Kategorie:DMS

Dokumenten Management System (DMS)

SilverERP verfügt über ein eigenständiges Dokumenten Management System, in dem neben manuell hinzugefügten Dokumenten alle über SilverERP gedruckten Belege (Angebote, Rechnungen, etc.) gespeichert werden. Mit der Möglichkeit, Dokumente umfangreich zu verschlagworten, können diese bei späteren Suchvorgängen schnell und komfortabel gefunden werden.

Dokumente können in nahezu jedem Umfeld dem DMS hinzugefügt werden, die dann dem jeweiligen Kontext logisch zugewiesen sind. Es ist auch möglich, Dokumente ohne einen spezifischen Kontext hochzuladen oder sie an eine bestimmte Funktion und Maske zu verknüpfen – zum Beispiel an die Maske für den Artikelstamm, um allgemeine Benutzerhinweise hochzuladen.

Es können eine Vielzahl von Dateiformaten hochgeladen werden: Belege und Dokumente im PDF-Format, Office-Dokumente, Bild- oder Videodateien oder auch ZIP-Archive. Eine Vorschau der Datei im DMS-Browser sehen Sie allerdings nur für PDF-Belege, Text-Dokumente und Bild-Dateien.

Hinzufügen von Dokumenten

Automatisch

Wenn Sie z.B. ein Angebot drucken, wird das Angebot automatisch dem DMS hinzugefügt und verschlagwortet. Sie können im Nachgang natürlich noch eigene Schlagworte hinzufügen. Kehren Sie nun zu diesem Angebot zurück, erkennen Sie am hervorgehobenen DMS-Symbol (1), dass mit diesem Angebot verknüpfte Dateien - in diesem Fall das PDF des gedruckten Angebots - im DMS hinterlegt sind.

Abb. 1 zeigt das DMS- (1) sowie das Upload-Symbol (2)

Manuell

Möchten Sie dem Angebot manuell ein Dokument hinzufügen, z.B. ein dem Angebot vorausgegangenes Fax des Kunden oder Interessenten, klicken Sie auf das Upload-Symbol in der Werkzeugleiste (2). Es öffnet sich nun die Maske des Dokumenten-Uploads (Abb. 2) mit den Dokumenteneigenschaften in der Karte Dokumente und dem Dateiupload-Dialog in der Karte Vorschau.

Abb. 2 zeigt die Dateiupload-Maske

Um ein Dokument hinzuzufügen, ziehen Sie das Dokument via drag and drop auf den dafür vorgesehenen Upload-Bereich (3) oder Sie klicken auf den Upload-Bereich (3) und wählen die gewünschte Datei aus Ihrem Dateisystem aus. Es ist auch möglich, mehrere Dateien auf einmal auszuwählen oder diese nacheinander für den Upload auszuwählen.

Bevor Sie die Maske nun speichern (5), um die ausgewählten Dateien hochzuladen, ist es ratsam das oder die Dokumente mit einem Titel und Beschreibung (4) sowie mit Schlagworten zu versehen. Beachten Sie bitte, dass die hier vergebenen Informationen auf alle Dokumente eines Uploadvorgangs angewendet werden.

Für jeden Upload können bis zu zehn Schlagworte (="Tags") (6) vergeben werden. Ein "Tag" setzt sich zusammen aus Name und Wert. Der Name beschreibt den eingegebenen Wert. Der eingegebene Name hilft dabei, den Wert zu identifizieren, wenn in der Suche diese Schlagworte ausgegeben werden. Wenn Sie die Checkbox “Revision” (7) aktivieren, wird das eingegebene Schlagwort nur für die aktuelle Revision verwendet. Andere Revisionen können dann nicht unter diesem Schlagwort gefunden werden.

Schlagwort-Vorlagen

Falls sichergestellt werden soll, dass alle Mitarbeiter einheitliche Schlagworte für die DMS-Uploads verwenden, können wir Ihnen gespeicherte Schlagwort-Sets zur Verfügung gestellt werden. Diese vordefinierten Schlagwörter-Sets werden in der Upload-Maske unter der Gruppe Filter aufgelistet und können per Klick zusätzlich zu den manuell eingegebenen Schlagwörtern ausgewählt werden.

[⭐️Abbildung Upload Dialog mit Titel, Beschreibung, Tags, und vordefinierte Schlüsselwort-Sets]

Dokumente aufrufen

Kontextbezogene Suche

Abb. 4: Ein geladener Kundenstamm mit hervorgehobenen DMS-Symbol, welches signalisiert, dass für diesen Kunden mindestens ein Dokument ins Dokumenten Management System geladen wurde.

Die Dokumente im Dokumenten Management System stehen meist in einem inhaltlichen Zusammenhang mit einem bestimmten Vorgang oder einem Stammdatensatz. Entweder wurden die Dokumente automatisch im Rahmen der Belegerstellung in das System geladen oder durch manuellen Upload eines Benutzers. Wenn der manuelle Upload über eine Vorgangs- oder Stammdatenmaske erfolgte, wird das hochgeladene Dokument automatisch mit diesem Datensatz verknüpft.

In beiden Fällen können diese Dokumente wieder über die Suchfunktion von SilverERP gefunden werden:

1. Suchen Sie zunächst den Vorgang oder Stammdatensatz in der gewünschten Funktionsmaske von SilverERP;
2. Laden Sie den gewünschten Datensatz;
3. Klicken Sie nun auf das DMS-Symbol in der Werkzeugleiste. Dadurch öffnet sich die Such-/Vorschau-Ansicht des DMS mit allen mit diesem Datensatz verknüpften Belege und Dokumente.

Freie Suche

Wenn das Dokument nicht mit einem Vorgang verknüpft ist oder Ihnen der Vorgang nicht bekannt ist, dann beginnen Sie mit der freien Suche, die sich in der Maske DMS >> Freie Suche befindet. Auch in diesem Fall öffnet sich die Such-/Vorschau-Ansicht. Im Unterschied zur kontextbezogenen Suche allerdings, wird die Suche ohne Bezug zu einem bestimmten Datensatz ausgeführt. Im nächsten Abschnitt lesen Sie, wie man mit den diversen Suchfunktionen unkompliziert die gewünschten Dokumente aufrufen kann.

Such-/Vorschau-Ansicht

In Abbildung ⭐️ sehen Sie die Such-/Vorschau-Ansicht des DMS. In diesem Beispiel wurde die Maske aus einem geladenen Kundenstamm heraus geöffnet ("Kunde 10015"). Es sind vier Dokumente aufgeführt, die im Zusammenhang mit diesem Kunden stehen und im DMS verfügbar sind. Das DMS-System folgt dabei dem SilverERP-Rechte System, so dass Benutzer nur die Dokumente angezeigt bekommen, für die sie die jeweiligen Berechtigungen besitzen (mehr hier ⭐️).

Bei den Dokumenten handelt es sich um Angebote und Aufträge, die automatisch durch die Belegerstellung in SilverERP ins DMS geladen wurden. Für das jeweils ausgewählte Dokument wird rechts eine Vorschau angezeigt (wenn möglich) und am unteren Bildrand die zugehörigen Schlagworte.

[Abbildung]

Damit man auch bei sehr vielen verknüpften Dokumenten nicht den Überblick verliert, bietet auch die DMS-Maske die Möglichkeit, die Suche anhand von diversen Suchparametern weiter zu verfeinern. In der Gruppe Suche stehen Ihnen dazu die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Eingabe eines Suchbegriffs, der auf das dargestellte Suchergebnis angewendet wird;
• Die Art der Datensatzverbindung (alle, direkt oder indirekt verbunden, an der Maske verbunden); Dokumente können direkt mit einem Datensatz verbunden sein (z.B. der Bestell-Beleg zu einer Bestellung) oder indirekt (der Bestell-Beleg zum Kundenstamm) oder direkt an einer Maske (z.B. die AGB's, die bei jedem Auftrag mitgeschickt werden sollen).
• Option auch den Dokumenteninhalt zu durchsuchen. Da der Inhalt von PDF-Dateien indexiert wird, können Sie durch Setzen des Hakens “Dokumentinhalt” (8) bestimmen, ob Ihr eingegebener Suchbegriff auch im Dokumenteninhalt gesucht wird (bei Wörtern mit weniger als vier Zeichen ist das Hinzufügen des "*"-Symbols notwendig; Beispiel "Gas*" --> findet sowohl Dokumente, die den Begriff "Gas" als auch "Gasflasche" enthalten);
• Sollen alle Revisionen durchsucht werden? Setzen Sie den Haken “Alle Revisionen” (8), wenn Sie außerdem alle Revisionen eines Dokuments nach Ihrem Suchbegriff durchsuchen wollen. Ist der Haken nicht gesetzt, werden nur die neuesten Revisionen aller Dokumente durchsucht und Sie erhalten pro Dokument nur einen Treffer, unabhängig von der Anzahl der Revisionen.

Mögliche Such-Operatoren (für Suchbegriff)

Schlagworte

Dokumente, die automatisch im Wege der Beleg-Erstellung in das DMS geladen werden, verfügen bereits über eine Kategorisierung durch Schlagworte. Sie können jedem Dokument auch manuell Schlagworte hinzufügen (wichtig bei Dokumenten, die manuell ins DMS geladen werden). Um im Unternehmen eine durchgängige Verwendung der Verschlagwortung zu erreichen, kann auf vordefinierte Schlagwort-Muster zurückgegriffen werden (siehe hierzu ⭐️).

Schlagworte können als Suchbegriffe eingegeben oder über die Schlagwort-Wolke am unteren Bildrand per Klick ausgewählt werden.Abb.: Schlagworte des ausgewählten Dokuments mit unterschiedlicher Gewichtung der jeweiligen Begriffe anhand Ihrer Häufigkeit in der Suchanfrage

Die Häufigkeit eines Schlagwortes wird durch die Farbgewichtung dargestellt. Je dunkler die Farbe des Begriffs ist, umso häufiger wird es verwendet, und umgekehrt. Möchten Sie ein Schlagwort zu Ihrer Suche hinzufügen, müssen Sie lediglich darauf klicken. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Klick auf das "+" eines Schlagworts: Schlagwort wird als Suchbegriff mit dem Such-Operator "+" hinzugefügt (der Begriff muss vorkommen);
• Klick auf das "-" eines Schlagworts: Schlagwort wird als Suchbegriff mit dem Such-Operator "-" hinzugefügt (der Begriff darf nicht vorkommen);
• Klick auf das "Schloss" eines Schlagworts: Ein ggf. bereits eingegebener Suchbegriff wird mit dem Schlagwort als einziges Suchkriterium ersetzt.

Aktionen Suchergebnis

[Abbildung Suchresultat mit Action Icons]

Zu jedem Dokument im Suchergebnis können Sie über die jeweiligen Symbole weitere Aktionen durchführen. Wenn eine Aktion nicht verfügbar ist, wird das Symbol ausgegraut.

• Dokument per E-Mail senden
• Dokument Ausschecken
• Dokument ausblenden
• Alle Dokumente des Vorgangs anzeigen
• Zum jeweiligen Datensatz in SilverERP springen

Ausgeblendete Dokumente anzeigen

Um Dokumente anzuzeigen, die gelöscht/ausgeblendet wurden, wählen Sie den Arbeitsmodus "Ausgeblendete Dokumente" in der Werkzeugleiste.

Abb. 5: Über DMS >> Freie Suche erhaltenen Sie Zugriff auf alle im DMS hinterlegten Dateien und Dokumente

Dokumente können gelöscht bzw. ausgeblendet werden. Um innerhalb dieser ausgeblendeten Dokumenten zu suchen, setzen Sie den Modus der Maske auf “Ausgeblendete Dokumente” (12) und starten die Suche mit einem Klick auf das Lupen-Symbol.

Dokumenteigenenschaften und Schlüsselwörter bearbeiten

Abb. 7: Durch Wechsel des Arbeitsmodus (12) können Beschreibung und Verschlagwortung von Dokumenten editiert werden.

Wenn Sie die Rechte zur Bearbeitung eines Dokuments besitzen, können Sie durch Wechsel des Arbeitsmodus auf "bearbeiten" (12) Titel, Beschreibung (15) oder die Schlagworte (16) des Dokuments bearbeiten. Beachten Sie, dass die grau hinterlegten Schlagwort automatisch vergebene Tags sind, die nicht zu editieren sind. Sichern Sie Ihre Änderungen mit dem Disketten-Symbol in der Werkzeugleiste.

Aus- und wieder Einchecken von Dokumenten

Sie können Dokumente in das DMS ein- und wieder auschecken. Beachten Sie dabei bitte, dass Dokumente nur von Usern ausgecheckt werden können, die für den entsprechenden Dialog Rechte zum Bearbeiten besitzt. Das wieder Einchecken eines Dokuments kann nur durch den User erfolgen, der das Dokument ausgecheckt hat.

Ein Beispiel für das Aus Durch das Auschecken eines Dokuments können Sie

Auschecken

Wenn Sie ein Dokument auschecken möchten, werden Sie gefragt, in welchen Modus Sie das ausgecheckte Dokument versetzten möchten. “Blockierend” sperrt das Dokument, so dass es nicht mehr angesehen und/oder heruntergeladen werden kann. “Nicht blockierend” markiert das ausgecheckte Dokument lediglich als "ausgecheckt". In beiden Fällen finden Sie im Anschluss Informationen des Auscheckens im rot markierten Bereich eines geblockten Dokuments.

Wieder einchecken

Um ein Dokument wieder einzuchecken klicken Sie auf das Einchecken-Symbol. Die Maske, die sich nun öffnet, gleicht der des Dokumentenuploads. Sie können nun auf der rechten Seite der Maske die neue Version des Dokuments für den Upload markieren oder mit dem Befehl Einchecken ohne Datei die blockierte Version wieder freigeben.

Auf der linken Seite unter der Gruppe Dokumenteneigenschaften sehen Sie die bekannte Vergabe der Tags. Diese Tags können beim wieder einchecken eines Dokuments verändert oder neu vergeben werden. Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol sichern Sie den Vorgang.

Verknüpfung mit mehreren Datensätzen

Sie können ein Dokument auch ohne direkten Bezug auf einen einzelnen Datensatz bereitstellen. Dies ist z.B. sinnvoll wenn Sie mehreren Artikeln eine Verpackungsanweisung hinterlegen möchten. Wechseln Sie hierzu z.B. in den Artikelstamm ohne einen Artikel auszuwählen und klicken Sie auf das Upload-Symbol (2).

Abb. 8: zeigt die Upload-Maske, um Dokumente zum DMS hinzuzufügen. Wenn noch kein direkter Bezug zu einem bestehenden Datensatz besteht, erscheint zusätzlich die Karte Verknüpfungen, um den Bezug zwischen Upload und Datensätzen herzustellen.

Es öffnet sich die bekannte Upload-Maske. Zusätzlich finden Sie rechts oben den Reiter “Verknüpfungen”. Hier sehen Sie nun eine Liste aller Artikel (19) mit denen Sie das Dokument verknüpfen können. Eine Mehrfachauswahl von Artikeln ist möglich. Nachdem Sie Ihr Dokument für den Upload markiert und eine Artikelauswahl getroffen haben, bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf den Haken oberhalb der Liste (20).Abb. 9: Wählen Sie die Artikel (19) aus, die mit dem hochgeladenen Dokument verknüpft werden sollen und bestätigen Sie die Auswahl mit dem Haken oberhalb der Artikel-Liste (20).

Im Suchmodus kann nun zusätzlich nach der Datensatzverbindung gefiltert werden. Ist “Verbinden” ausgewählt, werden alle Artikel angezeigt, mit denen das Dokument verknüpft werden kann. Wählen Sie “Verbunden”, sehen Sie lediglich die Artikel, mit denen das Dokument bereits verknüpft ist. An dieser Stelle können Verbindungen auch aufgehoben werden, indem Sie die Artikel auf der rechten Seite markieren und mit einem Klick auf den Haken (20) die Verbindung aufheben.

Rechtemodell

Dokumente, die im DMS hinterlegt werden, folgen dem Rechtemodell von SilverERP. Wenn ein Benutzer berechtigt ist, eine bestimmte Funktion in SilverERP zu benutzen, dann darf er auch die im DMS hinterlegten Dokumente sehen, die mit dieser Funktion oder Belegen dieser Funktion verknüpft wurden. Wenn ein Benutzer berichtigt ist, die Maske Einkauf >> Bestellungen zu betrachten, dann darf er auch die DMS-Dokumente betrachten, die mit Bestellungen oder der Bestellmaske selbst verknüpft wurden.