Übertragungsarten

Übertragungsarten

Die Karte “Übertragungsarten” im Kundenstamm erlaubt die Definition von kundenspezifischen Vorgaben für den Versand von Belegen. So kann für einzelne Belegarten eingestellt werden, ob der Beleg als physisches Papier ausgegeben / gedruckt werden, oder ob der Verstand per E-Mail erfolgen soll.

Für den Versand per E-Mail können Empfängername und E-Mail Adresse sowie individuelle Angaben für Betreff, Text und Signatur getroffen werden.

Um allgemeine Standardvorgaben für die Übertragungsart festzulegen, die immer dann greifen, wenn keine abweichende Regelung im Kundenstamm festgelegt wurde, finden Sie die allgemeinen Einstellungsmöglichkeiten unter Stammdaten >> Übertragungsarten.

Bitte beachten:

Während die allgemeinen und kundenspezifischen Einstellungen für den E-Mail-Versand auch beim Einzelversand von Belegen per E-Mail Berücksichtigung finden, ist derzeit nur der Dialog “Verkauf >> Stapelversand Rechnungen” für die Nutzung der Übertragungsarten in der Stapelverarbeitung eingerichtet. Siehe unten für die Beschreibung des Prozesses für den Stapelversand von Rechnungen. (Stand: 03/2019).

Stammdaten

Um Standardeinstellungen für einzelne Übertragungsarten einzurichten, verwenden Sie den Dialog Stammdaten >> Übertragungsarten. Dort legen Sie zunächst fest, wie SilverERP den Versand Ihrer Belege handhaben soll, wenn keine anderen Regelungen im Kundenstamm getroffen wurden. Wenn also der Standardversand für Rechnungen per Post erfolgt und nur bei einzelnen Kunden abweichend per E-Mail gewünscht ist, dann legen Sie für Rechnungen die Hauptübertragungsart “Druck” fest. Anschließend kann für Kunden, für die der Rechnungsversand per E-Mail erfolgen soll, eine vom Standard abweichende Übertragungsart im Kundenstamm eingerichtet werden.

Die Priorisierung der Übertragungsarten und Einstellungen erfolgt dabei von spezifisch zu unspezifisch:

Kundenstamm: Feld “E-Mail” >> Kundenstamm: Ansprechpartner >> Kundenstamm: Übertragungsarten

Sind Übertragungsarten für eine jeweilige Belegart definiert, werden beim Belegversand per E-Mail diese Einstellungen übernommen. Sollten keine Übertragungsarten definiert werden, wird auf den Ansprechpartner im Bereich Zusatzadressen zurückgegriffen. Ist dort auch keine E-Mail Adresse gepflegt, verwendet SilverERP die E-Mail Adresse, die im Feld “E-Mail” in der Gruppe “Kontaktdaten” vermerkt wurde.

Dialog: Stammdaten >> Übertragungsarten
Einstellungsmöglichkeiten des Dialogs:

• Auswahl des Belegtyps (z.B. “Angebote” oder “Rechnungen”) (1);
• Bestimmung der Übertragungsart (“Druck” oder (E-Mail”), die für die gewählte Belegart gelten soll (2);
• Eingabe der Absender-E-Mail Adresse (3), die beim E-Mail-Versand verwendet und angezeigt werden soll (Wichtig: Antworten oder “Bounce”-Nachrichten werden an diese E-Mail Adresse geschickt. Daher sollten Sie darauf achten, dass der E-Mail Eingang für dieses Postfach überwacht wird);
• Mit den Feldern “E-Mail” und “Empfängername” (4) kann eine Ziel-/Empfängeradresse für die E-Mail-Zustellung der gewählten Belegart eingerichtet werden. So kann beispielsweise eingestellt, dass alle Lieferscheine immer an den Spediteur geschickt werden sollen;
• Das “Betreff”-Feld erlaubt die Verwendung von Variablen, die beim Versand übersetzt werden (5);
• Aktivieren Sie den Parameter “Haupt”, wenn die gewählte Einstellung als Hauptübertragungsart dienen soll (6);
• Die Schaltfläche “Signatur” erlaubt die Einrichtung einer E-Mail Signatur speziell für die ausgewählte Übertragungsart (7);
• Die Schaltfläche “Template” erlaubt die Definition von Textvorgaben, die in den Body der E-Mail eingesetzt werden (8);
• Die Befehle Speichern, Löschen oder Säubern finden jeweils auf die ausgewählte und in die Maske geladene Belegart Anwendung (9).

Kundenstamm

Karte “Übertragungsarten” im Kundenstamm – Hauptübertragungsarten werden grün markiert

Der Dialog zur Pflege der Übertragungsarten im Kundenstamm ist identisch zu den Einstellungen in den Stammdaten. Wählen Sie zunächst den Belegtyp aus und ordnen anschließend die Übertragungsart zu. Wie in den allgemeinen Einstellungen in den Stammdaten haben Sie auch im Kundenstamm u.a. die Möglichkeit, individuelle E-Mail-Empfänger und Absender zu definieren, wenn als Übertragungsart “E-Mail” gewählt wurde.

Stapelverarbeitung von Rechnungen

Wenn Sie alle für den Rechnungsversand relevanten Einstellungen in den beiden zugehörigen Masken (Stammdaten >> Übertragungsarten; abweichende Regelungen im Kundenstamm) vorgenommen haben, wird der Rechnungen-Stapelversand wie folgt durchgeführt:

1. Erstellen Sie zunächst alle fälligen Rechnungen mit dem Dialog Verkauf >> Sammel-Rechnungen;
2. Selektieren Sie alle unfakturierten Lieferscheine, für die Sie Rechnungsbelege anlegen wollen;
3. Nachdem Sie Ihre Auswahl mit dem Haken bestätigt haben, werden Sie gefragt, ob die Rechnungen nun gedruckt werden sollen. Klicken Sie nun auf “Nein” (zukünftig wird der Druck / Nachfrage durch einen Firmenstamm-Schalter auszuschalten sein);
4. Nachdem alle Rechnungs-Belege erstellt wurden, wechseln Sie nun für den Versand der Belege zur Maske “Verkauf >> Stapelversand Rechnungen”.

Verkauf >> Stapelversand Rechnungen

Die Maske Verkauf >> Stapelversand Rechnungen verwenden Sie, um die im vorigen Schritt erstellten Rechnungsbelege zu versenden. Dabei werden die eingestellten Übertragungsarten berücksichtigt. Wenn Sie die Maske öffnen, werden in der Gruppe Rechnungen alle “nicht mit Standardversandart versendeten Belege” aufgeführt.

Die dargestellten Rechnungen können wir üblich mit verschiedenen Filterungsmöglichkeiten bearbeitet werden, darunter auch nach Übertragungsart (1). Um zwischen den nicht-versendeten Belegen, den erfolgreich versendeten Belegen und den Belegen mit Fehlermeldung zu wechseln, verwenden Sie die Schaltfläche zu (2). Die Rechnungsübersicht zeigt in der Spalte “Übertragungsart” die für die jeweilige Rechnung gültige Übertragungsart und in der Spalte “Kundenüb.”, ob eine für den Kunden abweichende Übertragungsart eingestellt wurde (3).

Verwenden Sie zum Druck/Senden der offenen Rechnungen die Auswahl-Werkzeuge, um alle oder einzelne Rechnungen auszuwählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit dem “Bestätigen”-Haken ().

Zusätzlich zur Ansicht “Erfolgreich versendete Belege”, die über den Schalter (2) eingeblendet werden kann, sehen Sie die versandten E-Mails und zugehörigen Belege auch im Dokumenten Management System beim jeweiligen Vorgang oder Kunden.

Hinweis: Ob eine Rechnung per E-Mail zugestellt wurde oder im Spamordner des Empfängers gelandet ist, können wir nicht feststellen. Die Ansicht “Belege mit Fehler beim Versenden” listet allerdings alle Belege auf, bei welchen der Server des Empfängers eine Zustellung der E-Mail abgelehnt hat. Die Gründe hierfür können vielfältig sein (Server nicht erreichbar, Postfach voll, E-Mail Empfänger unbekannt). In diesen Fällen ist es sinnvoll, die hinterlegten E-Mail Adressen zu überprüfen und einen erneuten Zustellversuch zu unternehmen.

Bei der Betrachtung des Stapelversand-Dialogs ist zu beachten, dass in der Standardansicht nur die Belege aufgeführt werden, die noch nicht mit der vermerkten Standardversandart versandt wurden (siehe nachfolgende Tabelle zur Veranschaulichung).

Sichtbarkeit nach Druck-/Versand-Status

Standardversandart	Manuell ausgeführt	Offen in Stapelversand
E-Mail	Per E-Mail verschickt	nein
Druck	Manuell gedruckt	nein
E-Mail	Manuell gedruckt	ja
Druck	Per E-Mail verschickt	ja

Der hier beschriebene Dialog Verkauf >> Stapelversand Rechnungen wird zukünftig den Dialog Verkauf >> Stapeldruck Rechnungen ersetzen.