Übertragungsarten

Übertragungsarten

Mit den Übertragungsarten lassen sich Standard-Vorgaben für die Übertragung von Rechnungen festlegen

Die Karte “Übertragungsarten” im Kundenstamm erlaubt die Definition von kundenspezifischen Vorgaben für den Versand von Belegen. So kann für einzelne Belegarten eingestellt werden, ob der Beleg als physisches Papier ausgegeben / gedruckt werden, oder ob der Versand per E-Mail erfolgen soll. Für den Versand per E-Mail können zudem Empfängername und E-Mail Adresse sowie individuelle Angaben für Betreff, Text und Signatur getroffen werden.

Um allgemeine Standardvorgaben für die Übertragungsart festzulegen, die immer dann greifen, wenn keine abweichende Regelung im Kundenstamm festgelegt wurde, finden Sie die allgemeinen Einstellungsmöglichkeiten unter Stammdaten >> Übertragungsarten.

Bitte beachten:

Während die Einstellungen für den E-Mail-Versand auch beim manuellen Versand von Belegen per E-Mail berücksichtigt werden, ist derzeit nur der Dialog “Verkauf >> Stapelversand Rechnungen” für die Nutzung der Übertragungsarten in der Stapelverarbeitung eingerichtet. (Stand: 03/2019).

Stammdaten

Um Standardeinstellungen für einzelne Übertragungsarten einzurichten, verwenden Sie den Dialog Stammdaten: Übertragungsarten. Dort legen Sie zunächst fest, wie SilverERP den Versand Ihrer Belege handhaben soll, wenn keine anderen Regelungen im Kundenstamm getroffen wurden. Wenn also der Standardversand für Rechnungen per Post erfolgt, dann legen Sie für Rechnungen zunächst die Hauptübertragungsart “Druck” fest. Anschließend kann für Kunden, für die abweichend von der Standard-Regelgung der Rechnungsversand per E-Mail erfolgen soll, eine abweichende Übertragungsart im Kundenstamm eingerichtet werden.

Übertragung per E-Mail
Sind Übertragungsarten für eine jeweilige Belegart definiert, werden beim Belegversand per E-Mail diese Einstellungen übernommen. Ist keine Übertragungsart definiert, wird auf den Ansprechpartner im Bereich “Zusatzadressen” zurückgegriffen. Ist dort auch keine E-Mail Adresse gepflegt, verwendet SilverERP die E-Mail Adresse, die im Feld “E-Mail” in der Gruppe “Kontaktdaten” vermerkt wurde.

Die Priorisierung der Übertragungsarten und Einstellungen für den E-Mail Versand erfolgt dabei also von spezifisch zu unspezifisch:

• 1. Prio: Einstellungen der Übertragungsarten im Kundenstamm
• 2. Prio: Ansprechpartner im Kundenstamm
• 3. Prio: Feld “E-Mail” im Kundenstamm

Dialog: Stammdaten: Übertragungsarten

Einstellungsmöglichkeiten der Übertragungsart “E-Mail”:

• Auswahl des Belegtyps (z.B. “Angebote” oder “Rechnungen”) (1);
• Bestimmung der Übertragungsart (“Druck” oder (E-Mail”), die für die gewählte Belegart gelten soll (2);
• Eingabe der Absender-E-Mail Adresse (3), die beim E-Mail-Versand verwendet und angezeigt werden soll (Wichtig: Antworten oder “Bounce”-Nachrichten werden an diese E-Mail Adresse geschickt. Daher sollten Sie darauf achten, dass der E-Mail Eingang für dieses Postfach überwacht wird);
• Mit den Feldern “E-Mail” und “Empfängername” (4) kann eine Ziel-/Empfängeradresse für die E-Mail-Zustellung der gewählten Belegart eingerichtet werden. So kann beispielsweise eingestellt werden, dass alle Lieferscheine immer an den Spediteur geschickt werden sollen;
• Das “Betreff”-Feld erlaubt die Verwendung von Variablen, die beim Versand übersetzt werden (5);
• Aktivieren Sie den Parameter “Haupt”, wenn die gewählte Einstellung als Hauptübertragungsart dienen soll (6);
• Die Schaltfläche “Signatur” erlaubt die Einrichtung einer E-Mail Signatur für die ausgewählte Übertragungsart (7);
• Die Schaltfläche “Template” erlaubt die Definition von Textvorgaben, die in den Body der E-Mail eingesetzt werden (8);
• Die Befehle Speichern, Löschen oder Säubern finden jeweils auf die ausgewählte und in die Maske geladene Belegart Anwendung (9).

Wenn in den Übertragungsarten für einen Belegtyp mehrere E-Mail-Empfänger eingerichtet wurden, dann werden Absender, Text-Vorlagen und eine evt. hinterlegte Signatur von der Übertragungsart übernommen, die als "Hauptversandart" festgelegt wurde und beim Versand an die übrigen Empfänger berücksichtigt.

Kundenstamm

Karte “Übertragungsarten” im Kundenstamm – Hauptübertragungsarten werden grün markiert

Der Dialog zur Pflege der Übertragungsarten im Kundenstamm ist identisch zu den Einstellungen in den Stammdaten. Wählen Sie zunächst den Belegtyp aus und ordnen anschließend die Übertragungsart zu. Wie in den allgemeinen Einstellungen in den Stammdaten haben Sie auch im Kundenstamm u.a. die Möglichkeit, individuelle E-Mail-Empfänger und Absender zu definieren, wenn als Übertragungsart “E-Mail” gewählt wurde.

Stapelverarbeitung von Rechnungen

Wenn alle für den Rechnungsversand relevanten Einstellungen in den beiden zugehörigen Masken (Stammdaten: Übertragungsarten; abweichende Regelungen im Kundenstamm) vorgenommen wurde, wird der Rechnungen-Stapelversand wie folgt durchgeführt:

1. Erstellen Sie zunächst alle fälligen Rechnungen mit dem Dialog Verkauf: Sammel-Rechnungen;
2. Selektieren Sie alle unfakturierten Lieferscheine, für die Sie Rechnungsbelege anlegen wollen;
3. Nachdem die Auswahl mit dem Haken () bestätigt wurde, werden Sie gefragt, ob die Rechnungen gedruckt werden sollen. Klicken Sie auf “Nein” (zukünftig wird der Druck / Nachfrage durch einen Firmenstamm-Schalter auszuschalten sein);
4. Um den Versand der Belege durchzuführen, wechseln Sie zur Maske “Verkauf: Stapelversand Rechnungen”.

Verkauf: Stapelversand Rechnungen

Mit der Maske Verkauf: Stapelversand Rechnungen werden die im vorigen Schritt erstellten Rechnungsbelege nun unter Berücksichtigung der eingestellten Übertragungsart versendet oder gedruckt. Die dargestellten Rechnungen können wie üblich mit verschiedenen Filterungsmöglichkeiten bearbeitet werden, darunter auch nach der Übertragungsart (1). Um zwischen den nicht-versendeten Belegen, den erfolgreich versendeten Belegen und den Belegen mit Fehlermeldung zu wechseln, verwenden Sie die Schaltfläche zu (2). Die Rechnungsübersicht zeigt in der Spalte “Übertragungsart” die für die jeweilige Rechnung gültige Übertragungsart und in der Spalte “Kundenüb.”, ob eine für den Kunden abweichende Übertragungsart eingestellt wurde (3). Verwenden Sie zum Druck/Senden der offenen Rechnungen die Auswahl-Werkzeuge, um alle oder einzelne Rechnungen auszuwählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit dem “Bestätigen”-Haken ().

Alle nicht mit Standardversandart versendeten Belege
Beim Starten des Dialogs werden zunächst alle nicht versandten und nicht gedruckten Rechnungen aufgeführt, sofern das ihrer Hauptübertragungsart entspricht (siehe nachfolgende Tabelle zur Veranschaulichung).

Sichtbarkeit nach Druck-/Versand-Status

Standardversandart	Manuell ausgeführt	Offen in Stapelversand	Erfolgreich versendete Belege
E-Mail	Per E-Mail verschickt	nein	ja
Druck	Manuell gedruckt	nein	ja
E-Mail	Manuell gedruckt	ja	nein
Druck	Per E-Mail verschickt	ja	nein

Eine Rechnung, die auf dem Postweg verschickt wird, erscheint also in der Liste der nicht versandten Rechnungen – auch wenn Sie bereits vorab per E-Mail geschickt wurde. Ist die Hauptübertragungsart für diese Rechnung jedoch der E-Mail Versand, dann wird diese Rechnung gleich in den “Ordner: Erfolgreich versendete Belege” geschoben.

Um sich von dem erfolgreichen Versand per E-Mail zu überzeugen, kann zusätzlich zur Ansicht “Erfolgreich versendete Belege”, die über den Schalter (2) eingeblendet wird, auch das Dokumenten Management System verwendet werden (Aufruf über den jeweiligen Vorgang oder Kunden).

Hinweis: Ob eine per E-Mail versandte Rechnung tatsächlich zugestellt wurde oder im Spamordner des Empfängers gelandet ist, können wir nicht feststellen. Die Ansicht “Belege mit Fehler beim Versenden” (2) listet allerdings alle Belege auf, bei welchen der Server des Empfängers eine Zustellung der E-Mail abgelehnt hat. Die Gründe hierfür können vielfältig sein (Server nicht erreichbar, Postfach voll, E-Mail Empfänger unbekannt). In diesen Fällen ist es sinnvoll, die hinterlegten E-Mail Adressen zu überprüfen und einen erneuten Zustellversuch zu unternehmen.

Der hier beschriebene Dialog Verkauf: Stapelversand Rechnungen wird zukünftig den Dialog Verkauf: Stapeldruck Rechnungen ersetzen.