Programmaufbau

Grundtabellen

In den Grundtabellen werden die grundlegenden Optionen und Vorgaben für neue Stammdaten und Belege geführt. Viele Informationen in den Grundtabellen werden standardmäßig mit der Software ausgeliefert und können erweitert und an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Diese Vorgaben stellen die Basisdaten dar, auf die bei der Erstellung von neuen Stamm- und Belegdaten zurückgegriffen wird.

Diese „Standardisierung“ von Daten hat u.a. den Vorteil, mögliche Fehleingaben der Benutzer beim Erfassen von Stammdaten und Belegen zu vermeiden. Sie sind außerdem nützlich bei der statistischen Auswertung von Belegen in den Controlling-Modulen von SilverERP.

Die Grundtabellen für Währungen und Sprachen beispielsweise erlauben die Abwicklung von Belegen in Fremdwährungen oder zusätzlichen Sprachen. Und unter dem Menüpunkt "Nummernkreise" werden einerseits die Standardvorgaben für neue Datensätze (Kunden-, Lieferanten- oder Artikel) und andererseits die Nummernkreise für Belegdaten wie Auftrags- oder Rechnungsnummer definiert.

Im Einzelnen können in den Grundtabellen die folgenden Vorgaben gepflegt werden:

• Länder, Währungen, Sprachen
• Unternehmensbereiche
• Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie Zahlungsarten
• Versandarten und -optionen
• Preisgruppen, Kalkulations-Methoden und -Gruppen
• Artikeleinheiten, Variantentypen und Formeln
• Fehlerkategorien und -behebungen
• Nebenkosten
• Bankverwaltung und Nummernkreise
• Tabellenkonfiguration und Auswahl-Listen
• Kalender
• Merkmale und Merkmalsgruppen

Die Grundtabellen (wie auch die nachfolgenden Stammdaten) werden in der Regel von wenigen Mitarbeitern bzw. dem Administrator Ihrer SilverERP Instanz gepflegt, um eine durchgängig einheitliche Bedienung der Software zu gewährleisten.

Stammdaten

Die Stammdaten von Interessenten, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern werden in der gleichlautenden Menükategorie erfasst.

Im Kundenstamm können neben den Adressdaten auch individuelle Konditionen wie Zahlungs- und Lieferbedingungen oder Vorgaben für die Preisfindung hinterlegt werden, die sich von den Standardvorgaben unterscheiden. An einen Kundendatensatz können beliebig viele Ansprechpartner, Liefer- und Rechnungsadressen anhängen.

Der Kundenstamm dient aber nicht nur der Erfassung von Daten. Er erlaubt auch eine schnelle Übersicht über die bei dem Kunden getätigten Vorgänge:

• Angebote,
• Aufträge,
• Logbuch-Einträge,
• oder offene Rechnungen.

Durch einen einfachen Klick aus der Belegübersicht gelangen Sie in den zugehörigen Beleg. Daher ist der Kundenstamm einer der zentralen Schaltstellen für den Vertrieb und die Auftragsabwicklung.

Der Interessenten- sowie der Lieferantenstamm ist analog zum Kundenstamm aufgebaut und erlaubt ebenfalls eine komfortable Übersicht über Interessenten oder Lieferanten mit entsprechenden, schnellen Sprungfunktionen.

Über den Mitarbeiterstamm besteht die Möglichkeit neue Mitarbeiter anzulegen oder die Stammdaten der Mitarbeiter zu bearbeiten.

Der Artikelstamm stellt eine der zentralen Schaltstellen von SilverERP dar. Hier werden u.a. Verkaufs- und Einkaufsartikel hinterlegt. Für die Beschreibung der Artikel stehen u.a. mehrere Bezeichnungsfelder, eine Warengruppen-Zuordnung, Bilder, Schlagworte, Varianten und Merkmale zur Verfügung. Technische Informationen können in Feldern wie Abmessungen, Dichte, Volumen, Bauform oder DIN eingetragen werden. Im Register "Kenner" können Artikel mit steuernden Eigenschaften ausgestattet werden. So lassen sich Artikel etwa als "chargenpflichtig", "lagerortsverwaltet" oder als "Artikel ohne Bestandsführung" definieren. Der Artikelstamm liefert aber auch übersichtliche Informationen über Bestände, Auftragsbedarf oder Bestellbestand. Diese Informationen können in detaillierte Listen aufgelöst werden und erlauben wieder mit einem einfachen Klick einen Direktsprung in die zugehörigen Belege.

SilverERP verfügt drüber hinaus auch über eine integrierte Projektverwaltung. In den Stammdaten lassen sich solche Projekte definieren. Belege wie Angebote, Rechnungen, Bestellungen können den Projekten zugeordnet werden. Eine komfortable Übersicht erlaubt so eine schnelle Gesamtübersicht über ein gewähltes Projekt.

Unter den Stammdaten befindet sich auch der Firmenstamm. An dieser Stellen werden zahlreiche unternehmensspezifische Optionen und Vorgaben eingetragen:

• Allgemeine Firmendaten wie Adressen, Kontaktdaten, Bankverbindungen, Firmierung
• Standardvorgaben für die Belegerstellung und Prozessabläufe für Ein- und Verkauf unter dem Register "Programm"
• Einstellungen zur Lagerverwaltung
• Festlegung Sachbearbeiter bei der Belegerstellung für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Eingangsrechnungen und Belastungen
• Standardvorgaben für die Darstellung und Vorbelegung von Masken und Listen
• Standard-Konditionen für Kunden und Lieferanten (für Kunden und Lieferanten, bei denen keine individuellen Konditionen in den Stammdaten hinterlegt sind)
• Vorgaben für die Erstellung von neuen Artikeln
• Shop-Einstellungen für Nutzer des Web-Shops
• Druckeinstellungen für den Ausdruck von Belegen
• Preisfindung und Rabattberechnung
• Einstellungen für den Kalender und die Zeiterfassung unter dem Register "Termine"
• Stücklisten-Kalkulation und -Ausdruck
• Fertigungsaufträge
• Globale E-Mail-Einstellungen
• Etiketten
• Spezifische Einstellungen zur Finanzbuchhaltung (Konten und Angaben zu Intrastat) sowie dem FiBu-Export und Schnittstellen (u.a. Datev, ASCII, eGecko)
• Schnittstellen zu DHL, UPS und eBay

Die zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten von SilverERP ermöglichen einen definierten und kontrollierten Ablauf der Geschäftsprozesse entsprechend den Bedürfnissen des Kunden, um eine optimale Benutzung des Systems zu erlauben.

Verkauf

Der Bereich Verkauf umfasst u.a. die Angebotserstellung, die Auftragsverwaltung, das Erzeugen von Lieferscheinen bis hin zur Rechnungserstellung. SilverERP erlaubt die Verwaltung und Verfolgung von Angeboten an Kunden oder Interessenten. Die integrierte Kopierfunktion ermöglicht das Kopieren von Angeboten zu neuen Aufträgen.

Es ist auch möglich, ein vorhandenes Angebot in ein weiteres Angebot für einen zweiten Kunden oder Interessenten zu kopieren. Dadurch besteht die Möglichkeit, verschiedenartige Musterangebote zu erstellen, die lediglich geringfügig angepasst werden müssen. Jedes Angebot kann mit einem frei definierbaren Angebotsstatus versehen werden, sodass über eine einfache Auswertungsmaske sofort eine detaillierte Übersicht über die laufenden Vertriebsaktivitäten erstellt werden kann. Der integrierte Kalender von SilverERP schafft darüber hinaus die Möglichkeit, ein Angebot mit einem Wiedervorlage-Termin zur Angebots-Verfolgung anzulegen. Der automatisch erstellte Kalendereintrag enthält Verknüpfungen zum jeweiligen Kundenstamm und dem Angebotsbeleg (weiterlesen).

Die Auftragsabwicklung kann über die zentrale Maske unter der Menü-Kategorie “Aufträge” alle Arbeiten von der Erfassung der Aufträge über die Lieferscheinerstellung bis hin zur Faktura durchführen. Dabei kann mit einem einfachen Klick auch in die relevanten Stammdaten (Kunden oder Artikel) gesprungen werden.

Sammelerstellungen von Lieferscheinen und Rechnungen erlauben das effiziente Abarbeiten von Massenbelegen. Darüber hinaus lassen sich über die Stapeldruckfunktionen Sammelbelege für Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen drucken.

Schließlich verfügt SilverERP auch über Funktionen zur Abwicklung von Rücksendungen und Gutschriften.

Einkauf

Das Einkaufsmodul von SilverERP erlaubt die Erfassung und Verwaltung von Lieferantenanfragen und Bestellungen. Dabei können z.B. auch Anfragen in Bestellungen kopiert und anschließend angepasst werden bevor Sie an den Lieferanten geschickt werden. Genau wie bei den Verkauf-Modulen besteht auch bei Lieferanten-Anfragen und Bestellungen die Möglichkeit zur Stapelverarbeitung der Belege.

Zur Ermittlung des Einkaufsbedarfs steht u.a. die Bestell-Übersicht zur Verfügung. Diese rechnet ausgehend von der aktuellen Bestandssituation alle offenen Bestellungen und Bedarfe hoch und generiert aus diesem virtuellen Bestand eine Bestellvorschlagsliste.

Bestellungen können als Einzelbestellungen oder als Abrufbestellungen mit der Verknüpfung zu Rahmenverträgen angelegt werden.

Lieferantenmahnungen liefern einen raschen Überblick über Lieferrückstände oder ausstehende Auftragsbestätigungen des Lieferanten.

In SilverERP können analog zum Verkauf natürlich auch Lieferantenrechnungen und Belastungen (Gutschriften) verwaltet werden. Dabei können diese Belege sowohl mit Bestellungen bzw. Lieferungen verknüpft werden als auch als freie Rechnungen eingegeben werden. Damit lassen sich etwa Telefonrechnungen oder Provisionsbelege erfassen.

Lager

In SilverERP steht Ihnen eine übersichtliche und leicht zu bedienende Lagerverwaltung zur Verfügung. Dabei reicht der Funktionsumfang vom Verbuchen von Wareneingängen einschließlich Sammelfunktionen über das Buchen von Fertigungsab- oder -zugängen. Die Lagerortsverwaltung ermöglicht es Artikel an unterschiedlichen Lagern zu verwalten, inklusive externer Konsignationslager.

Die Lagerverwaltung von SilverERP erlaubt unter anderem das schnelle Buchen von Wareneingängen per Hand oder auch per Barcode-Scanner. Dabei kann sowohl nach Lieferanten und Artikeln als auch nach Bestellnummern und sogar nach lieferanten- spezifischen Bestellnummern gesucht werden.

Teillieferungen werden so verwaltet, dass Restmengen als Teilbestellungen erhalten bleiben können.

Freie Lagerbuchungen für eine erste Bestandsaufnahme oder bei einer Korrekturbuchung aufgrund von Differenzen zwischen Lager- und System-Bestand gehören ebenfalls zum Standardpaket von SilverERP.

Mit der integrierten Chargen- und Serienverwaltung besteht die Möglichkeit Herkunft, Zugangsdatum und weitere Informationen über entsprechende Artikel vorzuhalten und nachzuvollziehen.

Sämtliche bestandsverändernden Buchungen werden in einem Bewegungsprotokoll mitgeschrieben. Dabei werden Menge, Datum und Zeit sowie der jeweilige Mitarbeiter festgehalten, so dass die Entwicklung der Lagerbestände transparent ist. Eine komfortable Inventur mit einem detaillierten Inventurbericht runden die Lagerverwaltung des Systems ab.

OP/Mahnwesen

SilverERP verfügt über zahlreiche Funktionen der Finanzbuchhaltung. Zur Nutzung dieser Module wurde ein Kontenplan integriert, wodurch eine Sachkontenverwaltung ebenso möglich ist wie eine Personenkontenverwaltung.

In SilverERP können offene Posten für Debitoren und Kreditoren verfolgt und gebucht werden. Außerdem verfügt das Programm über ein Mahnwesen, das auch eine komfortable Sammeldruckfunktion beinhaltet.

Für Kreditoren steht eine Zahlungsvorschlagsliste zur Verfügung, mit der man schnell eine Übersicht über die laufenden Verbindlichkeiten erhält. Die Verbindlichkeiten können sowohl per integriertem Scheck- oder Überweisungsdruck als auch über einen Daten- trägeraustausch mit der Bank ausgebucht werden. Die entsprechende DTAus-Schnittstelle wurde dazu implementiert.

SilverERP stellt Ihnen eine konfigurierbare Schnittstelle zum Import von Zahlungsein- gangsdateien zur Verfügung. Damit lassen sich automatisch Zahlungseingänge verbuchen. Die zugehörigen Rechnungen, Lieferscheine und Aufträge werden dann archiviert und die Liste der offenen Belege bleibt übersichtlich.

Das Modul FiBu erlaubt auch den Export von Stammdaten wie Sach- oder Personenkonten und Buchungssätzen. Dadurch können die entsprechenden Daten einem Steuerberatungsbüro zur Verfügung gestellt werden. SilverERP verfügt über eine Datev- und eine ASCII-Schnittstelle.

Beim Warenverkehr mit dem EG-Ausland kann man mit Vorteil den Intrastat-Dialog von SilverERP nutzen, das neben einer Druckfunktion auch einen ASCII-Export gestattet.

Schließlich beinhaltet das FiBu-Modul zahlreiche wichtige Reports und Statistiken. So werden z.B. Statistiken für Außenstände und Zahlungseingänge sowie für Verbindlich- keiten und Zahlungsausgänge zur Verfügung gestellt. Die Statistiken können ausgedruckt werden, aber auch direkt in Microsoft Excel oder ASCII exportiert werden.

Controlling

SilverERP ermöglicht zahlreiche Statistiken und Reports über alle im System erfassten Geschäftsprozesse. Damit kann einerseits die Geschäftsleitung einen raschen Überblick über die Unternehmenssituatíon gewinnen. Andererseits kann man über maskengesteuerte Reports gezielte Informationen zu wichtigen Detailfragen erhalten.

Die Statistiken umfassen folgende Bereiche: Verkaufs- und Kundenstatistiken: Auftragsbestand, Umsätze, Kunden-Artikel-Umsätze, Key-Account, ... Lieferanten- und Einkaufsstatistiken: Bestellbestand, Lieferantenumsätze, Einkaufsvolumen Artikel- und Warengruppenumsätze, Key-Account, ... Lagerbestandslisten, Lagerhüter, ... FiBu-Statistiken: Außenstände, Verbindlichkeiten, Zahlungsein- und ausgänge, Kontenblätter Die Reports lassen sich in übersichtlichen kumulierten Listen am Bildschirm darstellen. Mit einem Klick kann man in die Detailansicht wechseln und ggf. bis zur Ansicht des Einzelbelegs auflösen. Zahlreiche Grafiken unterstützen hier den schnellen Überblick. Ferner lassen sich die Reports im PDF-Format drucken oder als Excel-Liste exportieren.

Termine

Der SilverERP Kalender wird automatisch für jeden neuen Nutzer des Systems erstellt. So verfügt jeder Nutzer von SilverERP über einen vollwertigen Termin-Kalender für Kunden-Termine, geplante Telefonate oder Besprechungen und auch um private Erinnerungen einzutragen. Die Daten werden in der Cloud aufbewahrt, so dass Sie auch von Unterwegs darauf zugreifen können. Wenn Sie möchten, können Sie den Kalender auch mit dem Kalender Ihres Smartphones synchronisieren (die Synchronisation erfolgt in beide Richtungen über die Integration mit Google Kalender).

Die tiefe Integration mit dem gesamten SilverERP System ermöglicht u.a. automatische Erinnerungen bei Angeboten oder Lieferantenanfragen sowie die Verknüpfung von Kalendereinträgen mit anderen Datensätzen des Systems. Beispielsweise können Logbuch-Einträge zu einzelnen Kunden und Vorgängen verfasst werden, die jeweils mit dem Kundensatz verknüpft werden und dadurch für alle SilverERP Nutzer sichtbar werden.