Anfragen

Unter dem Menüpunkt Einkauf > Anfragen können Sie Anfragen erfassen und verwalten.

Anfragen verwalten

Anfrage anlegen

Anfragemaske

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Anfragen.
2. Wechseln Sie bitte den Arbeitsmodus der Maske auf Neuanlage. Die Maske wird im Anschluss automatisch gesäubert und sämtliche Felder mit Werten versehen, die unter Firmenstamm eingestellt wurden (z. B. der Sachbearbeiter).
3. Wählen Sie bitte im Reiter Lieferant durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Lieferanten aus, für den die Anfrage erstellt werden soll.
4. Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder in den Reitern Lieferanten und Referenzen aus.
5. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf bearbeiten und Ihre Anfrage wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Anfragenummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Anfrage aktiviert wurde. Sollte die Anfragenummer aus --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Anfragenummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Anfrage freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Zur eindeutigen Identifizierung einer Anfrage wird in SilvERP die Anfragenummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage einer Anfrage manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Anfragenummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Anfragenummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Anfragen gesperrt sein, dann können keine weiteren Anfragen angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.

Lieferantenmaske

Über die Lieferantenmaske lassen sich aus dem Lieferantenstamm Belege verfolgen und erstellen. Darunter auch den Beleg-Typ Anfrage. Der Vorteil hierbei ist, dass nach der Weiterleitung zur Anfragemaske, der Lieferant automatisch in die Anfragemaske geladen wird und diese sich im Arbeitsmodus Neuanlage befindet.

1. Öffnen Sie bitte die Maske Stammdaten > Lieferanten.
2. Laden Sie bitte den Lieferanten über die Suchfunktion in die Lieferantenmaske.
3. Aktivieren Sie bitte den Reiter Belege oder Klicken Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Beleg erstellen.
4. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche neuer Beleg.
5. Wählen Sie bitte aus der Beleg-Liste den Beleg-Typ Anfrage aus. Sie werden im Anschluss auf die Anfragemaske weitergeleitet und die Lieferanteninformationen wurden vorgewählt.
6. Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder in den Reitern Lieferant und Referenzen aus.
7. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf bearbeiten und Ihre Anfrage wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Anfragenummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Anfrage aktiviert wurde. Sollte die Anfragenummer aus --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Anfragenummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Anfrage freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Anfragepositionen

Positionen anlegen

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Anfrage aus oder legen Sie bitte ein neue Anfrage an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Alle Artikel.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Position durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Artikel aus.
4. Geben Sie bitte im Feld Menge die Gesamtmenge und ggf. im Feld Grundpreis den Einkaufspreis für den ausgewählten Artikel ein.
5. Speichern Sie bitte die Anfrageposition ab, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Reiter der Maske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Anfrageposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Anfragepositionen lassen sich auf dem gleichen Weg anlegen.

Positionen löschen

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Anfrage aus oder legen Sie bitte ein neue Anfrage an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Alle Artikel.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Anfrageposition aus.
4. Klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Anfrageposition eine Bestätigung verlangt.
5. Klicken Sie bitte im Dialog-Fenster auf die Schaltfläche Ja. Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Die Reiter der Anfragemaske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gelöschte Anfrageposition wird in der Gruppe Positionen nicht mehr angezeigt. Weitere Anfragepositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Positionen ändern

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Anfrage aus oder legen Sie bitte ein neue Anfrage an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Alle Artikel.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Anfrageposition aus.
4. Ändern Sie bitte die Felder auf der Positionsübersicht nach Ihren Wünschen ab. Bspw. die Menge oder den Grundpreis.
5. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Reiter der Positionsübersicht werden im Anschluss automatisch gesäubert und die geänderte Anfrageposition wird in der Gruppe Positionen angezeigt. Weitere Anfragepositionen lassen sich auf dem gleichen Weg ändern.

Anfrage suchen

Ihre bereits erstellten Anfragen lassen sich über die umfangreichen Suchfunktionen von SilvERP finden.

Anfrage kopieren

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Anfrage aus oder legen Sie bitte ein neue Anfrage an.
2. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche kopieren, um zur Kopier-Maske weitergeleitet zu werden. Auf dieser können Sie Kopier-Einstellungen vornehmen, die bei dem Kopiervorgang berücksichtigt werden.
3. Führen Sie bitte alle für Sie relevanten Kopier-Einstellungen aus und vergewissern Sie sich dabei, dass im Feld kopieren als aus der Gruppe Optionen, der Beleg-Typ Anfrage ausgewählt wurde.
4. Klicken Sie bitte auf bzw. betätigen Sie die Tastenkombination , um den Kopiervorgang zu starten. Im nächsten Schritt gelangen Sie wieder auf die Anfragemaske mit der zuvor kopierten Anfrage. Hierbei wurden sämtliche Positionen aus der Quell-Anfrage übernommen.

Kopier-Einstellungen

Element	Beschreibung
Kopieren als	In diesem Feld stellen Sie das Ziel-Dokument des Kopiervorgangs ein. Bei jedem Kopiervorgang ist der Beleg-Typ Bestellung gewählt. Also das kopieren einer Anfrage zu einer Bestellung. Als alternativer Beleg-Typ für den Kopiervorgang steht Anfrage zur Verfügung. Also das kopieren einer Anfrage.
Pos.Termine beibehalten	Für jede Anfrageposition können Termine hinterlegt werden, der dem Wünschtermin entspricht. Durch die Aktivierung dieser Kontrollbox werden für sämtliche Positionen der zu kopierenden Anfrage, die Positionstermine in den Zielbeleg übernommen.
Neuer Termin	Für alle Positionen der zu kopierenden Anfrage, können über diese Kopier-Einstellung neue Positionstermine festgelegt werden. Das in diesem Feld hinterlegte Datum wird beim Kopiervorgang berücksichtigt und sämtlichen Positionen übergeben. Voraussetzung für die Terminüberschreibung ist die Deaktivierung der Einstellung Pos.Termine beibehalten.
Preise und Rabatte aktualisieren
Quell-Dokument archivieren	Das Aktivieren dieser Einstellung bewirkt nach dem Abschluss des Kopiervorgangs, ein archivieren des Quell-Dokuments. Diese Einstellung ist nützlich, wenn eine Anfrage zu einer Bestellung kopiert wird und die Anfrage nicht mehr in den aktiven Datenbestand der Anfragen benötigt wird.
Konditionen des Quell-Dokuments übernehmen	Die im Quell-Dokument hinterlegten Konditionen können mit der Aktivierung dieser Einstellung in das Ziel-Dokument übernommen werden. Andernfalls werden für das Ziel-Dokument die im Lieferantenstamm hinterlegten Konditionen verwendet.
Notizen des Quell-Dokuments kopieren	Die Beleg-Notizen können durch die Aktivierung dieser Einstellung berücksichtigt werden, indem Sie in das Ziel-Dokument übernommen werden.
Notizen der Positionen kopieren	Bei der Aktivierung dieser Einstellung werden die Notizen aus den Anfragespositionen in das Ziel-Dokument übernommen.

Anfrage ändern

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Anfragen.
2. Laden Sie bitte die zu ändernde Anfrage über die Suchfunktion in die Anfragemaske.
3. Ändern Sie bitte die Felder auf der Anfragemaske nach Ihren Wünschen ab.
4. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen.

Anfragenummer-Hinweis: Die Anfragenummer kann bei aktiver Einstellung in der Maske für die Nummernkreise nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen diese Einstellung deaktiviert werden.

Anfrage löschen

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Anfragen.
2. Laden Sie bitte die zu löschende Anfrage über die Suchfunktion in die Anfragemaske.
3. Klicken Sie bitte als nächstes auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Anfrage eine Bestätigung verlangt.
4. Bestätigen Sie bitte die Löschung mit Ja. Die Anfrage wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs.

Anfrage archivieren

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Anfragen.
2. Laden Sie bitte die zu archivierende Anfrage über die Suchfunktion in die Anfragemaske.
3. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Archivieren, die sich in dem Reiter Lieferant befindet. Sollte anstelle der Schaltfläche Archivieren die Schaltfläche Dearchivieren vorhanden sein, dann ist die Anfrage bereits archiviert worden. Nach einer erfolgreichen Archivierung, wird die Anfragemaske automatisch gesäubert und die Meldung Die Anfrage wurde archiviert erscheint.

Anfrage dearchivieren

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Anfragen.
2. Wechseln Sie bitte zum Arbeitsmodus Alle Datensätze.
3. Laden Sie bitte die zu dearchivierende Anfrage über die Suchfunktion in die Anfragemaske.
4. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Dearchivieren, die sich im dem Reiter Lieferant befindet. Sollte anstelle der Schaltfläche Dearchivieren die Schaltfläche Archivieren zu sehen sein, dann befindet sich die Anfrage nicht im archivierten Zustand.