Rechnungen

Unter dem Menüpunkt Verkauf > Rechnungen können Sie Rechnungen erfassen und verwalten.

Rechnungstypen in SilvERP

SilvERP bietet Ihnen den Einsatz von unterschiedlichen Rechnungstypen, die jeweils unterschiedliche Anwendungsfälle zur Verrechnung von Waren und Leistungen abbilden. Beispielsweise möchte Ihr Kunde eine Anzahlung bei Ihnen tätigen oder Sie möchten eine Auftragsrechnung über den kompletten Auftrag vor der Lieferung bzw. Leistungserbringung stellen.

Rechnungstyp	Beschreibung
Rechnung zu Auftrag	Dieser Rechnungstyp bezieht sich auf einen Auftrag und kann sowohl über die Auftragsmaske als auch über die Rechnungsmaske erzeugt werden. Über die Auftragsmaske wird dem Auftrag eine Rechnung hinzugefügt. Über die Rechnungsmaske wird der Rechnung ein Auftrag zugewiesen.
Rechnung zu Auftrag (ohne Lieferschein)
Rechnung zu Kunde (freie Rechnung)
Anzahlungsrechnung	Reiter Positionen auf der Rechnungsmaske wird nicht freigeschaltet, da Anzahlungsrechnungen positionsunabhängig sind.
Schlussrechnung	Der Rechnungstyp Schlussrechnung ist dann einzusetzen, wenn bereits Anzahlungsrechnungen für einen Auftrag vorangegangen sind.
Dauerauftragsrechnung

Rechnungen verwalten

Rechnung anlegen

Freie Rechnung (ohne Auftrag)

Rechnungsmaske

Durch den Aufruf der Rechnungsmaske gelangen Sie automatisch auf den Reiter Rechnung. Für die Anlage einer neuen Rechnung, schalten Sie bitte zunächst den Arbeitsmodus der Maske mit Hilfe der Modusbox auf Neuanlage nur Kunde. Die Maske wird im Anschluss gesäubert und sämtliche Felder mit Werten versehen, die unter Firmenstamm eingestellt wurden (z. B. der Sachbearbeiter). Wählen Sie bitte zunächst in der Gruppe Kunde durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Kunden aus, für den die Rechnung erstellt werden soll. Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder im Reiter Angebot aus und speichern dann den Angebot mit einen Klick auf bzw. betätigen von ab. Die Modusbox springt dann auf bearbeiten und Ihr Angebot wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt der rechte Reiter Positionen und die Angebotsnummer angezeigt.

Zur eindeutigen Identifizierung einer Rechnung wird in SilvERP die Rechnungsnummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage einer Rechnung manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Rechnungsnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Rechnungsnummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Rechnungen gesperrt sein, dann können keine weiteren Rechnungen angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.

Kundenmaske

Über die Kundenmaske lassen sich kundenzentriert Belege verfolgen und erstellen. Darunter auch den Beleg-Typ Rechnung. Der Vorteil hierbei ist, dass nach der Weiterleitung zur Rechnungmaske, der Kunde automatisch in die Rechnungsmaske geladen wird und diese sich im Arbeitsmodus Neuanlage nur Kunde befindet. Der Arbeitsmodus Neuanlage nur Kunde bezieht sich auf die Anlage einer freien Rechnung. Bereits vorhandene Aufträge des Kunden werden in diesem Fall nicht berücksichtigt.

Um die Anlage einer Rechnung über die Kundenmaske zu starten, öffnen Sie bitte die Kundenmaske unter Stammdaten > Kundenmaske. Als nächstes wählen Sie bitte über die Suchfunktion einen Kunden aus, für den eine Rechnung angelegt werden soll. Im Anschluss klicken Sie bitte auf den Reiter Belege. Betätigen Sie bitte die Schaltfläche neuer Beleg. Anschließend erscheint ein Dialog-Fenster, indem Sie bitte den Beleg-Typ Rechnung auswählen. Die Rechnungsmaske wird im Arbeitsmodus Neuanlage nur Kunde geöffnet und der Kunde ist bereits vorgewählt. Wählen Sie bitte im nächsten Schritt über das Feld Rechnungstyp, den Typ Freie Rechnung (ohne Auftrag). Die Rechnung kann jetzt von Ihnen per Klick auf das Symbol oder betätigen der Tastenkombination gespeichert werden. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Rechnungspositionen

Positionen anlegen

Zum Anlegen von Rechnungspositionen, wählen Sie bitte zunächst eine aus oder legen Sie bitte ein neues Angebot an. Das Anlegen eines Angebots wird im Abschnitt Angebot anlegen erläutert. Im nächsten Schritt geht es um die Anlege von Positionen zu dem ausgewählten Angebot. Klicken Sie bitte hierzu auf den Reiter Positionen. Sie befinden sich jetzt auf der Positionsübersicht Ihres Angebots. Wählen Sie bitte in der Gruppe Position durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Artikel aus. Als nächstes geben Sie bitte im Feld Menge die Gesamtmenge für den ausgewählten Artikel ein. Die im Rahmen eines Angebots eingegebenen Artikelmengen fließen zunächst nicht in die Bedarfsermittlung eines Artikels ein. Dies geschieht erst nachdem aus einem Angebot ein Auftrag erzeugt wurde. Das Wunschdatum der Angebotsposition geben Sie bitte im Feld Termin ein. Zum Speichern der Angebotsposition klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Die Maske des Reiters Positionen wird im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Angebotsposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Angebotspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg anlegen.

Positionen löschen

Zum Löschen von Angebotspositionen, wählen Sie bitte zunächst ein Angebot aus, dessen Positionen Sie löschen möchten. Im nächsten Schritt geht es um das Löschen von Positionen zu dem ausgewählten Angebot. Klicken Sie bitte hierzu auf den Reiter Positionen. Sie befinden sich jetzt auf der Positionsübersicht Ihres Angebots. Wählen Sie bitte aus der Gruppe Positionen durch einen Klick auf die Angebotspositionen einen Artikel aus. Als nächstes klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Angebotspostition eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie bitte dieses mit Ja. Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Die Maske des Reiters Positionen wird im Anschluss automatisch gesäubert und die gelöschte Angebotsposition wird in der Gruppe Positionen nicht mehr anzeigt. Weitere Angebotspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Positionen ändern

Zum Ändern von Angebotspositionen, wählen Sie bitte zunächst ein Angebot aus, dessen Positionen Sie löschen möchten. Im nächsten Schritt geht es um das Ändern von Positionen zu dem ausgewählten Angebot. Klicken Sie bitte hierzu auf den Reiter Positionen. Sie befinden sich jetzt auf der Positionsübersicht Ihres Angebots. Wählen Sie bitte aus der Gruppe Positionen durch einen Klick auf die Angebotspositionen einen Artikel aus. Nehmen Sie bitte im Anschluss Ihre Änderungen vor. Zum Speichern der Änderungen für die selektierte Angebotsposition, klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Die Maske des Reiters Positionen wird im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Angebotsposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Angebotspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg ändern.

Rechnung suchen

Ihre bereits erstellten Rechnungen lassen sich über die umfangreichen Suchfunktionen von SilvERP finden.

Rechnung ändern

Rufen Sie bitte über Verkauf > Angebot die Angebotsmaske auf. Die Modusbox springt dann automatisch auf den Arbeitsmodus bearbeiten und ihr Eingabezeiger befindet sich im Feld Suchbegriff. Als nächsten Suchen Sie bitte über die Suchfunktionen das zu bearbeitenden Angebot. Das aus dem Suchresultat geladene Angebot kann jetzt von Ihnen bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung speichern Sie bitte die Änderungen mit einem Klick auf oder dem betätigen von .

Die Angebotsnummer kann bei aktiver Einstellung Eingabe blockieren in der Maske für die Nummernkreise nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen diese Einstellung deaktiviert werden.

Rechnung löschen

Durch den Aufruf der Angebotsmaske gelangen Sie automatisch auf den Reiter Angebot. Dort laden Sie bitte das zu löschenden Angebot über die Suchfunktion in die Angebotsmaske. Klicken Sie bitte als nächstes auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung des Angebots eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie bitte dieses mit Ja. Das Angebot wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Sie gelangen im Anschluss erneut auf die Angebotsmaske.

Reiter

Angebot

Element	Beschreibung
Suchbegriff	In diesem Feld wird der Suchbegriff des ausgewählten Kunden bzw. Interessenten angezeigt.
Kunden-Nr.	Dieses Feld zeigt Ihnen für den ausgewählten Kunden die Kunden-Nr. an. Da Interessenten in SilvERP keine Kunden-Nr. erhalten, ist dieses Feld bei der Auswahl eines Interessenten leer.
Name 1	In Name 1 wird Ihnen für den ausgewählten Kunden der Kundenname anzeigt.
Name 2	Das Feld Name 2 beinhaltet für den ausgewählten Kunden den Kundennamen.
Land, PLZ, Ort	In diesem Feldern werden die im Kunden- bzw. Interessentenstamm hinterlegten Adressdaten angezeigt.
Telefon 1	Dieses Feld zeigt Ihnen für den ausgewählten Kunden bzw. Interessenten, die Telefonnummer an.
Angebots-Nr.	Im Feld Angebots-Nr. wird zur eindeutigen Identifikation des Angebots, die Angebots-Nr. hinterlegt bzw. angezeigt. Bei der Anlage eines neuen Angebots, wird auf den unter Grundtabellen > Nummernkreise eingestellten Nummernkreis für Angebote zugegriffen.
Vom	In diesem Feld wird das Datum des Angebots hinterlegt. Dieses wird in der Druckansicht angezeigt und gilt als Basis für die Gültigkeitsberechnung des Angebots.
Sachbearbeiter	Dieses Feld dient zur Zuweisung bzw. Anzeige eines Sachbearbeiters für ein Angebot. Bei der Zuweisung eines Sachbearbeiters, wird auf die im Mitarbeiterstamm gekennzeichneten Sachbearbeiter zugegriffen.
Betreuer	In diesem Feld wird der Betreuer für ein Angebot hinterlegt bzw. angezeigt. Bei der Zuweisung eines Betreuers, wird auf den gesamten Mitarbeiterstamm zugegriffen.
Vertreter	Dieses Feld dient zur Zuweisung bzw. Anzeige eines Vertreters für ein Angebot. Bei der Zuweisung eines Vertreters, wird auf die im Mitarbeiterstamm gekennzeichneten Vertreters zugegriffen.
Unternehmensbereich	Mit diesem Feld kann auf die unter Grundtabellen > Unternehmensbereiche hinterlegten Unternehmensbereiche zugegriffen werden und dem Angebot zugewiesen werden.
Projekt	Angebote können Projekten zugewiesen werden. Über dieses Feld wird das ausgewählte Angebot, einem Projekt zugeordnet. Bei der Zuweisung stehen die Projekte zur Auswahl, die unter Projekte > Projekte zu finden sind und nicht archiviert wurden.
Status	Über dieses Feld können Sie den Status eines Angebots festhalten. Die zur Auswahl stehende Statusliste kann unter Grundtabellen > Auswahllisten erweitert werden.
Gültig bis	Dieses Feld hält fest, wie lange ein Angebot für den Kunden bzw. Interessenten gültig ist. Es wird automatisch bei der Anlage eines Angebots gesetzt, kann aber auch nachträglich geändert werden. Die Angebotsgültigkeit ergibt sich durch das im Vom Feld hinterlegte Datum und die unter Stammdaten > Firmenstamm > Reiter Masken hinterlegte Einstellung für die Gültigkeitsberechnung. Das Gültigkeitesdatum kann bspw. 14 Tage in der Zukunft liegen.
Wahrscheinlichkeit %	In diesem Feld können Sie die Wahrscheinlichkeit in Prozent zur Unterzeichnung des Angebots durch den Kunden bzw. Interessenten hinterlegen.
Lieferzeit	Mit diesem Feld können Sie zusätzliche Lieferzeiten hinterlegen.
Kopieren	Über diese Schaltfläche können Sie den Kopiervorgang starten und gelangen mit einem Klick darauf zur Kopiermaske. Weitere Informationen finden Sie unter Angebot kopieren.
Kundenstamm	Über diese Schaltfläche gelangen Sie zum Kundenstamm. Bei einem Angebot für einen Interessenten, gelangen Sie zum Interessentenstamm.
Archivieren	Dieses Schaltfläche ermöglicht Ihnen das Archivieren eines Angebots.

Referenzen

Element	Beschreibung
Kurztext 1
Kurztext 2
Kurztext 3
Anfrage-Nr.
Vom
Referenz
Ansprechpartner
Lieferadresse
Rechnungsadresse
Lieferbedingung
Zus. Lieferbedingung
Versandart
Zahlungsbedingung
Währung
Preisgruppe
Kundenrabatt
Angebotsrabatt
Kundenstamm
Archivieren

Werte

Element	Beschreibung
Gewicht netto, brutto
Mindermengen-Zuschlag
Verpackung
Frachtkosten
Versicherung
Nebenkosten 5
Nebenkosten 6
Nebenkosten 7
Nebenkosten 8
Netto
Mwst
Brutto

Positionen

Element	Beschreibung
Artikel-Nr.
Bezeichnung 1
Bezeichnung 2
Bezeichnung 3
Bezeichnung 4
Mengen
Pos-Nr.
Grundpreis
Pos.
Preiseinheit
Termin
Gesamtpreis
KW

Optionen

Element	Beschreibung
Bestand
Frei
Bedarf
Bestellt
Alternativ
Option
Artikelstamm
Historie
Sonderpreis
Konten
Distributoren
Gesamtpreis
KW

Infos

Element	Beschreibung
Typ
Kundenrabatt
Auftragsrabatt
Pos-Rabatt
VE
MwSt
EK
Marge
Rohgewinn
Aufschlag
Preisinfo

Kalkulation

Element	Beschreibung
Bedarf
Länge, Breite, Stärke
Dichte
Gebinde
Verschnitt %