Projekte

Aus SilvERP Dokumentation
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Vorbemerkung

Das Projektmanagement-Werkzeug in SilverERP vereint Projektplanung und die Zeiterfassung zur Überwachung von Ressourcen und Budgets und dient als Basis für die Rechnungsstellung. Projekte können beliebig viele Milestones enthalten, die wiederum Terminen und Mitarbeiter zugeordnet werden können. Mit der in SilverERP integrierten Zeiterfassung wird der Zeitaufwand je Mitarbeiter geführt, damit pro Projekt oder Milestone Soll- und Ist-Zeiten stets im Blick bleiben. Projekte, die in ähnlicher Form wiederkehren, können als Projekt-Vorlagen angelegt werden.

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Projekte verwalten

Projekt anlegen

Um ein neues Projekt anzulegen, öffnen Sie zunächst die Maske Projekte » Projekte. Stellen Sie sicher, dass Sie der Arbeitsmodus der Maske auf "Neuanlage" eingestellt ist. Tragen Sie zumindest eine Projektbezeichnung in das Feld Bezeichnung ein und legen einen Projektleiter fest bevor Sie mit der "Speichern"-Taste in der Werkzeugleiste das Projekt anlegen.

Wie oben beschrieben, stehen Ihnen vielfältige Werkzeuge zur Verfügung, um Ihre Projekte zu planen und zu steuern. Um Ziele und Termine festzulegen, verwenden Sie Milestones. Milestones können im Einzelfall für ein Projekt erstellt werden oder wenn Sie häufig ähnliche Projekte umsetzen, greifen Sie auf Milestones vorangegangener Projekte zurück.

Projekt anhand einer Vorlage anlegen

Um ein neues Projekt auf Basis von Projekt-Vorlagen anzulegen, öffnen Sie zunächst Projekte » Projekte und stellen den Arbeitsmodus der Maske auf "Neuanlage". Verwenden Sie die Lupe Werkzeugleiste-Suche-19x20.png, um eine Projekt-Vorlage für Ihr neues Projekt auszuwählen. Mit Wiki-Symbol-Save.png werden die Informationen aus der Vorlage in übernommen und das neue Projekt angelegt.

Projekt bearbeiten / archivieren / löschen

Mit den Suchfunktionen von SilverERP laden Sie vorhandene Projekte in die Projekt-Maske (Projekte » Projekte) und bearbeiten diese wie gewohnt. Mit der "Speichern"-Taste in der Werkzeugleiste werden Ihre Änderungen gesichert. Mit der "archivieren"-Schaltfläche werden Projekte archiviert, wenn Sie nicht unwiderruflich mit dem "Papierkorb"-Symbol der Werkzeugleiste gelöscht werden sollen.

Projekt kopieren

Um ein geladenes Projekt zu kopieren, verwenden Sie die "Kopieren"-Schaltfläche, die sich auf der der ersten Karte befindet. Bevor der Kopiervorgang ausgeübt wird, können auf Wunsch diverse Parameter für die Kopie festgelegt werden:

  • Anzahl der Kopien
  • Hauptadresse kopieren
  • Zusatzadresse kopieren
  • Schlagworte kopieren
  • Merkmale kopieren
  • Projekt-Nr. behalten (Sequenz wird angehängt; so werden Unterprojekte zu Projekten angelegt)
  • Verknüpfen (verknüpft das Quelldokument mit den Kopien)

Projekte verknüpfen

Alle mit einem Projekt verknüpften Projekte werden im Register "Projekte" aufgeführt. Mit dem Plus-Symbol kann eine neue Projektverknüpfung hergestellt werden. Die Zuordnung erfolgt anhand der Projektnummer. Das Löschen einer Projektverknüpfungen erfolgt über das Löschen-Symbol der jeweiligen Verknüpfung.

Projekt-Eigenschaften

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Abbildung: ein geladenes Projekt in der SilverERP Projektübersicht.

Eigenschaft Beschreibung
Projektinformationen Projektname, Leiter und Vertreter des Projekts
Adressen Hauptanschrift für das Projekt bzw. des Kunden, am Projekt beteiligte Mitarbeiter mit Kontaktinformationen
Milestones Übersicht mit Terminen und Sollzeiten, farbliche Markierung für erledigte (grün) oder verspätete (rot) Aufgaben
Logbuch Integration mit dem SilverERP-Terminkalender
DMS Ablage von Dateien und Dokumenten, die zu Projekte und Milestones gehören
Belege SilverERP-Belege, die mit dem Projekt zusammenhängen. Die Zuordnung zu einem bestehenden Projekt erfolgt über den Kopf des jeweiligen Belegs, um den Vorgang (Anfrage, Bestellung, Angebot, Auftrag, Eingangsrechnung, Rechnung, Fertigungsauftrag, etc.) einem bestimmten Projekt zuzuordnen.
Projekte Andere mit dem aktuellen Projekt verknüpfte Projekte
Zeitbuchungen Gebuchter Zeitaufwand von Mitarbeitern im Zusammenhang mit dem Projekt
Kosten Erlaubt die Erfassung von geplanten Soll-Kosten für das Projekt. Für die Eintragung ist die Auswahl einer Kostenstelle sowie der Betrag notwendig. Der kumulierter Wert dieser Kosten wird im Register "Kalkulation" als Projekt-Sollkosten ausgewiesen
Kalkulation Übersicht der Kosten und des Zeitaufwands (Soll/Ist), siehe Projekt-Kalkulation unten
Schlagworte Kennzeichnung des Projekts mit Schlagworten
Merkmale Verwendung von Merkmalen in Projekten

Projekt-Milestones

Die Arbeitsmaske für Projekte ist die Milestones-Übersicht eines Projekts. Hier kann der Projektleiter den Fortschritt seines Projekts sowie die gebuchten Zeiten überwachen, Informationen zu Milestones erfassen (Register "Dokumentation") sowie Milestones bearbeiten, löschen oder neue Milestones hinzufügen. Projekte können sowohl Milestones, als auch Arbeitsgänge enthalten (Zu einem Projekt zugeordnete Arbeitsgänge werden wie Milestones behandelt). Durch Moduswechsel kann zwischen Milestones und Arbeitsgängen umgeschaltet werden, wenn diese zu einem Projekt hinzugefügt werden sollen.

Es ist auch möglich, mit Hilfe des DMS Dokumente abzulegen und an Projekt-Positionen zu heften.

Mit der Maske Projekte » Milestones erstellen Sie Milestones, die zunächst nicht projektspezifisch sind; d.h. diese Milestones können in allen Projekten verwendet werden. Bei einem geladenen Projekt fügen Sie die gewünschten Milestones anschließend hinzu. Milestones können darüber hinaus in Projekt-Vorlagen zusammengefasst werden.

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Abbildung: Die Milestones-Übersicht eines Projekts

Projekt-Vorlagen

Projekt-Vorlagen erlauben die Definition von Projekt-Eigenschaften, insbesondere Milestones, Bezeichnungen, Schlagworten, Projekttyp und Projektleiter, die bei Neuanlage eines Projekts aus der Vorlage übernommen werden und bei Bedarf angepasst und erweitert werden können. Eine Projektvorlage muss mindestens aus einer Vorlage-Nr. sowie einer Projekt-Bezeichnung bestehen. Auf der Karte Milestones werden die enthaltenen Milestones dargestellt. Die Karte Projekte zeigt, in welchen Projekten die ausgewählte Projekt-Vorlage angewendet wird.

Projektzeiten

Projekt-Zeiterfassung

Mit der Projekt-Zeiterfassung lassen sich Arbeitszeiten auf Projekte und Milestones buchen (Aktivierung des Parameters "Projektzeiterfassung für Milestones" in Firmenstamm » Zeiterfassung notwendig, wenn auch Zeiten direkt auf Milestones/Arbeitsgängen erfasst werden sollen) . Erfasste Zeitbuchungen werden in der Projektansicht unter dem Register Zeiterfassung aufgeführt. Es ist möglich, dass das System bei der Zeiterfassung die Sollzeiten von Milestones prüft und ggf. die Erfassung von weiteren Arbeitszeiten verhindert, wenn Sollzeiten (und evt. Toleranzzeiten) ausgeschöpft sind (siehe Firmenstamm » Zeiterfassung).

Projekt-Zeitauswertung

Der Dialog Projekt-Zeitauswertung führt die einzelnen Zeitbuchungen, auf Wunsch gruppiert nach Mitarbeiter oder Projekten auf, und bietet Filtermöglichkeiten für die Anzeige der Buchungen. Für umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten kann über das jeweilige Projekt unter dem Reiter “Kalkulation” ein Export des Projekts in der Form eines Microsoft Excel Dokuments geladen werden, das auch eine detaillierte Auflistung aller Zeitbuchungen, Ist- und Sollzeiten sowie Abweichungen enthält.

Projekt-Kalkulation

Das Register "Kalkulation" eines Projekts gibt die nachfolgenden kumulierten Werte/Zeiten für das Projekt wider:

Feld Beschreibung
Sollkosten Kumulierter Wert der Kosten, die im Register "Kosten" für dieses Projekt als Sollkosten erfasst wurden
Istkosten Kumulierter Wert der Kosten, die für dieses Projekt entstanden und über verknüpfte Belege diesem Projekt zugeordnet wurden
Sollzeit Kumulierter Wert der Zeiten, die im Feld "Sollzeit" in den Milestones des Projekts festgelegt wurden
Istzeit Kumulierte Zeiten, die aufgrund von Zeitbuchungen auf Projekte/Milestones gebucht wurden

Mit der Schaltfläche "Export" lässt sich eine Übersicht des Projekts als Tabelle exportieren, die Angaben zu Kosten, Zeiten und verknüpften Belege enthält.

Projekt-Controlling

Für das Projekt-Controlling stehen Ihnen zusätzlich zur Projekt-Zeitauswertung zwei weitere Abfragen zur Verfügung:

  • Milestone-Controlling: Darstellung von Milestones (Projekt-übergreifend) mit der Option diverse Filter zur Eingrenzung einzusetzen;
  • Projekt-Controlling: Darstellung der vorhandenen Projekte und der Option, die (gefilterten) Ergebnisse zu exportieren.

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Abbildung: Mit der Maske "Milestone-Controlling" erhalten Sie einen Überblick über alle (offenen) Milestones. Die Ansicht kann mit den mit den Selektionen und Optionen gefiltert werden. Überfällige Positionen werden rot, abgeschlossene Positionen grün markiert.

Projekt exportieren

  • Im Register "Kalkulation" kann mit der Schaltfläche Export eine Übersicht des Projekts als Tabelle exportiert werden, die Angaben zu Kosten, Zeiten und verknüpften Belege enthält.
  • In den "Projekt-Milestones" kann mit Export Icon.png eine Liste der Milestones inklusive Termine und Sollzeiten sowie Milestone-Status (offen/abgeschlossen) exportiert werden.
  • Im Dialog Projekt-Controlling kann mit Hilfe der Export-Schaltfläche eine Tabelle für die Auswertung aller offenen Projekte inklusive zugeordneter Kosten ausgegeben werden.