Datenschutz-Funktionen

SilverERP unterstützt Sie bei der Erfüllung der datenschutzrechtlichen Informations- und Dokumentationspflichten mit dedizierten Funktionen, die in den folgenden Dialogen jeweils im Register Datenschutz zur Verfügung stehen: Kunden, Interessenten, Lieferanten, Zusatzadressen sowie Mitarbeiter.

Bei der Erhebung von personenbezogenen Daten verlangt die DSGVO, dass dem Betroffenen klar offengelegt werden muss, welche Daten vom ihm erhoben und verarbeitet werden und zu welchem Zweck dies geschieht. Mit den hier beschriebenen Funktionen kann diese Informationspflicht durch Zusendung der unternehmenseigenen Datenschutzhinweise erfüllt werden. SilverERP versendet und protokolliert den Vorgang, so dass gleichzeitig auch die Rechenschaftspflichten gemäß Art. 5 DSGVO Berücksichtigung finden.

Es ist möglich, unterschiedliche Nachrichtenarten im System anzulegen und statt dem Versand per E-Mail, durch entsprechende Auswahl eines anderen Sendungstyps z.B. die Zusendung per Brief oder die persönliche Aushändigung, zu protokollieren. Sowohl die Nachrichtenarten, als auch die Sendungstypen werden unter Grundtabellen » Auswahl-Listen gepflegt. Der Inhalt der E-Mail Nachrichten, die über das Datenschutz-Register versendet werden, werden mit Hilfe von Vorlagen in Stammdaten » Datenschutz Nachrichten angelegt und gepflegt.

Karte "Datenschutz"

Der obere Bereich der Karte dient der Auswahl und Bearbeitung der Datenschutz-Nachrichten und seiner zugehörigen Details. Darunter werden die protokollierten Ereignisse in einer Tabelle eingetragen.

• Art der Nachricht: legt fest, welche Art der E-Mail verschickt werden soll
• Datum: vorausgefüllt mit dem Tagesdatum, kann angepasst werden
• PDF-Drucken: Druckt ein PDF der Datenschutzhinweise aus, falls man das Dokument persönlich überreichen oder per Brief/Fax senden möchte
• Sendungstyp: E-Mail ist voreingestellt, aber kann auf Brief, Fax, Telefon, Persönlich abgeändert werden
• Sendungsart: Zugang / Abgang, je nachdem, ob es sich um eine ausgehende Nachricht handelt oder eine eingehende Nachricht erfasst werden soll
• Beschreibung I/II: Optionale Textfelder für die Erfassung von internen Zusatzinformationen
• E-Mail: vorausgefüllt mit der hinterlegten E-Mail Adresse des ausgewählten Datensatzes

Datenschutz-Nachricht versenden

1. Öffnen Sie Stammdaten » Kunden (Interessenten, Lieferanten, Zusatzadressen) und aktivieren Sie ggf. das Register «Datenschutz»
2. Selektieren Sie unter Art der Nachricht die gewünschte Nachricht, beispielsweise "Datenschutzhinweise"
3. Ergänzen Sie ggf. das Textfeld in Beschreibung 1/2 und tippen Sie anschließend auf E-Mail Senden
4. Überprüfen Sie ggf. den vorgefertigten Text im E-Mail Editor und schicken Sie die Nachricht ab

Der Versand der E-Mail erfolgt über das E-Mail Postfach des angemeldeten Benutzers, das ggf. unter Stammdaten > E-Mail und im Mitarbeiterstamm konfiguriert werden muss.

Protokoll der Nachrichten

Der Versand der Nachricht wird von SilverERP protokolliert:

• Die E-Mail Nachricht wird im DMS abgelegt und mit dem jeweiligen Datensatz verbunden
• In der Tabelle des Datenschutz-Registers wird ein neuer Eintrag mit Datum, Nachrichtenart, Sendungsart und Name hinzugefügt
• Wurde die Datenschutz-Nachricht an die Zusatzadresse einer Hauptadesse (etwa einem Ansprechpartner eines Kunden) geschickt, so wird im Register Adressen der Kenner "DSGVO" gesetzt

Mit der Abfrage "DSGVO Ansprechpartner", die sich unter "Controlling » Gespeicherte Abfrage" befindet, kann eine Liste aller Ansprechpartner erzeugt werden, die den jeweiligen "DSGVO"-Status (Ja/Nein) anzeigt. Der "DSGVO"-Status begründet sich darauf, ob die Informationspflicht gemäß Artikel 13 bzw. 14 für die jeweilige Person erfüllt wurde.

Zugehende Datenschutz-Nachricht erfassen

Durch das Umstellen der Sendungsart auf Zugang lassen sich auch eingehende Datenschutz-Nachrichten, etwa der Rückerhalt einer unterzeichneten Einwilligung o.ä. festhalten. In diesem Fall wird eine zusätzliche Schaltfläche eingeblendet, um das zurückerhaltene Dokument ins DMS zu laden. Die einzelnen Schritte sind wie folgt:

1. Öffnen Sie Stammdaten » Kunden (Interessenten, Lieferanten, Zusatzadressen) und aktivieren Sie das Register «Datenschutz»
2. Selektieren Sie unter Art der Nachricht die gewünschte Nachricht, beispielsweise "Datenschutzhinweise"
3. Wählen Sie unter den Sendungstypen z.B. E-Mail oder Brief aus
4. Stellen Sie die Sendungsart auf Zugang und tippen Sie anschließend auf die Schaltfläche Speichern, um eine neue Zeile in die Tabelle einzutragen
5. Nach Antippen der neuen Zeile, wird durch die Schaltfläche Datei hochladen das ausgewählte Dokument ins DMS übertragen, an den Vorgang angeheftet und automatisch verschlagwortet

Status von DSGVO-Nachrichten prüfen

Um den Status von versandten / zurückerhaltenen DSGVO-Nachrichten zu überprüfen, stehen Ihnen die beiden Dialoge Stammdaten » Kundenlisten und Stammdaten » Lieferantenlisten zur Verfügung. Wurde in der entsprechenden Auswahl-Liste ein Wert in das Feld Kennzeichen eingetragen, kann der Status der Nachrichten in der jeweiligen Liste nachvollzogen werden; SilverERP trägt in dem Fall den Status dieser Nachrichten in einer eigenen Spalte ein. Wurde in der Auswahl-Liste kein Wert in das Feld Kennzeichen eingetragen, entsteht kein Eintrag in Kunden- oder Lieferantenliste. Abhängig von der Nutzung des Parameters "Gesetzt" kann darüber hinaus auch der Zugang einer Antwort definiert werden, die ebenfalls eine Auswirkung auf den Status einer Datenschutz-Nachricht hat, wie die nachfolgende Tabelle verdeutlicht.

	Keine Antwort notwendig	Antwort / Zugang erwartet
Keine Nachricht verschickt	"-"	"-"
Nachricht verschickt	"Ja"	"V" (Versendet)
Rückantwort erhalten		"Ja" (Zugang verzeichnet)

^{Tabelle: [Beschreibung Tabelle]}

Konfiguration

Sowohl die Nachrichtenarten, als auch die Sendungstypen werden unter Stammdaten » Datenschutz Nachrichten gepflegt. Der Inhalt der E-Mail Nachrichten, die über das Datenschutz-Register versendet werden, werden mit Hilfe von Vorlagen ebenfalls in den Datenschutz-Nachrichten angelegt und gepflegt.