Datenschutz Nachrichten
Dieser Beitrag gehört zu den SilverERP Datenschutz-Funktionen.
Abb.: Datenschutz-Nachrichten können auch Dateien oder Dokumente enthalten, die per Upload ins DMS mit der Datenschutz-Nachricht verbunden werden.
Die Nachrichten, die im Datenschutz-Register bereitgestellt werden, werden in Stammdaten » Datenschutz Nachrichten gepflegt. Der Inhalt der Nachricht wird über das Template-System vorgeschrieben, so dass beim Versand der E-Mail der Empfänger, der Betreff, der Inhalt sowie ein etwaiger Dateianhang automatisch erzeugt werden.
Neue Datenschutz-Nachricht anlegen
Die einzelnen Schritte zum Konfigurieren der Nachricht sind wie folgt:
- In Grundtabellen » Auswahl-Listen muss zunächst ein neuer Eintrag in der Liste "Datenschutz" mit dem Namen der neuen Nachricht angelegt werden
- Anschließend öffnen Sie Stammdaten » Datenschutz Nachrichten und wählen die Nachricht aus, die Sie bearbeiten möchten
- Bearbeiten Sie den Betreff der Nachricht über das gleichlautende Feld
- Bearbeiten Sie den Text-Inhalt der Nachricht durch Antippen der Schaltfläche
E-Mail Template - Beenden Sie den Vorgang mit
Speichern
Auswahl-Liste anlegen
Bei der Neuanlage der Auswahl-Liste stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
- Auswahl / Bezeichnung: Die eingetragene Bezeichnung dient einerseits der Identifikation in den jeweiligen Auswahl-Listen und wird andererseits als Tooltip in einigen Spaltenüberschriften eingesetzt
- Wert: Der Wert bestimmt in welchem Kontext die Auswahl-Liste angezeigt wird; 1 = Kundenstamm, 2 = Lieferanten, 3 = Mitarbeiter, 4 = Zusatzadressen
- Sortierung: Der eingetragene Wert bestimmt die Reihenfolge / Sortierung in der Auswahl-Liste
- Kennzeichen: Optional; ist ein Wert eingetragen, wird der Wert als Schlagwort im DMS, als Spaltenüberschrift in Listen eingesetzt und steuert außerdem, ob der Status dieses Dokuments in Stammdaten » Kundenlisten dokumentiert wird
Dokument/Datei anfügen
Soll der Nachricht ein Dokument/Datei als Dateianhang beigefügt werden, so erfolgt dies, indem Sie bei ausgewählter Nachricht eine Datei über die DMS-Upload-Funktion in das DMS laden. Durch den Upload der Datei wird diese mit der Datenschutz-Nachricht verknüpft. Beim Versand der entsprechenden Datenschutz-Nachricht wird die Datei ebenfalls versendet und der Versand protokolliert. Über die Schaltfläche PDF-Drucken (verfügbar im Datenschutz-Register) können hinterlegte PDF-Dateien direkt in der Vorschau geöffnet werden.
Dokument/Datei ändern
Falls die Datei geändert oder eine neue Version der Datei genutzt werden soll, ist der Vorgang des Austauschs der Gleiche: Wählen Sie zunächst die Datenschutz-Nachricht aus und laden Sie mit der DMS-Upload-Funktion die aktuelle Datei zur Verwendung mit der gewählten Nachricht ins DMS.