Firmenstamm

Firmendaten verwalten

Im Reiter "Firmendaten" können Sie grundlegende Informationen über ihr Unternehmen pflegen. Die in den Firmendaten hinterlegten Informationen, werden bei der Erzeugung von Belegen herangezogen. Bitte pflegen Sie aus diesem Grund Ihre Firmendaten ein.

Adresse

In der Gruppe "Adresse" können Sie Ihre Firmenadressen und den Firmennamen pflegen. Im Feld "Kürzel" tragen Sie ihren gewünschten Firmenkürzel ein. Dieser wird für interne Belege und Berichte verwendet. Darüber hinaus erscheint er auch rechts oben unterhalb ihren Namen. Den kompletten Namen ihrer Firma tragen Sie im Feld "Firmenname" ein. Dieser kommt z. B. in den Beleg-Typen Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung vor. Die Anschrift ihrer Firma pflegen Sie in die Felder "Straße", "Plz" und "Ort" ein. Sollten Sie für Lieferungen und Rechnungen abweichende Adressen besitzen, dann können Sie diese in den Feldern "Lieferadresse" und "Rechnungsadresse" per Klick auf auswählen. Sollte die gewünschte Liefer- oder Rechnungsadresse nicht in der Liste enthalten sein, dann können Sie hierzu eine neue Adresse unter Stammdaten > Adressen anlegen und nachträglich auswählen. Speichern Sie ihre Änderungen mit betätigen von oder .

System-Einstellungen

Die Gruppe "System-Einstellungen" verwaltet die Systemwährung, das Systemland und die Systemsprache. Im Feld "Systemwährung" wählen Sie Ihre Währung aus, die Sie für Ihr tägliches Geschäft benötigen. Die Felder "Systemland" und "Systemsprache" beziehen sich auf Ihren Firmenstandort und die eingesetzte Sprache. Beide Felder haben keine Auswirkungen auf die Beleg-Sprache.

Bankverbindungen

In dieser Gruppe können Sie die Zuweisung und Verwaltung von Firmenkonten durchführen. SilvERP bietet ihrem Unternehmen die Möglichkeit, mit bis zu vier Firmenkonten zu arbeiten. Diese können Sie über die Felder "Konto 1" bis "Konto 4" zuweisen. Klicken Sie hierzu auf Symbol , welches sich jeweils rechts neben dem gewünschten Konto-Feld befindet. Es erscheint ein Auswahl-Dialog mit bereits angelten Firmenkonten. Mit einem Klick auf das Firmenkonto im Auswahl-Dialog, wird der Dialog verlassen und das Firmenkonto in das gewünschte Konto-Feld übernommen. Sollte ihr Firmenkonto nicht aufgelistet sein, dann kann dieses über die Firmenkontenverwaltung angelegt werden. Zu der Firmenkontenverwaltung gelangen Sie über die Schaltfläche "Firmenkonten verwalten".

Möchten Sie ein bereits zugewiesenes Firmenkonto austragen, dann können Sie dies ebenfalls über das Symbol des jeweiligen Kontos tun. Nachdem sich der Auswahl-Dialog geöffnet hat, können Sie diesen per schließen, ohne zuvor ein Firmenkonto aus der Liste ausgewählt zu haben. SilvERP fragt Sie jetzt, ob Sie die Zuordnung aufheben möchten. Dies bestätigen Sie im Dialog-Fenster mit "Ja". Im Anschluss gelangen Sie wieder auf die Firmendaten-Maske und speichern die Änderung per bzw. ab.

Firmenkonto anlegen

Das Anlegen eines Firmenkontos kann nur über die Firmenkontenverwaltung erfolgen. Die Maske besteht aus den drei Gruppen "Bankdaten", "Firmenkonten" und "Kontodaten". In der Gruppe "Bankdaten" werden angaben über ihr Bankinstitut gemacht. Die Gruppe "Firmenkonten" listet ihnen sämtliche Firmenkonten auf, die bereits in SilvERP angelegt wurden. Informationen über das Bankkonto, wie z. B. Inhaber, Kontonummer, IBAN, Konto-Anzeigename, Hauptbankverbindung und Buchungskonto, werden in der Gruppe "Kontodaten" getätigt.

Zum Anlegen eines Firmenkontos suchen Sie zunächst in der Gruppe "Bankdaten" ihr Bankinstitut aus. SilvERP bietet bereits im Auslieferungszustand eine große Datenbasis an deutschen Banken, auf die Sie zugreifen können. Sollte ihr Bankinstitut nicht vorhanden sein, dann sollte dies vorab angelegt werden. Wie Sie ein Bankinstitut anlegen, wird in Bankverwaltung erläutert. Nachdem Sie ihre Bank aus der Auswahlliste gewählten haben, sind als nächstes Angaben über ihr Bankkonto in der Gruppe "Kontodaten" zu tätigen. Geben Sie dort den Kontonamen (Anzeigename), den Kontoinhaber, die Kontonummer und die IBAN ein. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt ihre IBAN nicht vorliegen haben, dann können Sie diese entweder später angeben oder automatisch durch SilvERP ermitteln lassen. Damit SilvERP ihnen ihre IBAN automatisch ermittelt kann, sollten Sie bereits ihre Bank in der Gruppe "Bankdaten" ausgewählt und die Kontonummer ihres Bankkontos in das Feld "Kontonummer" gepflegt haben. Um die Ermittlung ihrer IBAN zu starten, klicken Sie auf . Das Feld "IBAN" erhält die IBAN. Falls das anzulegende Firmenkonto als bevorzugtes Konto, z. B. bei der Verbuchung von offenen Posten bzw. dem zahlen von Eingangsrechnungen, gelten soll, dann setzen Sie einen Hacken in das Kontrollkästchen "Hautbankverbindung". Nachdem Sie sämtliche angaben in der Gruppe "Kontodaten" gemacht haben, speichern Sie diese mit betätigen von oder . In der Gruppe "Firmenkonten" wird Ihnen das angelegte Firmenkonto angezeigt. Verlassen Sie die Maske der Firmenkontenverwaltung, um auf die Maske des Firmenstamms zurück zu kehren. Ihr zuvor angelegtes Firmenkonto können Sie wie oben beschrieben, jetzt ihrer Firma zuweisen.

Firmenkonto ändern

Zum ändern eines Firmenkontos, wählen Sie in der Firmenkontenverwaltung aus der Auswahlliste das gewünschte Firmenkonto aus. Sämtliche Informationen des Firmenkontos werden in die Felder oberhalb der Auswahlliste geladen. Jetzt können Sie Änderungen an den Werten in den Feldern vornehmen. Es ist zu beachten, dass die Werte in der Gruppe "Bankdaten" nicht über die Firmenkontenverwaltung editiert werden können. Dies kann nur in der Maske für die Bankverwaltung getätigt werden. Um die Änderungen zu speichern, betätigen Sie oder .

Firmenkonto löschen

Zum löschen eines Firmenkontos, wählen Sie aus der Auswahlliste der Firmenkontenverwaltung das gewünschte Firmenkonto. Betätigen Sie danach die Schaltfläche oder die Tastenkombination . Es erscheint ein Dialog-Fenster für den Löschvorgang, das Sie mit "Ja" bestätigen.

Kommunikation

In der Gruppe "Kommunikation" tragen Sie die Kontaktdaten Ihres Unternehmens ein. Diese werden dann für die unterschiedlichen Beleg-Typen verwendet, wie z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen.

Steuer

Die Gruppe "Steuer" hält Identifizierungszeichen gegenüber staatlichen Finanzbehörden fest. Dazu zählt die Steuer-Nr. und die USt-ID.

Firmierung

In die Gruppe "Firmierung" können Sie Angaben über die Rechtsform ihres Unternehmens tätigen. Es stehen Ihnen zwei Rechtsformen zur Verfügung: "GmbH/UG" und "AG". Sollte ihr Unternehmen zu keinem der beiden Rechtsformen angehören, dann wählen Sie aus der Drop-Down-Liste den Wert "Allgemein". Hier können Sie das Registergericht, die Register Nr. und die Gläuber-Id.-Nr. eintragen. Für die Einstellung "GmbH/UG" können Sie den ersten und zweiten Geschäftsführer, den Aufsichtsrat und den Komplementär angeben. Für die Einstellung "AG" können Sie den ersten und zweiten Vorstand, den Vorsitzenden und das Grundkapital eintragen. Nachdem Sie die für Sie passend Einstellung getätigt haben, ist ein Speichern der Daten über bzw. erforderlich.

Programm Einstellungen

Der Reiter "Programm" ermöglicht es Ihnen Einstellungen hinsichtlich der Programm-Logik vorzunehmen. Dazu zählen zum einen funktionsübergreifende Einstellungen, die in der Gruppe "Allgemeine Einstellungen" enthalten sind und zum anderen funktionsspezifische Einstellungen, die sich in der Gruppe "Verkauf" und "Einkauf" befinden.

Zum aktivieren einer Einstellung klicken Sie auf die jeweilige Kontrollbox und betätigen bzw. . Einige Einstellungen sind gesperrt und lassen sich deshalb nicht aktivieren bzw. deaktivieren. Zu erkennen sind diese Einstellungen durch eine grau hinterlegte Kontrollbox (/).

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen können Sie zwei verschiedene Einstellungen vornehmen:

1. Doppelte Artikel-/Knd.-/Lief.-Nr. verbieten: Durch einschalten dieser Einstellung wird die Eintragung von doppelten Artikel-/Knd.-/Lief.-Nr. durch SilvERP automatisch unterbunden.
2. Rechtesystem: Mit dieser Einstellung können Sie das Rechtesystem in SilvERP ein- bzw. ausschalten. Sollten Sie das Rechtesystem einschalten ohne zuvor Rechte vergeben zu haben, dann wird Ihnen SilvERP die Aktivierung verweigern. Dies dient zum Schutz vor möglichen "Aussperrungen".

Verkaufseinstellungen

In der Gruppe "Verkauf" können Sie Programm-Einstellungen tätigen, die sich auf den Verkauf auswirken.

Verkaufseinstellung	Beschreibung
Stapeldruck nach Rechnungs-Erstellung	Verwaltung der Finanzbuchhaltung relevanten Zusatzinformationen, des ausgewählten Kunden
Ansprechpartner in Angebot/AB einbetten	Verwaltung der Standard-Konditionen für den ausgewählten Kunden
Rohertragsbasis EK-Kalk	Durch aktivieren dieser Einstellung wird zur Ermittlung des Rohertrags, der kalkulierte Einkaufspreis herangezogen.
Überschreibbare Positions-EKs	Mit der Aktivierung dieser Einstellung lassen Sich die Einkaufspreise auf Positionsebene überschreiben.
Provisionssatz / Position
Preislisten in Auftrag
Gewichtsberechnung im Lieferschein	Durch aktivieren dieser Einstellung wird die Gewichtsberechnung in Lieferscheinen eingesetzt.
Rohgewinn in Auftrag zeigen	Mit der Aktivierung dieser Einstellung werden Ihnen in der Auftragsmaske die Rohgewinne eines Auftrags angezeigt.

Einkaufseinstellungen

In der Gruppe "Einkauf" können Sie Einstellungen tätigen, die sich auf den Einkauf auswirken.

Einkaufseinstellung	Beschreibung
Artikeltexte überschreiben	Bericht des Umsatzes oder des Rohgewinns für den ausgewählten Kunden
Anfrage ohne Preise drucken	Bericht über die Verkaufshistorie, Lieferrückstände, offenen Posten oder dem Sortiment für den ausgewählten Kunden
Bestellung ohne Preise drucken	Liste der Termin-Aktivitäten des ausgewählten Kunden
nur zugeordnete Lieferadressen	Verwaltung von Schlagwörter für den ausgewählten Kunden
Aktualisierung der Lieferantenpreise beim Bestellen	Verwaltung von zusätzlichen Informationen, die den ausgewählten Kunden kennzeichnen
Aktualisierung der Lieferantenpreise bei Eingangsrechnung	Verwaltung von zusätzlichen Informationen, die den ausgewählten Kunden kennzeichnen
Lieferanten-Rg als Pflichtfeld bei Verbindlichkeiten	Verwaltung der Finanzbuchhaltung relevanten Zusatzinformationen, des ausgewählten Kunden
Prüfung auf doppelte Lieferanten-Rechnungsnummer	Verwaltung der Standard-Konditionen für den ausgewählten Kunden

Lager-Einstellungen

In der Gruppe "Lager" können Sie Einstellungen tätigen, die sich auf das Lager beziehen.

Lager-Einstellung	Beschreibung
Bei Unterlieferung nach Restmenge fragen	Bericht des Umsatzes oder des Rohgewinns für den ausgewählten Kunden
Lieferscheinzwang beim Wareneingang	Bericht über die Verkaufshistorie, Lieferrückstände, offenen Posten oder dem Sortiment für den ausgewählten Kunden
Automat. Labeldruck beim Wareneingang	Liste der Termin-Aktivitäten des ausgewählten Kunden
Standard-Lagerort Wareneingang	Verwaltung von Schlagwörter für den ausgewählten Kunden
Artikel beim Sprung im Lagerbuchung blocken	Verwaltung von zusätzlichen Informationen, die den ausgewählten Kunden kennzeichnen
Standard-Grund bei freien Lagerbuchungen	In diesem Feld hinterlegen Sie den Grund, der bei jeder freien Lagerbuchung automatisch eingetragen werden soll.
Lagerort bei Kommission stornieren	Verwaltung der Finanzbuchhaltung relevanten Zusatzinformationen, des ausgewählten Kunden
Lagerort bei Lieferschein stornieren	Verwaltung der Standard-Konditionen für den ausgewählten Kunden
Sammelbuchung beim Wareneingang	Verwaltung von zusätzlichen Informationen, die den ausgewählten Kunden kennzeichnen
Speicher-Info beim Wareneingang	In diesem Feld hinterlegen Sie den Grund, der bei jeder freien Lagerbuchung automatisch eingetragen werden soll.
Wareneingangsschein druck beim WE	Verwaltung der Finanzbuchhaltung relevanten Zusatzinformationen, des ausgewählten Kunden
Zusatzinfo in VK/EK verbinden	Zusatzinformationen für Aufträge, Bestellungen und Wareneingänge werden in den Feldern Zusatzinfo 1 und 2 hinterlegt. Die Aktivierung dieser Einstellung bewirkt, dass die im Feld Zusatzinfo 1 und Zusatzinfo 2 hinterlegten Informationen von einem Auftrag zu einer Bestellung übergeben werden. Zusätzlich können beim Wareneingang die Zusatzinfo 1 und 2 abgeändert werden. Die Änderungen haben Auswirkungen auf die Felder in der Bestellung und im Auftrag. Die Felder Zusatzinfo 1 und 2 sind mit dieser Einstellung über die Masken Auftrag, Bestellung und Wareneingang miteinander verbunden.

Sachbearbeiter-Einstellungen

Im Reiter "Sachbearbeiter" können Sie einen Standard-Sachbearbeiter für die Beleg-Typen Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, Bestellung, Eingangsrechnung und Verbindlichkeit festlegen. Klicken Sie bitte hierzu auf das SilvERP-Symbol um den Auswahl-Dialog zu starten, der Ihnen die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter anzeigt, die als Sachbearbeiter gekennzeichnet wurden. Mit einem Klick auf den Mitarbeiter wird dieser auf das Feld Sachbearbeiter des jeweiligen Beleg-Typs übertragen.

Desweiteren sind folgende Einstellungen ein- bzw. ausschaltbar:

Rechnungs-Einstellung	Beschreibung
Sachbearbeiter aus Auftrag übernehmen	Durch die Aktivierung dieser Einstellung, wird für Rechnungen der Sachbearbeiter aus dem Auftrag genommen. Rechnungen die aus keinem Auftrag erstellt wurden, erhalten den Standard-Sachbearbeiter der im Feld Sachbearbeiter hinterlegt wurde.
Kurztexte aus Auftrag übernehmen	In jedem Auftrag können die Felder Kurztexte 1 bis 3 verwendet werden, um Zusatzinformationen auf der Beleg-Ebene zu hinterlegen. Mit der Aktivierung dieser Einstellung, wird der Inhalt der Felder Kurztexte 1 bis 3 bei einer Rechnungserstellung automatisch aus dem Auftrag übernommen.
Referenz aus Auftrag übernehmen	Das Feld Referenz findet sich unter anderem auf der Auftragsmaske und der Rechnungsmaske. Mit der Aktivierung dieser Einstellung, wird bei jeder Anlage einer Auftragsrechnung, der im Feld Referenz befindliche Wert in die Rechnung übernommen.

Auftrag-Einstellung	Beschreibung
Sachbearbeiter aus Angebot übernehmen	Durch die Aktivierung dieser Einstellung, wird für Aufträge der Sachbearbeiter aus dem Angebot übernommen. Aufträge die aus keinem Auftrag erstellt wurden, erhalten den Standard-Sachbearbeiter der im Feld Sachbearbeiter hinterlegt wurde.

Lieferschein-Einstellung	Beschreibung
Sachbearbeiter aus Auftrag übernehmen	Durch die Aktivierung dieser Einstellung, wird für Lieferscheinen der Sachbearbeiter aus dem Auftrag übernommen. Lieferscheine die aus keinem Auftrag erstellt wurden, erhalten den Standard-Sachbearbeiter der im Feld Sachbearbeiter hinterlegt wurde.
Kurztexte aus Auftrag übernehmen	In jedem Auftrag können die Felder Kurztexte 1 bis 3 verwendet werden, um Zusatzinformationen auf der Beleg-Ebene zu hinterlegen. Mit der Aktivierung dieser Einstellung, wird der Inhalt der Felder Kurztexte 1 bis 3 bei einer Lieferscheinerstellung automatisch aus dem Auftrag übernommen.

Masken-Einstellungen

Masken

In dieser Gruppe ist hinterlegt, im welchem Modus eine Maske gestartet werden soll und ob die letzte Moduseinstellung gespeichert werden soll. Die Einstellungen können nicht geändert werden.

Suchfunktionen

In dieser Gruppe können Sie die Suchfunktionen Livesuche und automatische Wildcardsuche aktivieren bzw. deaktivieren.

Anzeigeformat der Adressen

Die Gruppe Anzeigeformat Adressen beinhaltet Einstellungen die für die Anzeige von Ansprechpartnern, Lieferadressen, Rechnungsadressen, Sachbearbeiter, Vertreter und Betreuer/Anforderer relevant sind. Die Anzeige bezieht sich auf Masken. Das Anzeigeformat auf Belegen kann durch diese Einstellungen nicht verändert werden.

Zum Ändern eines Anzeigeformats, klicken Sie bitte auf das SilvERP-Symbol der jeweiligen Adresse. Im Anschluss öffnet sich ein Auswahl-Dialog mit den vorhandenen Formaten. Klicken Sie bitte auf einen Anzeigeformat, die für das Feld in Zukunft verwendet werden soll.

Aufbau und Möglichkeiten der Anzeigeformate:

Anzeigeformat	Resultat (Bsp.)	Beschreibung
{a.name1} {a.name2}	Horst Lokal	Mit diesem Format wird der Vor- und Nachname angezeigt. Die Trennung der erfolgt durch ein Leerzeichen.
{a.name1} {a.city}	Horst Frankfurt am Main	Mit diesem Format wird der Vorname und der Ort angezeigt. Die Trennung der erfolgt durch ein Leerzeichen.
{a.name1} {a.phone1}	Horst 02363123456	Mit diesem Format wird der Vorname und die Telefonnummer angezeigt. Die Trennung der erfolgt durch ein Leerzeichen.
{a.name1} {a.fax1}	Horst 02363123455	Mit diesem Format wird der Vorname und die Telefaxnummer angezeigt. Die Trennung der erfolgt durch ein Leerzeichen.
{a.matchcode} {a.city}	HorstLokal Frankfurt am Main	Mit diesem Format wird der Suchbegriff und der Ort angezeigt. Die Trennung der erfolgt durch ein Leerzeichen.
{a.matchcode} {a.phone1}	HorstLokal 02363123456	Mit diesem Format wird der Suchbegriff und die Telefonnummer angezeigt. Die Trennung der erfolgt durch ein Leerzeichen.
{a.matchcode} {a.fax1}	HorstLokal 02363123455	Mit diesem Format wird der Suchbegriff und die Telefaxnummer angezeigt. Die Trennung der erfolgt durch ein Leerzeichen.
{e.personnelNo} {a.name1}	12345679 Horst	Mit diesem Format wird die Personalnummer und der Vorname angezeigt. Die Trennung der erfolgt durch ein Leerzeichen.

Standardbelegung für Datumsfelder

In der Gruppe Belegung Datumsfelder können Sie das Standard-Datum bei der Erstellung von neuen Belegen oder dem Aufrufen von Masken festlegen. Folgende Datumsfelder können Sie mit einem Standard-Datum versehen:

Datumsfeld	Beschreibung
Angebot: gültig bis	In diesem Feld können Sie Einstellen, wie lange ein Angebot in der Vorbelegung gültig sein soll. Bespw. Angebotsdatum + 14 Tage.
Position: Wunsch	In diesem Feld können Sie Einstellen, mit welchem Datum das Feld Termin einer Position vorbelegt wird. Bspw. das Datum der Positionserstellung.
Position: Bestätigt	In diesem Feld können Sie Einstellen, mit welchem Datum das Bestätigen einer Position vorbelegt wird. Bspw. das aktuelle Datum + 30 Tage.
Controlling: von Datum	In diesem Feld können Sie Einstellen, mit welchem Datum das Feld von Datum einer Controlling-Maske vorbelegt sein soll. Bspw. der erste Tag des aktuellen Jahres.
Controlling: bis Datum	In diesem Feld können Sie Einstellen, mit welchem Datum das Feld bis Datum einer Controlling-Maske vorbelegt sein soll. Bspw. der letzte Tag des aktuellen Jahres.

Mögliche Formate die in den Datumsfeldern hinterlegt werden können:

Format	Beschreibung
{date:today}	Das aktuelle Datum wird ausgegeben.
{date:+1 days}	Das hinterlegte Datum um einen Tag in die Zukunft versetzt.
{date:+7 days}	Das hinterlegte Datum um sieben Tage in die Zukunft versetzt.
{date:+14 days}	Das hinterlegte Datum um 14 Tage in die Zukunft versetzt.
{date:+30 days}	Das hinterlegte Datum um 30 Tage in die Zukunft versetzt.
{date:+60 days}	Das hinterlegte Datum um 60 Tage in die Zukunft versetzt.
{date:firstDayOfMonth}	Das Datum des ersten Tags des aktuellen Monats.
{date:firstDayOfYear}	Das Datum des ersten Tags des aktuellen Jahrs.

Listen-Export

Im Artikel Datenexport wird der Listen-Export näher erläutert.

Druckeinstellungen

Belegtypunabhängige Druckeinstellungen

Versatz Zahlungseingangsprüfung (Mahnwesen): da muss der wert -2 eingetragen werden. Der Mahntext "Zahlungseingänge wurden geprüft bis..." zum heutigen Datum, abzüglich den eingestellten Versatz. Zeitspanne die in minus angegeben werden muss, da die Zahlungseingangsprüfung eine gewisse Zeit benötigt. Bei einem positiven Wert würde SilvERP diesen auf das letzte Prüfdatum der Zahlungseingänge dazu rechnen. Auf die Mahnung wird das letzt Prüfdatum der Zahlungseingänge und der Toleranz für die Zahlungseingangsprüfung aufgewiesen.

Versatz Zahlungsziel bzgl. nächstem Mahndatum: