubehör (überall sichtbar)
• Ebene 7: Drucker (überall sichtbar)

^{Abb. 7: Die Kategorien Drahtlos sowie Kabelgebunden sind beides Ebenen, die der Ebene Tastaturen zugewiesen wurden und auch nur in dieser Ebene dargestellt werden sollen}

Tastendarstellung

Der Befehl Tastendarstellung erlaubt die Bearbeitung der Tastenbeschriftung sowie den Stil der Taste. Standardmäßig wird als Beschriftung einer Produkttaste die Bezeichnung 1 des zugewiesenen Artikels übernommen. Um die Beschriftung zu bearbeiten, verwenden Sie den Befehl "Tastendarstellung".

Zur Differenzierung der Tasten stehen Ihnen die folgenden Stile zur Verfügung:

• Standard
• Bild
• Gelb
• Blau

Beim Stil Bild wird die Grafik verwendet, die im Artikelstamm des zugewiesenen Artikels unter dem Reiter "Bilder" hochgeladen wurde. Siehe auch Abbildung 8 für eine grafische Darstellung der verfügbaren Stile.

^{Abb. 8: Die verfügbaren Tasten-Stile zur Differenzierung der Favoriten}

Um die Tastendarstellung einer Produkt- oder Ebenentaste zu bearbeiten, ist die Vorgehensweise ähnlich der oben beschriebenen Tastenzuweisung von Ebenen oder Artikeln:

1. Aktivieren Sie zunächst den Modus zur Favoriten-Bearbeitung über den Info-Knopf;
2. Klicken Sie auf den Befehl "Tastendarstellung";
3. Wählen Sie die Taste aus, deren Beschriftung oder Stil Sie bearbeiten möchten;
4. Bearbeiten Sie im nächsten Dialogfenster Beschriftung und Tastenstil;
5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "OK" und klicken abschließend auf die "speichern"-Taste.

Verwendung

Kasseneröffnung

Wenn Sie den Kassen-Dialog zum ersten Mal aufrufen (oder beim Beginn Ihres Arbeitstages) werden Sie zunächst aufgefordert, die Kasse zu eröffnen.

• Wählen Sie die Kasse aus, die eröffnet werden soll und tragen Sie den gezählten Anfangs-Bestand in das gleichlautende Feld des Dialogs ein. Bei allen fortlaufenden Kasseneröffnungen wird der gezählte Vortageswert des Kassenabschlusses in das Feld des Anfangs-Bestands für Sie eingetragen;
• Eröffnen Sie nun die Kasse mit der Schaltfläche "Kasse eröffnen".

^{Abb. 9: Kassen-Eröffnung bei Beginn des Arbeitstages}

Vorgang des Kassierens

Artikel-Eingabe

Die Artikel-Eingabe erfolgt entweder über die Favoriten-Tasten, durch Eingabe der Artikelnummer über das Ziffernfeld oder mittels Tastatureingabe (5) oder im Wege der Artikelsuche, die über das entsprechende Bedienfeld (8) gestartet wird.

Wenn vom gleichen Artikel mehr als ein Stück bonniert werden sollen, geben Sie zunächst die Anzahl des Artikels in das Mengenfeld ein, anschließend die Artikelnummer und bestätigen mit der "Enter"-Taste.

Artikelsuche

Artikel-Positionen

Die Artikel in der Positions-Übersicht können während der Bon-Eingabe überarbeitet oder gelöscht werden:

• Zum löschen einer Position klicken Sie auf das Minus-Symbol links der jeweiligen Artikel-Position (siehe (4) Abbildung 6);
• Um eine Position zu editieren, klicken Sie einfach auf die gewünschte Positionszeile und führen etwaige Änderungen (Beschreibung, Menge, Preis, Rabatt und EK können eingesehen und/oder bearbeitet werden) im nachfolgenden Dialog durch.

[Abb. 00: Durch Klick auf eine Artikel-Position kann sie bearbeitet werden ]

Kundensuche

Wenn ein in SilverERP angelegter Kunde mit dem Bon verknüpft werden soll oder wenn der Kunde eine Rechnung mit Kundenanschrift wünscht, dann starten Sie zunächst den Dialog zur Kundenübernahme über die entsprechende Taste aus (13). Durch Klick auf den Kundeneintrag wird er mit dem Bon verknüpft.

Parken

Wenn der aktuelle Bon zurückgestellt –aber nicht storniert– werden soll, verwenden Sie die "Parken"-Funktion. Dadurch wird der Bon als "offen" gesichert und die Kassen-Maske geleert, um den nächsten Kunden zu bedienen.

Um den geparkten Bon wieder aufzurufen, klicken Sie auf die Lupe in der Werkzeugleiste und selektieren Sie den gewünschten Bon, um ihn erneut in die Positionsübersicht einzulesen und um die Transaktion fertig abzurechnen.

Storno

[Um einen aktiven Bon zu stornieren, laden Sie ihn über die Lupe in die Positionsübersicht und tippen anschließend auf das "Storno"-Bedienfeld.]

Kassieren

Um den Vorgang zu beenden, tippen Sie auf die "Kassieren"-Taste. Es öffnet sich nun der "Bon zahlen"-Dialog.

[Abb. 00: "Bon zahlen"-Dialog im Kassensystem von SilverERP]

Der Rechnungsbetrag wird automatisch in den entsprechenden Feldern vorausgefüllt. Geben Sie nun ein, in welcher Form der Bon beglichen wird:

• Eingabe des Barzahlungsbetrags direkt in das Feld "Gegegeben bar" oder mit Hilfe der symbolisierten Geldscheine, indem Sie den überreichten Geldbetrag und dessen Stückelung durch Klick auswählen;
• Direkteingabe des Betrages, der per EC-Cash oder Karte beglichen wurde;
• oder –falls Sie gestatten- die Bezahlung per Rechnung [Schaltfläche "Rechnung" erscheint erst, wenn man Rechnungsbetrag ETWAS bar eingegeben wurde. Kunde muss also mind 1 € zahlen, damit man Rechnung erhalten kann ???].

Ein- und Auszahlungen

Um Entnahmen oder Einzahlungen in der Kasse vorzunehmen, die nicht mit einem Geschäftsvorfall in Verbindung stehen, verwenden Sie das Bedienfeld "Zahlungen":

• Ein-/ Auszahlung: Auswahl der Zahlungsart (Einzahlung, Auszahlung, Rechnung, Wertgutschein);
• Betrag: Eingabe des Betrags;
• Text: Eingabe eines Buchungstexts;
• Konto: Auswahl des Gegenkontos für die Buchung (z.B. Reisespesen, Tanken, etc. );
• Beenden Sie den Vorgang durch Buchung der Zahlung.

Kassenabschluss

Am Ende des Arbeitstages verwenden Sie den Dialog zum Kassenabschluss unter Kasse >> Kassenabschluss. Geben Sie den gezählten Bargeld-Endbestand der Kasse in das Feld End-Bestand ein und führen Sie den Kassenabschluss mit der Schaltfläche "Kassen-Abschluss und Belegdruck" durch.

^{Abb. 11: Kassenabschluss-Dialog in SilverERP}

Mit Durchführung des Kassenabschlusses wird gleichzeitig ein Beleg erstellt und angezeigt [und –bei Nutzung des Dokumenten Managment System– im DMS gesichert]. Der Beleg enthält alle Angaben des Transaktionsverlaufs, inklusive Anfangs-Bestand, End-Bestand, Ein- und Auszahlungen sowie eine etwaige Differenz. Weiterhin werden alle Transaktionen mit Beleg-Nr. und Beträgen aufgeführt. [Der Beleg des Kassenabschluss eines bestimmten Tages kann jederzeit wieder den Dialog Kasse >> Kassenjournal abgerufen werden (s.u.)]

^{Abb. 12: Beleg eines Kassen-Abschlusses}