Aufträge

Unter dem Menüpunkt Verkauf > Aufträge können Sie neben dem Erfassen von Aufträgen, die gesamte Auftragsabwicklung steuern. Aus der Auftragsmaske können Sie mit nur wenigen Klicks Bestellungen, Fertigungsaufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Lagerbelege und Kommissionierungen durchführen.

Aufträge verwalten

Auftrag anlegen

Auftragsmaske

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Aufträge.
2. Wechseln Sie bitte den Arbeitsmodus der Maske auf Neuanlage. Die Maske wird im Anschluss automatisch gesäubert und sämtliche Felder mit Werten versehen, die unter Firmenstamm eingestellt wurden (z. B. der Sachbearbeiter).
3. Wählen Sie bitte im Reiter Kunde durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Kunden aus, für den der Auftrag erstellt werden soll.
4. Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder in den Reitern Kunde, Referenzen und Werte aus.
5. Speichern Sie bitte den Auftrag ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf bearbeiten und Ihr Auftrag wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Auftragsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Auftrag aktiviert wurde. Sollte die Auftragsnummer aus --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Auftragsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe des Auftrags freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Zur eindeutigen Identifizierung eines Auftrags wird in SilvERP die Auftragsnummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage eines Auftrags manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Auftragsnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Auftragsnummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Aufträgen gesperrt sein, dann können keine weiteren Aufträge angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.

Angebot zu Auftrag

Selber Kunde

Die Abbildung zeigt die Kopier-Maske für Belege mit den möglichen Kopier-Einstellungen

Auf Basis eines bereits in SilvERP angelegten Angebots, können Sie ein Auftrag erzeugen, der sämtliche Positionen aus einem Angebot übernimmt.

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Angebote.
2. Wählen Sie bitte im Reiter Kunde / Interessent durch einen Klick auf oder bestätigen von ein Angebot aus, aus dem ein Auftrag erstellt werden soll.
3. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Kopieren, die sich im unteren Bereich des Reiters Kunde / Interessent befindet. Sie werden danach zur Kopier-Maske weitergeleitet. In dieser setzen Sie Kopier-Einstellungen, die bei einem Kopiervorgang berücksichtigt werden sollen. Beispielsweise die Änderung oder Übernahme der Zahlungs- und Lieferbedingungen aus dem Quell-Beleg, ob der Quell-Beleg nach dem Kopiervorgang archiviert werden soll, ob Beleg- und/oder Positions-Notizen übernommen werden sollen und welches Lieferdatum für sämtliche Positionen gelten soll.
4. Konfigurieren Sie bitte die Kopier-Einstellung nach Ihren wünschen.
5. Tagen Sie bitte im Feld Kopieren als den Wert Auftrag ein. Ggf. ist dies nicht notwendig, da bereits beim Aufrufen der Kopier-Maske automatisch der Beleg-Typ "Auftrag" vorgewählt sein sollte.
6. Starten Sie bitte den Kopiervorgang mit einem Klick auf bzw. betätigen von . Als nächstes folgt die automatische Weiterleitung zur Auftragsmaske.

Anderer Kunde

Möchten Sie ein Angebot zu einem Auftrag kopieren, der sich nicht für den Kunden aus dem Quell-Angebot beziehen soll, dann können Sie dies ebenfalls über die Kopier-Maske tun.

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Angebote.
2. Wählen Sie bitte im Reiter Kunde / Interessent durch einen Klick auf oder bestätigen von ein Angebot aus, aus dem ein Auftrag erstellt werden soll.
3. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Kopieren, die sich im unteren Bereich des Reiters Kunde / Interessent befindet. Sie werden danach zur Kopier-Maske weitergeleitet. In dieser setzen Sie Kopier-Einstellungen, die bei einem Kopiervorgang berücksichtigt werden sollen. Beispielsweise die Änderung oder Übernahme der Zahlungs- und Lieferbedingungen aus dem Quell-Beleg, ob der Quell-Beleg nach dem Kopiervorgang archiviert werden soll, ob Beleg- und/oder Positions-Notizen übernommen werden sollen und welches Lieferdatum für sämtliche Positionen gelten soll.
4. Wechseln Sie bitte den Arbeitsmodus auf Adresse. Danach werden automatisch die Felder in den Gruppen "Adresse" und "Konditionen" gesäubert.
5. Suchen Sie bitte durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Kunden aus, für den ein Auftrag erstellt werden soll. Alle Konditionen des Kunden werden automatisch in die Gruppe "Konditionen" übernommen.
6. Konfigurieren Sie bitte die Kopier-Einstellung nach Ihren wünschen.
7. Tagen Sie bitte im Feld Kopieren als den Wert Auftrag ein. Ggf. ist dies nicht notwendig, da bereits beim Aufrufen der Kopier-Maske automatisch der Beleg-Typ "Auftrag" vorgewählt sein sollte.
8. Starten Sie bitte den Kopiervorgang mit einem Klick auf bzw. betätigen von . Als nächstes folgt die automatische Weiterleitung zur Auftragsmaske.

Kundenmaske

Über die Kundenmaske lassen sich kundenzentriert Belege verfolgen und erstellen. Darunter auch den Beleg-Typ "Auftrag". Der Vorteil hierbei ist, dass nach der Weiterleitung zur Auftragsmaske, der Kunde automatisch in die Auftragsmaske geladen wird und diese sich im Arbeitsmodus "Neuanlage" befindet.

Um die Anlage eines Auftrags über die Kundenmaske zu starten, öffnen Sie bitte die Kundenmaske unter Stammdaten > Kundenmaske. Als nächstes wählen Sie bitte über die Suchfunktion einen Kunden aus, für den der Auftrag angelegt werden soll. Im Anschluss klicken Sie bitte auf den Reiter "Belege". Betätigen Sie bitte die Schaltfläche "neuer Beleg". Anschließend erscheint ein Dialog-Fenster, indem Sie bitte den Beleg-Typ "Auftrag" auswählen. Die Auftragsmaske wird geöffnet und der Kunde ist bereits ausgewählt. Das restliche Vorgehen für die Neuanlage eines Auftrags läuft an diesem Punkt identisch mit dem Abschnitt "Neuanlage über die Auftragsmaske" ab.

Auftragspositionen

Positionen anlegen

Hinweis: Die nachträgliche Erfassung von weiteren Auftragspositionen für einen Auftrag wirkt sich auf den Auftragsstatus aus. Bspw. wird nach der Erfassung zusätzlicher Auftragspositionen für einen komplett gelieferten Auftrag, der Status automatisch auf teilweise geliefert (o--l-) gesetzt.

1. Wählen Sie zunächst bitte einen Auftrag aus oder legen Sie bitte eine neuen Auftrag an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Artikel.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Position durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Artikel aus.
4. Geben Sie bitte im Feld Menge die Gesamtmenge, in Grundpreis den Verkaufspreis und im Feld Termin den Wunschtermin für den ausgewählten Artikel ein.
5. Speichern Sie bitte die Auftragsposition ab, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Der Reiter der Maske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Rechnungsposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Auftragspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg anlegen.

Positionen löschen

Hinweis: Das Löschen ist nicht möglich, wenn auf Basis der Auftragsposition ein Lieferschein oder eine Rechnung erstellt wurde.

1. Wählen Sie zunächst bitte einen Auftrag aus oder legen Sie bitte eine neuen Auftrag an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Artikel.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Auftragsposition aus.
4. Klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Auftragsposition eine Bestätigung verlangt.
5. Klicken Sie bitte im Dialog-Fenster auf die Schaltfläche Ja. Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Die Reiter der Auftragsposition werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gelöschte Auftragsposition wird in der Gruppe Positionen nicht mehr angezeigt. Weitere Auftragsposition lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Positionen ändern

Hinweis: Auftragsposition die bereits geliefert wurden können nur Teilweise geändert werden. Bspw. lässt sich die Menge nicht nachträglich ändern. Auftragspositionen die bereits fakturiert wurden können ebenfalls nur Teilweise geändert werden. Bspw. lässt sich die Menge und der Grundpreis nicht ändern.

1. Wählen Sie zunächst bitte einen Auftrag aus oder legen Sie bitte eine neuen Auftrag an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Artikel.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Auftragsposition aus.
4. Ändern Sie bitte die Felder auf der Positionsübersicht nach Ihren Wünschen ab.
5. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Reiter der Positionsübersicht werden im Anschluss automatisch gesäubert und die geänderte Auftragsposition wird in der Gruppe Positionen angezeigt. Weitere Auftragsposition lassen sich auf dem gleichen Weg ändern.

Auftrag suchen

Ihre bereits erfassten Aufträge lassen sich über die Suchfunktionen von SilvERP finden.

Auftrag ändern

Rufen Sie bitte über Verkauf > Aufträge die Auftragsmaske auf. Die Modusbox springt dann automatisch auf den Arbeitsmodus "bearbeiten" und ihr Eingabezeiger befindet sich im Feld "Suchbegriff". Als nächsten Suchen Sie bitte über die Suchfunktionen den zu bearbeitenden Auftrag. Der aus dem Suchresultat geladene Auftrag kann jetzt von Ihnen bearbeitet werden. Speichern Sie bitte die Änderungen mit einem Klick auf oder dem betätigen von .

Die Auftragsnummer kann bei aktiver Einstellung "Eingabe blockieren" unter den Nummernkreise nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen diese Einstellung deaktiviert werden.

Auftrag kopieren

Wählen Sie bitte über die Auftragsmaske den Auftrag aus, den Sie kopieren möchten. Im Anschluss klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "kopieren", um zur Kopier-Maske weitergeleitet zu werden. Auf dieser können Sie Kopier-Einstellungen vornehmen, die bei dem Kopiervorgang berücksichtigt werden. Führen Sie bitte alle für Sie relevanten Kopier-Einstellungen aus und vergewissern Sie sich dabei, dass im Feld "kopieren als" aus der Gruppe "Optionen", der Beleg-Typ "Auftrag" ausgewählt wurde. Zum Starten des Kopiervorgangs, klicken Sie bitte auf bzw. betätigen Sie die Tastenkombination . Im nächsten Schritt gelangen Sie wieder auf die Auftragsmaske mit dem zuvor kopierten Auftrag. Hierbei wurden sämtliche Positionen aus dem Quell-Auftrag übernommen.

Auftrag löschen

Durch den Aufruf der Auftragsmaske gelangen Sie automatisch auf den Reiter "Auftrag". Dort laden Sie bitte den zu löschenden Auftrag über die Suchfunktion in die Auftragsmaske. Klicken Sie bitte als nächstes auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung des Auftrags eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie bitte dieses mit "Ja". Der Auftrag wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Sie gelangen im Anschluss erneut auf die Auftragsmaske.

Streckengeschäft

Ein Streckengeschäft ist ein Geschäftsvorfall, bei dem die Ware direkt vom Lieferanten an den Kunden geliefert wird. In SilvERP wird für die Abbildung von Streckengeschäften, die Option "Direktversand" auf der Auftragspositionsebene verwendet.

Rahmenaufträge verwalten

Ein Rahmenauftrag oder auch Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung mit den Kunden, dass ein Artikel über einen festgelegten Zeitraum in Teilmengen abgerufen werden kann. Dies ermöglicht Ihnen eine bessere Planung bei der Fertigung und/oder beim Einkauf, wodurch Sie eine höhere Verfügbarkeit ihrer Produkte und kürzere Lieferzeiten erreichen.

Rahmenauftrag anlegen

Sie sehen hier die Anlage eines Rahmenauftrag mit einer Gesamtmenge von 50 und einer Gültigkeit bis zum 31.12.2014

Starten Sie bitte die Austragsmaske unter Verkauf > Aufträge. Wechseln Sie bitte in den Arbeitsmodus "Neuanlage" und wählen Sie bitte in der Gruppe "Kunde" durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Kunden aus. Speichern Sie bitte den Auftrag durch einen Klick auf oder betätigen von ab. Dabei wird der rechte Reiter "Positionen" aktiviert und automatisch eine Auftragsnummer erzeugt und angezeigt. Mit einem Klick auf "Positionen" gelangen Sie zur Positionsübersicht ihres Auftrags. Wählen Sie bitte in der Gruppe "Positionen" durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Artikel aus. Geben Sie bitte danach im Feld "Menge" die Gesamtmenge für die Rahmenauftragsposition ein. Die Laufzeit der Rahmenauftragsposition geben Sie bitte im Feld "Termin" ein. Als nächstes kreuzen Sie bitte im Reiter "Optionen" die Kontrollbox "Rahmen" an. Optional können Sie im Feld rechts neben der Kontrollbox "Rahmen" eine Rahmenauftragsnummer angeben. Zum Speichern des Rahmenauftrags klicken Sie bitte auf oder betätigen .

Rahmenauftrag ändern

Ein bereits angelegter Rahmenauftrag und dessen Einteilungen lassen sich unter verschiedenen Bedingungen ändern. Die Menge einer Einteilungspostition können Sie ändern, solange Sie diese noch nicht geliefert haben. Ebenfalls lässt sich der Preis ändern, solange Sie die Einteilungsposition nicht fakturiert haben. Der Preis einer Rahmenauftragsposition kann von Ihnen nachträglich geändert werden. Sämtliche bereits vor der Preisänderung getätigten Einteilungspositionen bleiben von der Preisänderung unberührt. Die Einteilungspositionen, die nach der Preisänderung angelegt werden, beziehen sich automatischen auf den neuen Preis. Die Menge einer Rahmenauftragsposition lässt sich ebenfalls nachträglich anpassen. Dabei wird die Rahmenauftragsmenge automatisch aktualisiert. Darüber hinaus hat eine Änderung der Rahmenauftragsmenge keine Auswirkung auf die bereits erstellten Einteilungen.

Um eine Rahmenauftragsposition oder eine Einteilungsposition zu ändern, navigieren Sie bitte zur Auftragsmaske Verkauf > Aufträge. Als nächstes laden Sie bitte einen Rahmenauftrag in die Auftragsmaske. Im Reiter "Positionen" finden Sie sämtliche Rahmenauftrags- und ggf. Einteilungspositionen, die Sie ändern können. Wählen Sie bitte, mittels Klick auf die entsprechende Position, diese aus und tätigen Sie bitte Ihre Preis- bzw. Mengen-Änderungen. Beachten Sie hierbei die o. g. Bedingungen, die für Rahmenauftrags- und Einteilungspositionen gelten. Abschließend speichern Sie bitte Ihre Änderungen mittels oder betätigen von ab.

Bedarf und Rahmenbedarf

Ein Rahmenauftrag hat keine Auswirkungen auf den Bedarf eines Artikels. In SilvERP werden alle Bedarfe aus Rahmenaufträge in einem Rahmenbedarf festgehalten. Dieser wird im Reiter "Lager" der Artikelmaske angezeigt. Erst durch die Durchführung einer Einteilung wird der tatsächliche Bedarf berührt und dadurch der Rahmenbedarf um die Menge der Einteilung reduziert.

Alternativ können Sie auch über die Auftragsmaske zu den Stammdaten eines Artikels gelangen und dessen Rahmenbedarf einsehen. Hierzu wählen Sie bitte einen Rahmenauftrag in die Auftragsmaske und klicken im Anschluss bitte auf den Reiter "Positionen". Wählen Sie bitte als nächstes eine Auftragsposition aus der Gruppe "Positionen". Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Artikelstamm" gelangen Sie zur Artikelmaske und können alle Informationen des Artikels erfahren.

Einteilung zum Rahmenauftrag

Auf dieser Abbildung sehen Sie die Einteilungsmaske

Sie sehen die Mengenänderung der Rahmenauftragsposition von 50 auf 40 durch eine Einteilung mit einer Abrufmenge von 10

Starten Sie bitte die Auftragsmaske unter Verkauf > Aufträge. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus "bearbeiten", aus dem Sie bitte mit einem Klicken auf oder bestätigen von die Auswahlliste öffnen. Aus dieser wählen Sie bitte einen Rahmenauftrag aus, dem eine Einteilung zugeordnet werden soll. Wechseln Sie bitte zum Reiter "Positionen". Alternativ können Sie über die Maske "Übersicht Rahmenaufträge" zu einem Rahmenauftrag kommen. In der Auftragsmaske wählen Sie bitte zunächst aus der Gruppe "Positionen" eine Rahmenauftragsposition aus und klicken bitte im Anschluss auf die Schaltfläche "Einteilung" des Reiters "Optionen". Sollte die Schaltfläche "Einteilung" grau hinterlegt sein, dann handelt es sich bei der ausgewählten Auftragsposition um keine Rahmenauftragsposition. Handel es sich jedoch um eine Rahmenauftragsposition, dann erscheint darauf die Maske zur Einteilung. Dort tragen Sie bitte im Feld "Menge" die Abrufmenge ein. Als nächstes ändern Sie bitte im Feld "Termin" den gewünschten Liefertermin für die Einteilung. Abschließend speichern Sie bitte die Einteilung durch einen Klick auf oder betätigen von . Sie werden automatisch auf die Positionsübersicht der Auftragsmaske weitergeleitet und die zuvor durchgeführte Einteilung wird Ihnen mit der Rahmenauftragsposition in der Gruppe "Positionen" angezeigt. Dabei wurden die Mengen der Rahmenauftragsposition automatisch um die Menge des Abrufs reduziert.