Vorbemerkung
Wenn SilverERP für die Nutzung für den E-Mail Versand konfiguriert ist, können Belege und Dokumente direkt aus SilverERP versendet werden. Versandte E-Mails werden automatisch im DMS gesichert.
Abbildung 1: Mit dem "E-Mail senden"-Symbol können Belege und Dokumente über die in SilverERP integrierte E-Mail Funktion versandt werden
Konfiguration
E-Mail Zugangsdaten
1. Firmenstamm
Im Firmenstamm unter “Dokumentenfluss” in der Gruppe “E-Mail Einstellungen” tragen Sie die allgemeinen Email Server-Informationen ein, die Ihr Unternehmen verwendet, um E-Mail Nachrichten zu versenden.
- E-Mail Server;
- Benutzername;
- Passwort;
- Verbindungssicherheit;
- Authentifizierungsmethode;
- Absendeadresse;
- Absendername ;
- HTML (ja/nein) ;
- E-Mail Charset;
Die Angaben im Firmenstamm dienen als “Rückfall-Ebene” für den Versand von E-Mails. So kann im Mitarbeitstamm darauf verzichtet werden, die Angaben zum E-Mail Server einzutragen, wenn diese im Firmenstamm geführt werden.
2. Stammdaten >> E-Mail
Öffnen Sie anschließend den Dialog zur Verwaltung der E-Mail-Stammdaten (“Stammdaten >> E-Mail”), um die E-Mail Postfächer anzulegen, die von Ihren Mitarbeitern verwendet werden sollen. Hierbei können für jeden Mitarbeiter individuelle E-Mail Postfächer angelegt werden oder auch allgemeine Postfächer (wie z.B. support@unternehmen.de). Diese Postfächer werden im nächsten Schritt Ihren Mitarbeitern zugeordnet, damit sie unter den zugeordneten E-Mail Adressen aus SilverERP E-Mails versenden sollen. Dabei gilt:
- Sollen Mitarbeiter nur unter allgemeinen Postfächern E-Mails senden (support@unternehmen.de oder sales@unternehmen.de), müssen diese Postfächer nur einmal eingerichtet werden;
- Sollen Mitarbeiter mindestens unter Ihrem eigenen Namen E-Mails versenden, muss für jeden Mitarbeiter ein Eintrag unter “Stammdaten >> E-Mail” eingerichtet werden, der zumindest den Absendernamen enthält;
- Alle weiteren Informationen, die nicht explizit an dieser Stelle eingegeben werden, zieht das System aus den zuvor im Firmenstamm eingerichteten E-Mail Server-Informationen.
3. Stammdaten >> Mitarbeiter
Öffnen Sie nun die Mitarbeiter-Verwaltung unter “Stammdaten >> Mitarbeiter”, um allen Mitarbeitern, die E-Mails aus SilverERP versenden sollen, eine (oder mehrere) von den zuvor angelegten Postfächern zuzuweisen.
- Öffnen Sie die Maske “Stammdaten >> Mitarbeiter”;
- Wählen Sie unter dem Reiter “E-Mail Einstellungen” die gewünschten E-Mail Postfächer aus und setzen die Parameter je nach Anforderung;
- Als letzten Schritt können Sie individuelle E-Mail Signaturen einrichten (siehe Abb. 2). Tippen Sie auf Notizen (
) in der Werkzeugleiste (ein Mitarbeiter muss in der Maske geladen sein) und legen eine Standard-Signatur für die Verwendung beim E-Mail Versand unter der Notizart “E-Mail Template” an;
Abbildung 2: Einrichtung einer E-Mail Signatur mit Hilfe des Notizen-Editors unter der Notiz-Art “E-Mail Template”
Belege freigeben
Im Reiter "Belegkonfiguration" der Firmenstammdaten kann individuell festgelegt werden, welche Belagarten per E-Mail verschickt werden dürfen und ob es einen vordefinierten E-Mail Betreff geben soll. Durch Setzen des Parameters (1) wird der Belegversand per E-Mail für die ausgewählten Belegarten aktiviert. Im Feld "E-Mail Betreff" (2) kann optional ein Text für jede Belegart vorgegeben werden.
Abbildung 3: Firmenstamm >> Belegkonfiguration
Verwendung
Belege versenden
Um einen Beleg per E-Mail zu versenden, laden Sie zunächst den Vorgang in der entsprechenden Maske und klicken anschließend auf das "E-Mail Senden"-Symbol in der Werkzeugleiste. Dadurch öffnet sich der E-Mail Editor, der Ihnen erlaubt, die E-Mail Nachricht zu erstellen. Der jeweilige Beleg ist dem E-Mail Entwurf bereits als PDF beigefügt und wird auf der rechten Seite in der Vorschau angezeigt.
Abbildung 4: E-Mail Editor zum Versand einer Auftragsbestätigung
- Geben Sie als erstes den oder die E-Mail Empfänger ein (2). Über das Auswahlmenü steuern Sie, ob der Empfänger im "To"-, "CC"- oder "BCC"-Feld erscheint. Über das Menü des Absenders können Sie einen anderen Absender der E-Mail auswählen, etwa eine Gruppen-Adresse;
- Geben Sie nun zur Fertigstellung der E-Mail den Betreff (3) und den Inhalt der E-Mail (4) ein. Für den Betreff-Text kann pro Belegart in den Firmenstammdaten eine Vorbelegung durch Ihren Administrator eingerichtet werden;
- Der Anhang der E-Mail ist unter (5) aufgeführt und kann über den Haken hinzugefügt / entfernt werden, falls mehr als nur ein Dokument als Anhang hinzugefügt wurde;
- Mit dem "E-Mail Senden"-Symbol (6) in der Werkzeugleiste versenden Sie die E-Mail;
- Die versandte E-Mail rufen Sie anschließend wieder über das DMS und dem jeweiligen Vorgang auf.
Text-Vorlagen für E-Mails
Wenn Sie häufig E-Mails mit ähnlichen Text-Inhalt versenden, können Sie diese Texte als Vorlagen sichern und bei Bedarf aufrufen. Diese Text-Vorlagen werden maskenspezifisch gesichert und es können mehrere Vorlagen pro Maske eingerichtet werden. Um eine Text-Vorlage zu erstellen, geben Sie den Text zunächst im Inhaltsbereich der E-Mail Nachricht (4) ein und klicken dann auf das "Speichern"-Symbol in der Werkzeugleiste (7). Anschließend vergeben Sie einen Titel für die Text-Vorlage und bestätigen den Vorgang mit der "OK"-Schaltfläche.
Um eine Text-Vorlage aufzurufen, klicken Sie auf das "Notizen"-Symbol (8), um die Maske mit den Text-Vorlagen anzuzeigen.
Abbildung 5: Textvorlagen
Mit dem "+"-Symbol (10) fügen Sie den Textbaustein Ihrer E-Mail Nachricht hinzu und mit dem "-"-Symbol (9) wird die jeweilige Text-Vorlage gelöscht. Mit "x" schließen Sie die Maske ohne Auswahl und kehren zum E-Mail Editor zurück.
DMS-Dokumente versenden
Belege, die im Dokumenten Management System gesichert wurden, können ebenfalls direkt aus dem DMS per E-Mail versendet werden. Tippen Sie dazu auf das “E-Mail senden”-Symbol des jeweiligen Beleges, um den E-Mail Editor zu öffnen. Auch hier gilt, dass nur die Beleg-Arten per E-Mail verschickt werden können, für welche im Firmenstamm der E-Mail Versand gestattet wurde.
Abbildung 6: Versand von DMS-Belegen per E-Mail