Anfragen

Unter dem Menüpunkt Einkauf >> Anfragen kann zusätzlich zum Erfassen von Anfragen, auch die gesamte Anfragephase gesteuert werden. Aus einer Anfrage können mit nur wenigen Klicks eine Bestellung oder eine weitere, ähnliche Anfrage erzeugt werden.

Anfragen anlegen

Neue Anfragen können als Neuanlage über die Anfragemaske, als neuer Beleg aus der Lieferantenmaske, als Duplikat einer Anfrage oder als Duplikat einer Bestellung erstellt werden.

Neuanlage Anfragemaske

Öffnen Sie zunächst die Anfragemaske unter Einkauf >> Anfragen und wechseln Sie den Arbeitsmodus der Maske zu Neuanlage. Dadurch wird die Maske gesäubert und ist bereit für Ihre Eingaben.

Die folgenden Felder werden mit Werten versehen, falls Sie im Firmenstamm für die Vorbelegung eingestellt wurden:

• Anfrage: gültig bis * (Reiter Masken)
• Automatische Wiedervorlage (Reiter Termine)

Wählen Sie nun in der Gruppe Lieferanten einen Lieferanten aus, für den die Anfrage erstellt werden soll und füllen die für die Anfrage notwendigen Felder aus. Anschließend speichern Sie die Anfrage.

Wenn Ihre Anfrage erfolgreich angelegt wurde, springt die Modusbox auf "bearbeiten" und es wird die neu vergebene Anfragenummer angezeigt.

Fügen Sie nun Ihrer Anfrage Anfragepositionen hinzu.

Neuanlage Lieferantenmaske

Über die Lieferantenmaske lassen sich ebenfalls Belege erstellen – darunter auch Anfragen.

Öffnen Sie dazu die Lieferantenmaske unter Stammdaten >> Lieferanten und laden den Lieferanten, für den die Anfrage erstellt werden soll. Verwenden Sie hierzu die Suchfunktionen von SilverERP.

Klicken Sie nun auf den Reiter Belege und betätigen Sie die Schaltfläche neuer Beleg. Anschließend erscheint ein Dialog-Fenster, indem Sie den Beleg-Typ Anfrage auswählen.

Dadurch öffnet sich die Anfragemaske. Die Lieferantendaten sind bereits vorausgefüllt. Die restlichen Schritte sind identisch mit der im vorigen Abschnitt beschriebenen Vorgehensweise zur "Neuanlage über die Anfragemaske".

Anfrage kopieren

Vorhandene Anfragen können als Basis für neue Anfragen oder Bestellungen dienen. Hierzu wählen Sie eine vorhandene Anfrage als Quell-Dokument aus und kopieren es in eine neue Anfrage oder Bestellung.

Mit den nachfolgend erläuterten Kopier-Einstellungen steuern Sie die Belegerstellung.

Anfrage zu Anfrage

Wählen Sie über die Anfragemaske die zu kopierende Anfrage aus.

1. Betätigen Sie die Schaltfläche kopieren, um zur Kopier-Maske weitergeleitet zu werden.
2. Passen Sie die Kopier-Einstellungen an, die bei dem Kopiervorgang berücksichtigt werden sollen.
3. Stellen Sie sicher, dass bei dem Feld kopieren als, der Beleg-Typ Anfrage ausgewählt wurde.
4. Zum Starten des Kopiervorgangs sichern Sie den Vorgang. Dadurch gelangen Sie zur Anfragemaske mit der zuvor kopierten Anfrage.

Einzelne Positionen auswählen

Wenn Sie nur einzelne Positionen des Quell-Dokuments übernehmen wollen, wählen Sie in der Gruppe Optionen die Schaltfläche Positionen selektieren.

In der nächsten Maske wählen Sie die Positionen aus, die Sie in das neue Dokument übernehmen wollen (eine Mehrfachauswahl ist möglich) und bestätigen den Vorgang mit dem Haken. Wenn bei der kopierten Anfrage die Positionsnummern neu durchnummeriert werden sollen, aktivieren Sie den entsprechenden Parameter bevor Sie den Kopiervorgang starten.

Anfrage zu Bestellung

Wählen Sie über die Anfragemaske die zu kopierende Anfrage aus.

1. Betätigen Sie die Schaltfläche kopieren, um zur Kopier-Maske weitergeleitet zu werden.
2. Passen Sie die Kopier-Einstellungen an, die bei dem Kopiervorgang berücksichtigt werden sollen.
3. Stellen Sie sicher, dass bei dem Feld kopieren als, der Beleg-Typ Bestellung und die Einstellung Quell-Dokument archivieren ausgewählt wurde.
4. Zum Starten des Kopiervorgangs sichern Sie den Vorgang. Dadurch gelangen Sie zur Anfragemaske mit der zuvor kopierten Anfrage.

Einzelne Positionen auswählen

Wenn Sie nur einzelne Positionen des Quell-Dokuments übernehmen wollen, wählen Sie in der Gruppe Optionen die Schaltfläche Positionen selektieren.

In der nächsten Maske wählen Sie die Positionen aus, die Sie in das neue Dokument übernehmen wollen (eine Mehrfachauswahl ist möglich) und bestätigen den Vorgang mit dem Haken. Wenn bei der kopierten Anfrage die Positionsnummern neu durchnummeriert werden sollen, aktivieren Sie den entsprechenden Parameter bevor Sie den Kopiervorgang starten.

Anfragepositionen

Positionen anlegen

Zum Anlegen von Anfragepositionen, wählen Sie zunächst eine Anfrage aus oder legen ein neue Anfrage an. Klicken Sie hierzu auf den Reiter Positionen. Sie befinden sich jetzt auf der Positionsübersicht Ihrer Anfrage.

1. Wählen Sie in der Gruppe Position einen Artikel aus.
2. Als nächstes geben Sie bitte im Feld Menge die Gesamtmenge und ggf. im Feld Grundpreis den Einkaufspreis für den ausgewählten Artikel ein.
3. Das Wunschdatum der Anfrageposition wird im Feld Termin eingegeben.
4. Speichern Sie anschließend die Anfrageposition.

Die Maske des Reiters Positionen wird dadurch automatisch gesäubert und die gespeicherte Anfrageposition in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Anfragepositionen lassen sich auf dem gleichen Weg anlegen.

Positionen ändern

Zum Ändern von Anfragepositionen, wählen Sie zunächst eine Anfrage aus, dessen Positionen Sie ändern möchten.

1. Klicken Sie nun auf den Reiter Positionen
2. Wählen Sie jetzt in der Gruppe Positionen durch Klick auf die Anfragepositionen einen Artikel aus.
3. Führen Sie Ihre Änderungen durch.
4. Speichern Sie die Änderungen an der selektierte Anfrageposition ab.

Die Maske des Reiters Positionen wird im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Anfrageposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Anfragepositionen lassen sich auf dem gleichen Weg ändern.

Positionen kopieren

Zum Kopieren von einzelnen Anfragepositionen, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie sich in der Positionsmaske befinden und die zu kopierende Position in Bearbeitung befindet.

1. Wählen Sie nun im Info-Knopf den Eintrag "Position kopieren"
2. Anschließend kann die kopierte Position x-fach, durch Eingabe der gewünschten Anzahl, in den Beleg eingefügt werden. Die kopierten Positionen werden in der Positionsliste angehängt

Positionen kopieren (mehrfach)

Zum Kopieren von mehreren Anfragepositionen, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie sich in der Positionsmaske befinden und keine Position in Bearbeitung befindet.

1. Wählen Sie nun im Info-Knopf den Eintrag "Position kopieren (mehrfach)". Die Positionsliste erlaubt jetzt die Mehrfachauswahl von Positionen
2. Durch Antippen der gewünschten Zeilen in der Positionsliste werden diese zum Kopieren vorausgewählt
3. Mit den Tasten der Mehrfachauswahl kann die "Auswahl aufgehoben"", "alle Zeilen selektiert" oder die "Auswahl bestätigt" werden. Durch Säubern der Maske wird die Positionsliste wieder zurückgesetzt
4. Zum Duplizieren der gewünschten Positionen tippen Sie auf
5. Anschließend können die ausgewählten Positionen x-fach, durch Eingabe der gewünschten Anzahl, in den Beleg eingefügt werden. Die kopierten Positionen werden in der gleichen Pos.-Reihenfolge angehängt

Positionen löschen

Zum Löschen von Anfragepositionen, wählen Sie zunächst eine Anfrage aus, dessen Positionen Sie löschen möchten.

1. Klicken Sie nun auf den Reiter Positionen.
2. Wählen Sie jetzt in der Gruppe Positionen durch Klick auf die Anfragepositionen einen Artikel aus.
3. Klicken Sie als nächstes auf das "Abfalleimer"-Symbol in der Werkzeugleiste, um die Position zu löschen.
4. Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Anfragepositionen eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie bitte dieses mit Ja.

Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Weitere Anfragepositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Anfragen verwalten

Anfrage suchen

Ihre bereits erfassten Anfragen lassen sich über die umfangreichen Suchfunktionen von SilverERP finden. Starten Sie dazu die Maske Einkauf >> Anfragen und verwenden Sie die Suchfunktionen, um die gewünschte Anfrage aufzurufen.

Anfrage ändern

Um eine Anfrage zu ändern, rufen Sie es zunächst über Einkauf >> Anfrage in der Anfragemaske auf. Die Modusbox springt automatisch auf den Arbeitsmodus "bearbeiten". Führen Sie die Änderungen durch und sichern Sie anschließend Ihre Eingaben.

Die Anfragenummer kann bei aktiver Einstellung "Eingabe blockieren" in der Maske für die Nummernkreise nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen diese Einstellung deaktiviert werden.

Anfrage löschen

Laden Sie die zu löschende Anfrage über die Suchfunktion in die Anfragemaske. Löschen Sie die Anfrage mittels des "Abfalleimer"-Symbols in der Werkzeugleiste. Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Anfrage eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie dieses mit Ja.

Die Anfrage wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs.

Anfrage archivieren

Wenn eine Anfrage nicht unwiderruflich gelöscht, sondern lediglich archiviert werden soll, verwenden Sie die "Archivieren"-Funktion. Laden Sie die zu archivierende Anfrage über die Suchfunktion in die Anfragemaske. Archivieren Sie die Anfrage mittels der archivieren-Schaltfläche.

Die Anfrage wird archiviert und die Maske gereinigt. Um das archivierte Dokument wieder aufzurufen, setzen Sie den Arbeitsmodus der Maske auf "alle Datensätze" anzeigen.

Anfrage dearchivieren

1. Öffnen Sie die Maske Einkauf > Anfragen.
2. Wechseln Sie zum Arbeitsmodus Alle Datensätze.
3. Laden Sie bitte die zu dearchivierende Anfrage über die Suchfunktion in die Anfragemaske.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dearchivieren, die sich im dem Reiter Lieferant befindet.

Sollte anstelle der Schaltfläche Dearchivieren die Schaltfläche Archivieren zu sehen sein, dann befindet sich die Anfrage nicht im archivierten Zustand.

Ungültige Anfragen archivieren

Um alle Angebote und Anfragen zu archivieren, deren Beleggültigkeit abgelaufen sind, verwenden Sie im Angebots- bzw. Anfrage-Dialog den Menü-Eintrag im Info-Knopf:

• “Angebote 14T+ archivieren”
• “Anfragen 14T+ archivieren”

Mit dem Befehl werden alle Belege archiviert, deren Gültigkeit über das vermerkte Off-Set Datum hinaus abgelaufen sind.

Der Standard-Off-Set Wert beträgt 14 Tage und kann im Firmenstamm und dem Reiter “Programm” – Karte “Verkauf”/“Einkauf”: “Offset ungültige Angebote/Anfragen archivieren” angepasst werden.

Reiter in der Anfragemaske

[Folgt]