Angebote

Unter dem Menüpunkt Verkauf >> Angebote kann zusätzlich zum Erfassen von Angeboten, auch die gesamte Angebotsphase gesteuert werden. Aus einem Angebot können mit nur wenigen Klicks ein Auftrag oder ein weiteres, ähnliches Angebot erzeugt werden.

Angebote anlegen

Neue Angebote können als Neuanlage über die Angebots-Maske, als neuer Beleg aus der Kunden-Maske, als Duplikat eines vorhandenen Angebots oder als Duplikat eines vorhandenen Auftrags erstellt werden.

Neuanlage Angebotsmaske

Öffnen Sie zunächst die Angebotsmaske unter Verkauf >> Angebote und wechseln Sie den Arbeitsmodus der Maske zu Neuanlage. Dadurch wird die Maske gesäubert und ist bereit für Ihre Eingaben.

Die folgenden Felder werden mit Werten versehen, falls Sie im Firmenstamm für die Vorbelegung eingestellt wurden:

• Sachbearbeiter (Reiter "Sachbearbeiter")
• Angebot: gültig bis * (Reiter "Masken")
• Automatische Wiedervorlage (Reiter "Termine")

Wählen Sie nun in der Gruppe Kunde einen Kunden aus, für den das Angebot erstellt werden soll. Füllen Sie im Anschluss die entsprechende Felder im Reiter "Angebot" aus und speichern das Angebot.

Wenn Ihr Angebot erfolgreich angelegt wurde, springt die Modusbox auf "bearbeiten" und es wird die neu vergebene Angebotsnummer angezeigt.

Fügen Sie nun ihrem Angebot Angebotspositionen hinzu.

Neuanlage Kundenmaske

Über die Kundenmaske lassen sich ebenfalls Belege erstellen – darunter auch Angebote.

Öffnen Sie dazu die Kundenmaske unter Stammdaten >> Kunden und laden den Kunden, für den das Angebot erstellt werden soll. Verwenden Sie hierzu die Suchfunktionen von SilverERP.

Klicken Sie nun auf den Reiter "Belege" und betätigen Sie die Schaltfläche "neuer Beleg". Anschließend erscheint ein Dialog-Fenster, indem Sie den Beleg-Typ Angebot auswählen.

Dadurch öffnet sich die Angebotsmaske. Die Kundendaten sind bereits vorausgefüllt. Die restlichen Schritte sind identisch mit der im vorigen Abschnitt beschriebenen Vorgehensweise zur "Neuanlage über die Angebotsmaske".

Angebot kopieren

Vorhandene Angebote können als Basis für neue Angebote oder Aufträge dienen. Hierzu wählen Sie ein vorhandenes Angebot als Quell-Dokument aus und kopieren es in ein neues Angebot oder Auftrag.

Mit den nachfolgend erläuterten Kopier-Einstellungen steuern Sie die Belegerstellung.

Angebot zu Angebot

Wählen Sie über die Angebotsmaske das zu kopierende Angebot aus.

1. Betätigen Sie die Schaltfläche "kopieren", um zur Kopier-Maske weitergeleitet zu werden.
2. Passen Sie die Kopier-Einstellungen an, die bei dem Kopiervorgang berücksichtigt werden sollen.
3. Zum Starten des Kopiervorgangs sichern Sie den Vorgang. Dadurch gelangen Sie zur Angebotsmaske mit dem zuvor kopierten Angebot.

Die Angebotsgültigkeit des neuen Angebots wird dabei anhand der Einstellungen unter Stammdaten: Firmenstamm: Masken: Gruppe "Vorbelegungen" aktualisiert.

Einzelne Positionen auswählen

Wenn Sie nur einzelne Positionen des Quell-Dokuments übernehmen wollen, wählen Sie in der Gruppe Optionen die Schaltfläche Positionen selektieren.

In der nächsten Maske wählen Sie die Positionen aus, die Sie in das neue Dokument übernehmen wollen (eine Mehrfachauswahl ist möglich) und bestätigen den Vorgang mit dem Haken. Wenn beim kopierten Angebot die Positionsnummern neu durchnummeriert werden sollen, aktivieren Sie den entsprechenden Parameter bevor Sie den Kopiervorgang starten.

Angebot zu Auftrag

Wählen Sie über die Angebotsmaske das zu kopierende Angebot aus.

1. Betätigen Sie die Schaltfläche kopieren, um zur Kopier-Maske weitergeleitet zu werden.
2. Passen Sie die Kopier-Einstellungen an, die bei dem Kopiervorgang berücksichtigt werden sollen.
3. Stellen Sie sicher, dass bei dem Feld kopieren als, der Beleg-Typ Auftrag und die Einstellung Quell-Dokument archivieren ausgewählt wurde.
4. Zum Starten des Kopiervorgangs sichern Sie den Vorgang. Dadurch gelangen Sie zur Angebotsmaske mit dem zuvor kopierten Angebot.

Einzelne Positionen auswählen

Wenn Sie nur einzelne Positionen des Quell-Dokuments übernehmen wollen, wählen Sie in der Gruppe Optionen die Schaltfläche Positionen selektieren.

In der nächsten Maske wählen Sie die Positionen aus, die Sie in das neue Dokument übernehmen wollen (eine Mehrfachauswahl ist möglich) und bestätigen den Vorgang mit dem Haken. Wenn beim kopierten Angebot die Positionsnummern neu durchnummeriert werden sollen, aktivieren Sie den entsprechenden Parameter bevor Sie den Kopiervorgang starten.

Angebotspositionen

Positionen anlegen

Zum Anlegen von Angebotspositionen, wählen Sie zunächst ein Angebot aus oder legen ein neues Angebot an. Klicken Sie hierzu auf den Reiter Positionen. Sie befinden sich jetzt auf der Positionsübersicht Ihres Angebots.

1. Wählen Sie in der Gruppe Position einen Artikel aus.
2. Als nächstes geben Sie bitte im Feld Menge die Gesamtmenge für den ausgewählten Artikel ein.
3. Um in Angebots-/Auftragspositionen zur Preisgruppen-Auswahl zu gelangen, tippen Sie in der Zeile des Feldes Grundpreis auf die Lupe. Dort wird zusätzlich zum berechneten Preis für den Kunden mit der eingegebenen Menge auch der (Vergleichs-)Preisgruppenpreis und -rabatt angezeigt.
4. Das Wunschdatum der Angebotsposition wird im Feld Termin eingegeben.
5. In den Positionsmasken zu Angebot, Auftrag, Rechnung und Gutschrift werden durch Klick auf die Lupe beim Feld "EK" in der Karte "Kalkulation" die zum gewählten Artikel hinterlegten Lieferanten(-Staffel)-Preise angezeigt. Wählt man in dieser Liste einen Preis aus, so wird dieser als Einkaufspreis für die Auftragsposition übernommen.
6. Speichern Sie anschließend die Angebotsposition.

Die Maske des Reiters Positionen wird dadurch automatisch gesäubert und die gespeicherte Angebotsposition in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Angebotspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg anlegen.

Hinweis: die im Rahmen eines Angebots eingegebenen Artikelmengen fließen zunächst nicht in die Bedarfsermittlung eines Artikels ein. Dies geschieht erst nachdem aus einem Angebot ein Auftrag erzeugt wurde.

Positionen ändern

Zum Ändern von Angebotspositionen, wählen Sie zunächst ein Angebot aus, dessen Positionen Sie ändern möchten.

1. Klicken Sie nun auf den Reiter Positionen
2. Wählen Sie jetzt in der Gruppe Positionen durch Klick auf die Angebotspositionen einen Artikel aus.
3. Führen Sie Ihre Änderungen durch.
4. Speichern Sie die Änderungen an der selektierte Angebotsposition ab.

Die Maske des Reiters Positionen wird im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Angebotsposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Angebotspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg ändern.

Positionen kopieren

Zum Kopieren von Angebotspositionen, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie sich in der Positionsmaske befinden und dass sich keine Position in Bearbeitung befindet.

1. Wählen Sie nun im Info-Knopf den Eintrag "Position kopieren (mehrfach)". Die Positionsliste erlaubt nun die Mehrfachauswahl von Positionen.
2. Durch Antippen der gewünschten Zeilen in der Positionsliste werden diese zum Kopieren vorausgewählt
3. Mit den entsprechenden Tasten der Mehrfachauswahl kann die Auswahl aufgehoben, alle Zeilen selektiert oder die Auswahl bestätigt werden. Durch Säubern der Maske wird die Positionsliste wieder zurückgesetzt
4. Zum Duplizieren der gewünschten Positionen tippen Sie auf
5. Nach Bestätigung der Auswahl können diese x-fach, durch Eingabe der gewünschten Häufigkeit, in den Beleg eingefügt werden. Dadurch werden die kopierten Positionen in der gleichen Pos.-Reihenfolge angehängt

Positionen löschen

Zum Löschen von Angebotspositionen, wählen Sie zunächst ein Angebot aus, dessen Positionen Sie löschen möchten.

1. Klicken Sie nun auf den Reiter Positionen.
2. Wählen Sie jetzt in der Gruppe Positionen durch Klick auf die Angebotspositionen einen Artikel aus.
3. Klicken Sie als nächstes auf das "Abfalleimer"-Symbol in der Werkzeugleiste, um die Position zu löschen.
4. Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Angebotspostition eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie bitte dieses mit Ja.

Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Weitere Angebotspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Reiter Positionen

Optionen

Die Karte Optionen enthält die nachfolgenden Felder:

• Bestand: Zeigt den aktuellen Bestand des Artikels an, der sich im Lager befindet bzw. geliefert werden kann. Erhöht wird die Menge durch Lieferungen von Lieferanten, die über den Wareneingang gebucht werden. Eine Minderung der Bestandsmenge entsteht durch Abverkäufe. Bei aktiver Lagerorts-Verwaltung eines ausgewählten Artikels, wird rechts neben der Bestands-Menge die Lupe angezeigt, mir der sie eine Übersicht mit der Menge der aktuellen Bestände je Lagerort aufrufen können.
• frei: Als freien Bestand bezeichnet man die Summe, die sich aus der Differenz zwischen Bestand und kommissionierten Artikeln ergibt. Da die Positition Bestand auch die Artikel enthält, die bereits kommissioniert wurden, jedoch nicht mehr zur freien Verfügung stehen, finden Sie die Information des verfügbaren Bestands abzüglich des kommissionierten Bestands im Feld "frei" ("Bestand" ./. "Kommissioniert").
• Bedarf: Die Menge eines ausgewählten Artikels, die durch Aufträge entstanden ist. Die Bedarfsmenge eines Artikels wird durch Bestellungen bei Lieferanten verringert. Durch Klick auf die Lupe gelangen Sie zur Liste der offenen Aufträge, in denen die jeweilige Position enthalten ist.
• Bestellt:  Dieses Feld zeigt die aktuelle Menge des ausgewählten Artikels, die durch (offene) Bestellungen bei Lieferanten entstanden sind und ein Wareneingang noch nicht vorliegt. Durch Klick auf die Lupe gelangen Sie zur Liste der offenen Bestellungen, in denen die jeweilige Position enthalten ist.

Mit den optionalen Parametern "alternativ", "Option" und "Zwischensumme" ist es möglich die derzeit ausgewählte Position im Beleg zu kennzeichnen oder eine Positionszwischensumme einzufügen.

• Alternative: Werden in der Positionsliste gelb gefärbt.
• Optional: Werden in der Positionsliste grün gefärbt.

Die Auswahlfelder Projekt und Kostenstelle erlauben eine zusätzliche interne Klassifizierung der Position.

Kalkulation

Die Karte Kalkulation enthält die folgenden Felder, die eine Eingabe erlauben:

• Positions-Rabatte (1, 2 und 3): drei unterschiedliche Rabatte, die pro Position gewährt werden können.
• Naturalrabatt: indirekter Preisnachlass durch Überlassung von unentgeltliche Ware.
• EK: In den Positionsmasken zu Angebot, Auftrag, Rechnung und Gutschrift werden durch Klick auf die Lupe beim Feld "EK" in der Karte "Kalkulation" die zum gewählten Artikel hinterlegten Lieferanten(-Staffel)-Preise angezeigt. Wählt man in dieser Liste einen Preis aus, so wird dieser als Einkaufspreis für die Auftragsposition übernommen.

Die restlichen Felder erlauben keine Eingaben, sondern sind informativer Natur:

• Kundenrabatt: kundenspezifischer Nachlass, der in den Stammdaten hinterlegt wird, aber auch adhoc zu einem Angebot hinzugefügt werden kann.
• Auftragsrabatt: belegspezifischer Rabatt, der auf das Angebot gewährt wird.
• Preis / MwSt.: Grundpreis der Position sowie Ermittlungsart und Mehrwertsteuersatz.
• Netto-, Brutto- und EK-Preis je Position und Beleg.
• Spanne, Aufschlag und Gewinn je Position und Beleg.

Angebote verwalten

Angebot suchen

Ihre bereits erfassten Angebote lassen sich über die umfangreichen Suchfunktionen von SilverERP finden. Starten Sie dazu die Maske Verkauf >> Angebote und verwenden Sie die Suchfunktionen, um das gewünschte Angebot aufzurufen.

Angebot ändern

Um ein Angebot zu ändern, rufen Sie es zunächst über Verkauf >> Angebot in der Angebotsmaske auf. Die Modusbox springt automatisch auf den Arbeitsmodus "bearbeiten". Führen Sie die Änderungen durch und sichern Sie anschließend Ihre Eingaben.

Die Angebotsnummer kann bei aktiver Einstellung "Eingabe blockieren" in der Maske für die Nummernkreise nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen diese Einstellung deaktiviert werden.

Angebot löschen

Laden Sie das zu löschende Angebot über die Suchfunktion in die Angebotsmaske. Löschen Sie das Angebot mittels des "Abfalleimer"-Symbols in der Werkzeugleiste. Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung des Angebots eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie dieses mit Ja.

Das Angebot wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs.

Angebot archivieren

Wenn ein Angebot nicht unwiderruflich gelöscht, sondern lediglich archiviert werden soll, verwenden Sie die "Archivieren"-Funktion. Laden Sie das zu archivierende Angebot über die Suchfunktion in die Angebotsmaske. Archivieren Sie das Angebot mittels der "archivieren"-Schaltfläche.

Das Angebot wird archiviert und die Maske gereinigt. Um das archivierte Dokument wieder aufzurufen, setzen Sie den Arbeitsmodus der Maske auf "alle Datensätze" anzeigen.

Ungültige Angebote archivieren

Um alle Angebote und Anfragen zu archivieren, deren Beleggültigkeit abgelaufen sind, verwenden Sie im Angebots- bzw. Anfrage-Dialog den Menü-Eintrag im Info-Knopf:

• “Angebote 14T+ archivieren”
• “Anfragen 14T+ archivieren”

Mit dem Befehl werden alle Belege archiviert, deren Gültigkeit über das vermerkte Off-Set Datum hinaus abgelaufen sind.

Der Standard-Off-Set Wert beträgt 14 Tage und kann im Firmenstamm und dem Reiter “Programm” – Karte “Verkauf”/“Einkauf”: “Offset ungültige Angebote/Anfragen archivieren” angepasst werden.

Reiter in der Angebotsmaske

[Folgt]