Bestellungen

Über die Bestellmaske unter Einkauf >> Bestellungen können Sie einerseits neue Bestellungen anlegen, vorhandene Bestellungen betrachten oder bearbeiten oder bereits angelegte Bestellungen löschen (sofern keine der enthaltenen Positionen bereits geliefert oder fakturiert wurden) sowie diese auch archivieren.

In diesem Abschnitt erfahren Sie:

• wie Sie eine neue Bestellung anlegen
• wie Sie eine aktive Bestellung bearbeiten (inklusive der zugehörigen Bestellpositionen)
• wie eine Bestellung gelöscht oder archiviert wird
• was die Status-Codes und die farblichen Markierungen einer Bestellung bedeuten.

Neuanlage einer Bestellung

Abbildung: Bestellmaske mit einem geladenen Datensatz

Über die Maske Einkauf >> Bestellungen rufen Sie je nach ausgewählten Arbeitsmodus alle aktuellen Bestellungen auf oder legen eine neue Lieferantenbestellung an.

Um eine neue Bestellung in SilverERP anzulegen, erstellen Sie zunächst den Beleg mit den Kopfdaten und allgemeinen Daten Ihrer Bestellung und anschließend fügen Sie dem die einzelnen Bestellpositionen hinzu.

Erster Schritt: Bestellbeleg anlegen

Beginnen Sie also mit der Anlage des Bestellbelegs:

1. Schalten Sie den Arbeitsmodus (1) der Maske auf “Neuanlage” (dadurch wird die Maske gesäubert und Felder wie “Sachbearbeiter” mit den Standard-Vorgaben versehen, wie im Firmenstamm definiert)
2. Wählen Sie nun in der Gruppe “Lieferant” den gewünschten Lieferanten für die Bestellung aus (der Cursor springt automatisch in das Feld “Suchbegriff”, so dass Sie direkt mit “ctrl + f” oder der Lupe in der Werkzeugleiste Ihre Suche starten können)
3. Durch Auswahl des Lieferanten wird dieser in die Maske übernommen. Füllen Sie nun die gewünschten restlichen Felder der Bestell-Maske aus, bevor Sie die einzelnen Bestellpositionen hinzufügen:

Element	Beschreibung
Lieferant (2)
Suchbegriff	Die Daten werden automatisch aus dem Kundenstamm übernommen, nachdem man einen Lieferanten ausgewählt hat
Name 1	optionale Angaben
Name 2	optionale Angaben
Land, PLZ, Ort	optionale Angaben
Telefon 1	optionale Angaben
Belegdaten (3)
Bestell-Nr.	Wird durch die Anlage des Dokuments (Speichervorgang) automatisch vergeben
Sachbearbeiter	optionale Angaben
Anforderer	optionale Angaben
Freigabe	optionale Angaben
Unternehmensbereich	optionale Angaben
Projekt	optionale Angaben
Kostenstelle	optionale Angaben
Status	Vorgeben durch Status der Bestellung (siehe unten für eine Erklärung der Status-Codes)
Belegtyp	Standard-Bestellung oder Rahmen-Bestellung
Referenzen (4)
Kurztext 1, 2, 3	optionale Angaben
Referenz	In der Regel die Referenz des Lieferanten
Ansprechpartner	optionale Angaben, Ansprechpartner müssen im Lieferantenstamm hinterlegt sein
Lieferadresse	Auswahl der gewünschten, in SilverERP hinterlegten, Anschrift
Lieferbedingungen	Vorgabe aus dem Firmen- bzw. Lieferantenstamm
Versandart	Vorgabe aus dem Firmen- bzw. Lieferantenstamm
Rechnungsadresse	Auswahl der gewünschten, in SilverERP hinterlegten, Anschrift
Zahlungsbedingungen	Vorgabe aus dem Firmen- bzw. Lieferantenstamm
Währung	Vorgabe aus dem Firmen- bzw. Lieferantenstamm
Lieferantenrabatt	Vorgabe aus dem Lieferantenstamm
Belegrabatt	Eingabe eines Rabatts für die aktuelle Bestellung
Direktlieferung	Bestellungen, die als Direktlieferung erfasst werden, werden vom Lieferanten direkt an den Kunden versendet (der entsprechende Parameter dazu muss unter den Stammdaten des Lieferanten eingestellt sein).
Typ	Typ/Art der Bestellung (Kaufartikel, Konsi, etc.)
Werte (5)
Mindermengen-Zuschlag	optionale Angaben
Verpackung	optionale Angaben
Frachtkosten	optionale Angaben
Versicherung	optionale Angaben
Nebenkosten 5-8	optionale Angaben
Netto	wird berechnet
MwSt.	wird berechnet
Brutto	wird berechnet
Belege (6)
Verknüpfte Belege	Belege, die mit der Bestellung in Verbindung stehen (z.B. gedruckte Liefermahnungen für diese Bestellung)

Nachdem Sie alle Kopfdaten der Bestellmaske Ihres neuen Belegs eingegeben haben, sichern Sie den Vorgang. Dadurch wird:

• eine neue Bestellung in SilverERP angelegt,
• eine neue Bestellnummer vergeben* und
• der Arbeitsmodus wechselt von "Neuanlage" zu "Bearbeiten".

* Die automatische Vergabe der Bestellnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Grundtabellen >> Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Bestellnummer vorhanden ist.

Zweiter Schritt: Positionen hinzufügen

1. Durch Klick auf das Wort “Positionen” in der Pfadnavigation gelangen Sie zur Positionsübersicht der Bestellung. Der Arbeitsmodus wechselt dadurch automatisch auf "alle Artikel" (zur weiteren Eingrenzung kann der Modus auch auf "nur Bedarf", "Lieferant, alle Artikel", "Lieferant, nur Bedarf" oder "bearbeiten" gesetzt werden).
2. Wählen Sie nun die einzelnen Positionen aus, die Sie der Bestellung hinzufügen möchten
3. Dadurch wird der Artikel mit der Menge “0” zur Bestellung hinzugefügt – der Cursor bleibt jedoch auf der Ziffer “0” stehen und ermöglicht Ihnen die Eingabe der gewünschten Menge.
4. Geben Sie nun den Verkaufspreis im Feld Grundpreis und im Feld Termin den Wunschtermin für den ausgewählten Artikel ein.
5. Durch das Speichern der Position wird die Maske gereinigt und die gespeicherte Bestellposition wird in der Gruppe Bestellungen aufgelistet.

Abbildung: Darstellung der Bestellpositionen (8) eines Bestellbelegs Auf der Ebene der einzelnen Bestellpositionen haben Sie nun auch wieder die Möglichkeit Ihre Angaben zu spezifizieren.

Element	Beschreibung
Position (1)
Artikel-Nr.	wird durch die Auswahl des Artikels übernommen, Informationen können überschrieben werden
Bezeichnung 1-4	s.o.
Variante	optional
Menge	Angabe der Menge
PE	Preiseinheit für den Artikel
Grundpreis	wird vom Artikelstamm übernommen
Rabatt	kann auf Position angegeben werden
Gesamtpreis	wird berechnet
Pos-Nr.	dient der Anpassung der Reihenfolge der Bestellpositionen
Termin	Eingabe des gewünschten Liefertermins (Standardvorgabe ist der Tag der Bestellung)
Pos.	Aktuelle Stelle der Position in der Bestellung
Optionen (2)
Bestand	Aktueller Bestand in der gewählten Artikel-Position
frei	Freier Bestand in der gewählten Artikel-Position
Bedarf	Bedarf in der gewählten Artikel-Position
Bestellt	Bereits bestellter Bestand in der gewählten Artikel-Position
Mindestbestand	Angabe wird aus dem Artikelstamm übernommen
Vorschlag	wird aus den Angaben aus dem Artikelstamm sowie den aktuellen Bedarfen ermittelt
Rahmen	Bei Rahmen-Bestellungen kann mit der Kontrollbox "Rahmen" der Abruf einer Teilmenge für die Bestellung ausgewählt werden. Die Eingabe der Bestellmenge, Datum und weitere Details erfolgt über den Befehl "Einteilung", der nach dem Setzen des Hakens in der Kontrollbox betätigt werden kann
Projekt	Zuweisung eines Projekts
Kostenstelle	Zuweisung der Kostenstelle
Auftrag	Verknüpfung der Einkaufsposition mit einem Auftrag
Position	Verknüpfung der Einkaufsposition mit einer Auftragsposition
Infos (3)
Menge	Anzahl der bestellten, zugesagten oder gelieferten Artikel der Bestellposition
Preis	Preise der bestellten, zugesagten oder gelieferten Artikel der Bestellposition
Termin	Termine der bestellten, zugesagten oder gelieferten Artikel der Bestellposition
AB-Nummer	Auftragsbestätigungsnummer des Lieferanten
Lieferschein	Nummer des Lieferscheins (welche aus der Wareneingangsbuchung übernommen wird)
Liefer.Bst.Nr.
Bestellbezeichnung 1 und 2	Freie Angabe der Bestellbezeichnung
Typ	Art der Bestellposition (Kaufartikel, etc.)
Kalkulation (4)
Lieferantenrabatt	wird aus den Stammdaten des Lieferanten übernommen
Bestellrabatt	wird aus der Position "Belegrabatt" aus den Kopfdaten der Bestellung übernommen
VE	Verkaufseinheit der Position
MwSt.	wird aus den Firmenstammdaten übernommen
Ek-Mittel	wird automatisch berechnet
Ek-Kalk	wird automatisch berechnet
Letzter Ek	wird aus letzter Bestellung übernommen
Datum letzter Zugang	Wird aus Wareneingangsbuchung übernommen
Datum letzte Anfrage	Wird aus letzter Lieferantenanfrage übernommen
Bestellwert	wird berechnet
Zusatzinfo 1 und 2	Freier Text
Aufmass (5)
[nur bei bestimmten Artikeln]
Material (6)
Zeichnungs-Nr.	optionale Angabe
Version	optionale Angabe
Länge, Breite, Stärke	optionale Angabe
Dichte, Vol., Metall	optionale Angabe
Innen-Aussendurchmesser	optionale Angabe
Nebenkosten (7)
[nach Bedarf]	optionale Angabe

Neuanlage einer Bestellung im Rahmen eines Auftrags

Für die Abwicklung eines Auftrages, kann als nächster Schritt eine Bestellung beim Lieferanten benötigt werden. In SilverERP können Sie direkt aus der Auftragsmaske eine Bestellung auslösen.

• Laden Sie bitte hierzu den zuvor erstellten Auftrag in die Auftragsmaske.
• Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Bestellung" in der Pfad-Navigation.
• Im nächsten Schritt gelangen Sie zur Maske für die Auftragsbestellung. Die Modusbox hat automatisch in den Arbeitsmodus "Neuanlage Bestellung" gewechselt.
• In der Gruppe "Auftrags-Positionen" sehen Sie die zu bestellenden Artikel. Suchen Sie in der Gruppe "Lieferant" einen Lieferanten aus.
• Wählen Sie als nächstes die Auftragspositionen aus, die Sie bei dem zuvor ausgewählten Lieferanten bestellen möchten. Eine Mehrfachauswahl von Auftragspositionen ist ebenfalls möglich.
• Abschließend sichern Sie den Vorgang, um die Bestellung zu erstellen. Dadurch werden automatisch die Felder in der Gruppe "Lieferant" gesäubert und die Modusbox springt auf den Arbeitsmodus "bestellte Positionen". In der Gruppe "Auftrags-Positionen" sehen Sie jetzt die bereits bestellten Auftrags-Positionen mit den dazugehörigen "Bestell-Nr".

Weitere Informationen zu dem Thema Auftragsbestellung finden Sie unter Aufträge.

Bearbeitung einer Bestellung

Änderungen an Bestellpositionen durchführen

Weitere Positionen anlegen

Hinweis: Die nachträgliche Erfassung von weiteren Positionen für eine Bestellung wirkt sich auf den Bestellstatus aus. Bspw. wird nach der Erfassung zusätzlicher Bestellpositionen für eine bereits komplett gelieferten Bestellung, der Status automatisch auf teilweise geliefert (o--l-) gesetzt.

Wählen Sie zunächst eine Bestellung aus und wechseln im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf Positionen klicken. Das Hinzufügen von weiteren Positionen erfolgt genauso wie bereits oben beschrieben:

• Klicken Sie in der Pfad-Navigation auf Positionen, um zur Positionsübersicht zu wechseln.
• Wechseln Sie je nach Bedarf den Arbeitsmodus, um sich nur Lieferanten-Artikel oder Bedarfe in der Artikelauswahl anzeigen zu lassen.
• Wählen Sie durch Klick auf die Lupe in der Werkzeugleiste oder mittels des Tastaturkürzels "ctrl + f" einen Artikel aus.
• Geben Sie bitte im Feld Menge die Gesamtmenge, in Grundpreis den Verkaufspreis und im Feld Termin den Wunschtermin für den ausgewählten Artikel ein.
• Speichern Sie bitte die Position ab

Positionen ändern

Hinweis: Bestellpositionen die bereits geliefert wurden können nur Teilweise geändert werden. So lässt sich die Menge nicht nachträglich ändern. An Bestellpositionen für die bereits eine Eingangsrechnung erfasst wurde, können keine Grundpreis-Änderungen vorgenommen oder die Menge verändert werden. Um eine Bestellposition zu ändern:

• Wählen Sie sie zunächst in der Gruppe Positionen aus.

• Andern Sie die Felder in der Übersicht unter Berücksichtigung des vorgenannten Hinweises ab.
• Sichern Sie Ihre Eingaben.

Termin einer Position bestätigen

Um den Liefertermin für eine Position zu bestätigen, wählen Sie zunächst die betreffende Bestell-Position aus.

• Tragen Sie nun in der Karte Infos in der Spalte Bestätigt in den Feldern Menge, Preis und Termin die Werte ein, die Ihnen der Lieferant bestätigt hat.
• Die Auftragsbestätigungsnummer des Lieferanten können Sie im Feld AB-Nummer eintragen.
• Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klick auf "Übernehmen"

Um den Liefertermin für alle Bestellpositionen einer Bestellung zu bestätigen, klicken Sie auf "Übernehmen" in der Karte Infos. Nun erscheint ein Dialog-Fenster, welches Sie mit Ja bestätigen ("Wollen Sie alle offenen, unbestätigten Positionen bestätigen?"). Auf diese Weise werden alle Bestell-Positionen mit den jeweiligen Wunsch-Terminen, Grundpreisen und Mengenangaben bestätigt.

Eine Position splitten

Diese Funktion wird verwendet, um bereits teilweise bestätigte Bestellpositionen zu Splitten. Mit Splitten ist die Teilung der Bestellmenge einer Bestellposition gemeint. Ein Anwendungsfall wäre hierfür, dass der Lieferant zunächst eine Teilmenge der Bestellposition bestätigt. Für die restliche Bestellmenge wird noch eine Bestätigung erwartet.

Hinweis: Bestellpositionen die bereits geliefert wurden können nicht gesplittet werden.

• Wechseln Sie auf die Positionsübersicht einer Bestellung.
• Wählen Sie in der Gruppe Positionen eine Bestellposition aus, die sie splitten wollen.
• Klicken Sie in der Karte Infos auf die Schaltfläche "AB splitten". Im Anschluss erscheint ein Dialog-Fenster.
• Tragen Sie bitte in den Feldern Menge, Preis und Termin die Werte für die Bestellposition ein. In den meisten Fällen werden diese Felder vorgewählt sein.
• Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Speichern. Es erscheint im Anschluss eine neue Bestellposition in der Gruppe Positionen.

Positionen löschen

Hinweis: Das Löschen ist nicht möglich, wenn für die Bestellposition bereits ein Wareneingang über die Maske Wareneingänge Lieferungen gebucht wurde. Die Lieferung müsste zunächst über die Maske Einkauf >> Lieferungen gelöscht werden.

• Wählen Sie in der Gruppe Positionen eine Bestellposition aus, die Sie löschen möchten.
• Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der Werkzeugleiste oder verwenden Sie das Tastaturkürzel "ctrl + entf". Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Bestellposition eine Bestätigung verlangt.
• Klicken Sie im Dialog-Fenster auf die Schaltfläche Ja. Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Die Felder der Positionsübersicht werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gelöschte Bestellposition wird in der Gruppe Positionen nicht mehr angezeigt. Weitere Bestellpositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Bestellungen bearbeiten

Bestellung ändern

Zum Bearbeiten einer Bestellung, laden Sie bitte zunächst über die Suchfunktionen eine Bestellung in die Maske.

Die aus dem Such-Resultat geladene Bestellung kann jetzt von Ihnen bearbeitet werden, indem Sie die Werte in den Feldern ändern und dann mittels speichern. Beachten Sie bitte, dass die Menge einer Bestellposition nur dann geändert werden kann, wenn diese nicht geliefert oder fakturiert wurde. Bereits gelieferte Bestellpositionen werden mit grüner Hintergrundfarbe dargestellt. Bestellpositionen die der Lieferant noch liefern muss (offen), werden mit weißer Hintergrundfarbe angezeigt.

Abbildung: Grün hinterlegte Bestellpositionen wurden bereits geliefert und können nicht nachträglich bearbeitet werden.

Bestellung kopieren

Wählen Sie über die Bestellmaske die zu kopierende Bestellung aus.

• Danach klicken Sie auf "kopieren" im unteren Bereich der Maske, um zur Kopier-Maske weitergeleitet zu werden.
• Auf dieser können Sie Kopier-Einstellungen vornehmen, die bei dem Kopiervorgang berücksichtigt werden.
• Führen Sie alle für Sie relevanten Kopier-Einstellungen aus und vergewissern Sie sich dabei, dass im Feld kopieren als aus der Gruppe Optionen, der Beleg-Typ Bestellung ausgewählt wurde.
• Zum Starten des Kopiervorgangs, klicken Sie auf das Disketten-Symbol in der Werkzeugleiste bzw. betätigen Sie die Tastenkombination "strg + s".
• Im nächsten Schritt gelangen Sie wieder auf die Bestellmaske mit der zuvor kopierten Bestellung. Hierbei wurden sämtliche Positionen aus der Quell-Bestellung übernommen.

Bestellung löschen

Suchen Sie zunächst die Bestellung aus, die Sie löschen möchten und übertragen diese in die Bestellmaske.

• Klicken Sie nun auf das Papierkorb-Symbol in der Werkzeugleiste (oder betätigen Sie "strg + entf"), um die Bestellung zu löschen. An dieser Stelle prüft SilvERP, ob die Bestellung Positionen enthält, die bereits geliefert oder fakturiert wurden.
• Ist dies nicht der Fall, dann erscheint aus Sicherheitsgründen ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Bestellung eine Bestätigung verlangt.
• Bestätigen Sie diese mit "Ja". Die Bestellung wurde somit erfolgreich gelöscht.

Bestellung archivieren

Bestellungen die bereits Lieferungen und Eingangsrechnungen zu verzeichnen haben, können in SilvERP nicht gelöscht werden. Aus diesem Grund wird Ihnen die Möglichkeit einer Bestell-Archivierung gegeben. Archivierte Bestellungen tauchen in der Bestell-Suche nicht auf und können jederzeit aus dem Archiv zurück zu den aktiven Bestellungen geholt werden.

Eine Bestellung wird in SilvERP automatisch archiviert, sobald sämtliche Eingangsrechnungen der betroffenen Bestellung über die Maske Verbindlichkeiten verbucht bzw. bezahlt werden. Selbstverständlich kann eine Bestellung auch manuell archiviert werden.

• Laden Sie die Bestellung, die Sie archivieren möchten, in die Bestellmaske.
• Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche archivieren im unteren Bereich der Bestellmaske.

Zum Archiv Ihrer Bestellungen gelangen Sie indem Sie den Arbeitsmodus der Bestellmaske mit Hilfe der Modusbox auf "alle Datensätze" setzen. Die Arbeitsweise ist analog zum normalen Suchen und Bearbeiten. Sobald Sie eine archivierte Bestellung speichern wollen, erhalten Sie die Möglichkeit, diese aus dem Archiv heraus zu den aktiven Bestellungen zu übertragen.

Status-Codes bei Bestellungen

Status	Beschreibung
----	Diese Bestellung wurde ohne Bestellpositionen angelegt.
O---	Die Positionen der Bestellungen mit diesem Status, stehen noch zum Erhalt der Lieferung offen. Die Buchung des Wareneingangs über die Maske Lager > Wareneingang Lieferung ändert den Status der betroffenen Bestellung. Ein kleines o steht für Positionen innerhalb der Bestellung, dessen Lieferung noch aussteht.
OB--	Die Positionen dieser Bestellung wurden auf Basis eines Auftrags erfasst und sind mit diesem verknüpft. Sämtliche Bestellpositionen wurde vom Lieferanten noch nicht geliefert und sind aus diesem Grund offen.
--L-	Bei dieser Bestellung wurden sämtliche Bestellpositionen geliefert.
--LF	Bei dieser Bestellung wurden sämtliche Bestellpositionen geliefert und die dazugehörige Eingangsrechnung erfasst. Die Eingangsrechnung ist mit der Bestellung verknüpft und findet sich im Reiter Belege.
o-l-	Diese Bestellung wurde teilweise geliefert. Es stehen noch Bestellpositionen für den Erhalt der Lieferung offen.
o-lf	Dieser Status steht für Bestellungen die teilweise geliefert und fakturiert wurden. Es stehen noch Bestellpositionen für den Erhalt der Lieferung offen.
oBl-	Diese Bestellung wurde auf Basis eines Auftrags erfasst. Eine Teillieferung liegt vor und die restlichen Bestellpositionen stehen noch für den Erhalt der Lieferung offen. Die Erfassung der Eingangsrechnung wurde noch nicht durchgeführt.
oBlf	Diese Bestellung wurde auf Basis eines Auftrags erfasst. Ein Teil der Bestellpositionen wurde bereits erhalten und auch die dazugehörige Eingangsrechnung erfasst. Die restlichen Bestellpositionen stehen noch für die Lieferung und Fakturierung offen.

Farb-Codes bei Bestellungen und Positionen

Bei der Suche nach bereits angelegten Bestellungen, werden Ihnen im Suchresultat die einzelnen Zeilen in unterschiedlichen Farben dargestellt. Diese Farb-Codes helfen Ihnen, mit einem Blick zu erfahren, welchen Zustand die einzelnen Bestellungen haben und ob die weitere Bearbeitung möglich ist. Im nachfolgenden werden die einzelnen Farb-Codes erläutert:

Farb-Codes: Bestellung

Farbe	Beschreibung
Grün	Bei dieser Bestellung handelt es sich um eine Rahmenbestellung (Belegtyp Rahmenbestellung).
Gelb	Bei dieser Bestellung wurde der Mindestbestellwert des Lieferanten unterschritten.
Rot	Bei dieser Bestellung liegt keine Freigabe vor.
Weiß	Bei dieser Bestellung handelt es sich um keine Rahmenbestellung (Belegtyp Rahmenbestellung), der Mindestbestellwert wurde erreicht oder für den Lieferanten nicht im Lieferantenstamm hinterlegt und die Freigabe wurde bereits erteilt.

Farb-Codes: Bestellposition

Bestellpositionen können ebenfalls einen Farb-Code enthalten. Im nachfolgenden werden die einzelnen Farben beschrieben:

Farbe	Beschreibung
Grün	Die Bestellposition wurde komplett geliefert.
Gelb	Bei dieser Bestellposition handelt es sich um eine Rahmenbestellposition.