Kategorie:Projekte

Projekte verwalten

Das Projektmanagement-Werkzeug in SilverERP vereint Projektplanung und die Zeiterfassung zur Überwachung von Ressourcen und Budgets und dient als Basis für die Rechnungsstellung. Projekte können beliebig viele Milestones enthalten, die wiederum Terminen und Mitarbeiter zugeordnet werden können. Mit der in SilverERP integrierten Zeiterfassung wird der Zeitaufwand je Mitarbeiter geführt, damit pro Projekt oder Milestone Soll- und Ist-Zeiten stets im Blick bleiben.

Projekt anlegen

Um ein neues Projekt anzulegen, öffnen Sie zunächst die Maske Projekte » Projekte. Stellen Sie sicher, dass Sie der Arbeitsmodus der Maske auf "Neuanlage" eingestellt ist. Tragen Sie zumindest eine Projektbezeichnung in das Feld Bezeichnung ein und legen einen Projektleiter fest bevor Sie mit der "Speichern"-Taste in der Werkzeugleiste das Projekt anlegen.

Wie oben beschrieben, stehen Ihnen vielfältige Werkzeuge zur Verfügung, um Ihre Projekte zu planen und zu steuern. Um Ziele und Termine festzulegen, verwenden Sie Milestones. Milestones können im Einzelfall für ein Projekt erstellt werden oder wenn Sie häufig ähnliche Projekte umsetzen, greifen Sie auf Milestones vorangegangener Projekte zurück.

Projekt anhand einer Vorlage anlegen

Um ein neues Projekt auf Basis von Projekt-Vorlagen anzulegen, öffnen Sie zunächst Projekte » Projekte und stellen den Arbeitsmodus der Maske auf "Neuanlage". Verwenden Sie die Lupe , um eine Projekt-Vorlage für Ihr neues Projekt auszuwählen. Mit werden die Informationen aus der Vorlage in übernommen und das neue Projekt angelegt.

Projekt bearbeiten / archivieren / löschen

Mit den Suchfunktionen von SilverERP laden Sie vorhandene Projekte in die Projekt-Maske (Projekte » Projekte) und bearbeiten diese wie gewohnt. Mit der "Speichern"-Taste in der Werkzeugleiste werden Ihre Änderungen gesichert. Mit der "archivieren"-Schaltfläche werden Projekte archiviert, wenn Sie nicht unwiderruflich mit dem "Papierkorb"-Symbol der Werkzeugleiste gelöscht werden sollen.

Projekt kopieren

Um ein geladenes Projekt zu kopieren, verwenden Sie die "Kopieren"-Schaltfläche, die sich auf der der ersten Karte befindet. Bevor der Kopiervorgang ausgeübt wird, können auf Wunsch diverse Parameter für die Kopie festgelegt werden:

• Anzahl der Kopien
• Hauptadresse kopieren
• Zusatzadresse kopieren
• Schlagworte kopieren
• Merkmale kopieren
• Projekt-Nr. behalten (Sequenz wird angehängt; so werden Unterprojekte zu Projekten angelegt)
• Verknüpfen (verknüpft das Quelldokument mit den Kopien)

Projekte verknüpfen

Alle mit einem Projekt verknüpften Projekte werden im Register "Projekte" aufgeführt. Mit dem Plus-Symbol kann eine neue Projektverknüpfung hergestellt werden. Die Zuordnung erfolgt anhand der Projektnummer. Das Löschen einer Projektverknüpfungen erfolgt über das Löschen-Symbol der jeweiligen Verknüpfung.

Projekte verwenden

Projekt-Eigenschaften

Abbildung: ein geladenes Projekt in der SilverERP Projektübersicht.

Allgemeine Projektinformationen:

• Projektname
• Leiter und Vertreter des Projekts

Planung und Kosten:

• Projektbeginn, Plan-Ende und Abschluss
• Status / Fortschritts-Indikation

Adressen:

• Hauptanschrift für das Projekt / des Kundens
• Am Projekt beteiligte Mitarbeiter mit Kontaktinformationen

Milestones: Übersicht mit Terminen und Sollzeiten sowie farblicher Markierung für erledigte (grün) oder verspätete (rot) Aufgaben

Termine: Integration mit dem SilverERP Termin-Kalender

Belege: SilverERP Belege, die mit dem Projekt zusammenhängen

Projekte: Andere mit dem aktuellen Projekt verknüpfte Projekte

Zeitbuchungen: gebuchter Zeitaufwand von Mitarbeitern im Zusammenhang mit dem Projekt

Kosten / Kalkulation: Übersicht der Kosten und des Zeitaufwands (Soll/Ist)

Schlagworte: Kennzeichnung des Projekts mit Schlagworten

Projekt-Vorlagen

Projekt-Vorlagen erlauben die Definition von Projekt-Eigenschaften, insbesondere Milestones, Bezeichnungen, Schlagworten, Projekttyp und Projektleiter, die bei Neuanlage eines Projekts aus der Vorlage übernommen werden und bei Bedarf angepasst und erweitert werden können. Eine Projektvorlage muss mindestens aus einer Vorlage-Nr. sowie einer Projekt-Bezeichnung bestehen. Auf der Karte Milestones werden die enthaltenen Milestones dargestellt. Die Karte Projekte zeigt, in welchen Projekten die ausgewählte Projekt-Vorlage angewendet wird.

Milestones

Mit der Maske Projekte » Milestones erstellen Sie Milestones, die zunächst nicht projektspezifisch sind; d.h. diese Milestones können in allen Projekten verwendet werden. Bei einem geladenen Projekt fügen Sie die gewünschten Milestones anschließend hinzu. Milestones können darüber hinaus in Projekt-Vorlagen zusammengefasst werden.

Projektzeiten

Projekt-Zeiterfassung

Mit der Projekt-Zeiterfassung lassen sich Arbeitszeiten auf Projekte und Milestones buchen. Erfasste Zeitbuchungen werden in der Projektansicht unter dem Register Zeiterfassung aufgeführt. Es ist möglich, dass das System bei der Zeiterfassung die Sollzeiten von Milestones prüft und ggf. die Erfassung von weiteren Arbeitszeiten verhindert, wenn Sollzeiten (und evt. Toleranzzeiten) ausgeschöpft sind.

Projekt-Zeitauswertung

Der Dialog Projekt-Zeitauswertung führt die einzelnen Zeitbuchungen, auf Wunsch gruppiert nach Mitarbeiter oder Projekten auf, und bietet Filtermöglichkeiten für die Anzeige der Buchungen. Für umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten kann über das jeweilige Projekt unter dem Reiter “Kalkulation” ein Export des Projekts in der Form eines Microsoft Excel Dokuments geladen werden, das auch eine detaillierte Auflistung aller Zeitbuchungen, Ist- und Sollzeiten sowie Abweichungen enthält.

Projekt-Controlling

Für das Projekt-Controlling stehen Ihnen zusätzlich zur Projekt-Zeitauswertung zwei weitere Abfragen zur Verfügung:

• Milestone-Controlling: Darstellung von Milestones (Projekt-übergreifend) mit der Option diverse Filter zur Eingrenzung einzusetzen;
• Projekt-Controlling: Darstellung der vorhandenen Projekte und der Option, die (gefilterten) Ergebnisse zu exportieren.

Abbildung: Mit der Maske "Milestone-Controlling" erhalten Sie einen Überblick über alle (offenen) Milestones. Die Ansicht kann mit den mit den Selektionen und Optionen gefiltert werden. Überfällige Positionen werden rot, abgeschlossene Positionen grün markiert.