Lieferanten

Unter dem Menüpunkt Stammdaten > Lieferanten können Sie Lieferanten erfassen und pflegen. Mit Hilfe der Suchfunktionen lassen sich die gesuchten Lieferanten schnell und effektiv auffinden. Sie können außerdem zahlreiche Zusatz-Information hinterlegen. Darüber hinaus können Sie aus der Lieferantenmaske heraus, die wichtigsten Geschäftsvorfälle starten oder verfolgen. Zum Beispiel von Bestellungen, Eingangsrechnungen und Lieferscheinen.

Lieferanten anlegen

Für die Anlage eines neuen Lieferanten, schalten Sie zunächst den Arbeitsmodus der Maske mit Hilfe der Modusbox auf "Neuanlage". Die Maske wird gesäubert und im Anschluss werden sämtliche Felder mit Werten versehen, die unter Firmenstamm eingestellt wurden. Zum Beispiel die Standard-Branche ihrer Lieferanten, die Standard-Preisgruppe, das Standard-Land und die Standard-Zahlungsbedingungen. Um einen neuen Lieferanten anzulegen, füllen Sie die entsprechenden Felder aus und speichern dann den Datensatz mit einen Klick auf bzw. betätigen von ab. Die Modusbox springt dann auf "bearbeiten" und Ihr Lieferant wurde erfolgreich angelegt.

Zur eindeutigen Identifizierung eines Lieferanten wird in SilvERP die Lieferantennummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage eines Lieferanten manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Lieferantennummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Lieferantennummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis für die Lieferanten-Neuanlage gesperrt sein, dann können keine weiteren Lieferanten angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.

- Hinweis auf Kreditornummer

Lieferanten suchen

Ihre bereits angelegten Lieferanten lassen sich über die Suchfunktionen von SilvERP finden.

Lieferanten ändern

Zum Bearbeiten eines Lieferanten-Datensatzes, müssen Sie zunächst über die Suchfunktionen einen Lieferanten in die Maske laden.

Der aus dem Such-Resultat geladene Lieferant kann jetzt von Ihnen bearbeitet werden, indem Sie die Werte in den Feldern ändern und dann mittels oder speichern. Die Lieferantennummer kann bei aktiver Einstellung "Eingabe blockieren" unter Grundtabellen > Nummernkreise nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen die o. g. Einstellung deaktiviert werden.

Lieferanten löschen

Suche Sie zunächst den Lieferanten den Sie löschen möchten und übertragen Ihn in die Lieferantenmaske (siehe Lieferanten suchen). Klicken Sie auf oder betätigen Sie die , um den Lieferanten zu löschen. An diesem Punkt prüft SilvERP, ob Belege (z. B. Bestellungen, Eingangsrechnungen oder Lieferscheine) mit dem zu löschendem Lieferanten verknüpft sind. Sind keine Belege vorhanden, dann erscheint aus Sicherheitsgründen ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung des Lieferanten eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie diese mit "Ja". Der Lieferanten wurde gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit einer Bestätigung des Löschvorgangs. Sie gelangen im Anschluss erneut auf die Lieferantenmaske. Sollten jedoch Belege vorhanden sein, die mit dem zu löschenden Lieferanten verknüpft sind, dann wird der Löschvorgang abgebrochen und der Lieferanten wird archiviert.

Lieferanten archivieren

Nach einigen Geschäftsjahren können sich eine Vielzahl an Lieferanten ansammeln. Von denen können einige aktiv und andere wiederum bereits seit längerem inaktiv sein. Lieferanten mit denen Sie bereits Aufträge in SilvERP abgewickelt haben, können in SilvERP nicht gelöscht werden. Aus diesem Grund wird Ihnen die Möglichkeit einer Lieferantenarchivierung gegeben. Archivierte Lieferanten tauchen nicht in der Lieferantensuche auf und können jederzeit aus dem Archiv zurück zu den aktiven Lieferantenbestand geholt werden.

Zum Lieferantenarchiv gelangen Sie, indem Sie den Arbeitsmodus der Lieferantenmaske mit Hilfe der Modusbox auf "alle Datensätze" setzen. Die Arbeitsweise ist analog zum normalen suchen und bearbeiten. Sobald Sie einen archivierten Lieferantendatensatz speichern wollen, erhalten Sie die Möglichkeit ihn aus dem Archiv heraus zu den normalen Datensätzen zu holen.

Die Archivierung eines Lieferanten wird in Lieferanten löschen erklärt.

Lieferanten kopieren

Zum kopieren eines Lieferanten, öffnen Sie bitte die Lieferantenmaske und Suchen den Lieferanten, den Sie kopieren möchten. Im Anschluss erscheint ein Dialog-Fenster, welches Abfragt, ob der zuvor ausgewählte Lieferant kopiert werden soll. Bestätigen Sie bitte den Dialog mit "Ja". Der Lieferant wurde somit erfolgreich kopiert.

Zusatzadressen verwalten

Neben den Adress-Daten die direkt auf der Lieferantenmaske ersichtlich sind, wird Ihnen die Möglichkeit gegeben weitere Adressen einem Lieferanten zu hinterlegen. Zunächst laden Sie bitte einen Lieferanten in die Lieferantenmaske und navigieren zum Reiter "Adressen". Dort finden Sie ein Listen-Feld zur Selektion des Adress-Typs, eine Liste der bereits zugewiesenen Adressen und eine Schaltfläche zur Neuanlage von Adressen. Die Adress-Liste kann durch das Listen-Feld gesteuert werden, indem Sie einen bestimmten Adress-Typ auswählen. In der Liste werden dann nur die Adressen angezeigt, die mit dem im Listen-Feld ausgewählten Adress-Typ übereinstimmen.

Zusatzadressen hinzufügen

Zur Neuanlage einer Adresse betätigen Sie die Schaltfläche "Neu". Es erscheint im nächsten Schritt die Adressmaske. Hier füllen Sie die entsprechenden Felder aus und wählen den Adress-Typ. Ein und die selbe Adresse kann mehrere Adress-Typen beinhalten. Somit wird Ihnen eine Kombination aus Ansprechpartner, Lieferadresse und Rechnungsadresse ermöglicht. Das Auslassen des Adress-Typs ist nicht möglich. Wählen Sie also mindestens einen Adress-Typ aus. Abschließend speichern Sie die Adresse und verlassen Sie im Anschluss die Adressmaske durch oder . Sie befinden sich erneut in der Lieferantenmaske. Die zuvor angelegte Adresse ist in der Adress-Liste des Reiters "Adressen" zu finden. Die dort befindlichen Spalten "A", "L" und "R" veranschaulichen Ihnen, um welchen Adress-Typ es sich bei der Adress-Zeile handelt. Dies wird mit einem "+" in den entsprechenden Spalten kenntlich gemacht.

- Debitor-Nummer bei Anlage von Rechnungs- oder Lieferadressen einbauen

Zusatzadressen ändern

Wählen Sie eine Adresse aus der Adress-Liste aus. Im nächsten Schritt öffnet sich die Adressmaske mit den dazugehörigen Adressdaten. Ändern Sie die entsprechenden Felder ab und speichern Sie die Änderungen. Durch einen Klick auf gelangen Sie zurück zur Lieferantenmaske.

Zusatzadressen löschen

Zum löschen einer zugewiesenen Adresse, wählen Sie einen Lieferanten aus und navigieren Sie zum Reiter "Adressen". Mit einem Klick auf die entsprechende Adress-Zeile in der Liste, wird diese selektiert und Sie werden zur Adressmaske weitergeleitet. Hier betätigen Sie und nach der Bestätigung des Dialogs wird die Zusatzadresse gelöscht. Verlassen Sie die Adressmaske durch einen Klick auf das Tür-Symbol. Sie gelangen wieder auf die Lieferantenmaske.

Zusatzadressen kopieren

Einem Lieferanten können auch bereits vorhandene Adressen hinzugefügt werden. Dabei kann auf Adressen von unter anderem Interessenten, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zugegriffen werden. Ein Beispiel-Szenario wäre ein Berater, der für mehrere kooperierende Unternehmen tätig ist. Beim Kopieren der Adresse des Beraters wird dem Lieferanten eine eigenständige Adresse hinzugefügt. Änderungen in der ursprünglichen Adresse haben keine Auswirkungen auf die kopierte Adresse. So können Sie dem Berater eine andere E-Mail oder Handynummer zuweisen. Zum kopieren einer Adresse, öffnen Sie bitte unter Stammdaten > Lieferanten, die Lieferantenmaske. Laden Sie bitten den Lieferanten in die Maske, dem Sie durch die Kopierfunktion eine Adresse hinzufügen möchten. Als nächstes klicken Sie bitte auf den Reiter "Adressen" und anschließend auf die Schaltfläche "Neu". Sie werden automatisch auf die Adressmaske weitergeleitet. Der Arbeitsmodus wurde in der Modusbox auf "Neuanlage" gesetzt. Nur aus dem Arbeitsmodus "Neuanlage" ist es möglich, bereits vorhandene Adressen einem Lieferanten hinzufügen. Mit einem Klick auf bzw. werden Ihnen sämtliche in SilvERP vorhandene Adressen angezeigt. Klicken Sie bitte auf die Adresse, die Sie ihrem Lieferanten zuordnen wollen. Im Anschluss erscheint ein Dialog-Fenster, welches Abfragt, ob die zuvor ausgewählte Adresse verknüpft oder kopiert werden soll. Klicken Sie bitte hierbei auf die Schaltfläche "kopieren". Die Adresse wird in die Adressmaske angezeigt. Im nächsten Schritt legen Sie fest, mit welchem Adress-Typ die Adresse ihrem Lieferanten hinterlegt werden soll. Wählen Sie bitte mindestens einen Adress-Typ aus (Ansprechpartner, Lieferadresse und/oder Rechnungsadresse). Abschließend speichern Sie bitte die Adresse mit einen Klick auf bzw. betätigen von und verlassen Sie im Anschluss die Adressmaske durch oder .

Zusatzadressen verknüpfen

An einem Lieferanten können auch bereits vorhandene Adressen als Zusatzadressen verknüpft werden. Dabei kann auf Adressen von unter anderem Interessenten, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zugegriffen werden. Zum Beispiel-Szenario gehören mehrere Lieferanten die Verbandsmitglieder sind und so über eine zentrale Rechnungsstelle abgerechnet werden. Die Rechnungsadresse wäre in diesem Fall immer gleich und soll bei Änderungen ebenfalls für alle Verbandsmitglieder gleichzeitig aktualisiert werden. Zum verknüpfen einer Adresse, öffnen Sie bitte unter Stammdaten > Lieferanten, die Lieferantenmaske. Laden Sie bitten den Lieferanten in die Maske, dem Sie durch die Verknüpfung eine Zusatzadresse hinzufügen möchten. Als nächstes klicken Sie bitte auf den Reiter "Adressen" und anschließend auf die Schaltfläche "Neu". Sie werden automatisch auf die Adressmaske weitergeleitet. Der Arbeitsmodus wurde in der Modusbox auf "Neuanlage" gesetzt. Nur aus dem Arbeitsmodus "Neuanlage" ist es möglich, bereits vorhandene Adressen einem Lieferanten hinzufügen. Mit einem Klick auf bzw. werden Ihnen sämtliche in SilvERP vorhandene Adressen angezeigt. Klicken Sie bitte auf die Adresse, die Sie ihrem Lieferanten zuordnen wollen. Im Anschluss erscheint ein Dialog-Fenster, welches Abfragt, ob die zuvor ausgewählte Adresse verknüpft oder kopiert werden soll. Klicken Sie bitte hierbei auf die Schaltfläche "verknüpfen". Die Adresse wird in die Adressmaske angezeigt. Im nächsten Schritt legen Sie fest, mit welchem Adress-Typ die Adresse ihrem Lieferanten hinterlegt werden soll. Wählen Sie bitte mindestens einen Adress-Typ aus (Ansprechpartner, Lieferadresse und/oder Rechnungsadresse). Abschließend speichern Sie bitte die Adresse mit einen Klick auf bzw. betätigen von und verlassen Sie im Anschluss die Adressmaske durch oder .

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