Anfragen

Anfragen verwalten

Anfrage anlegen

Anfrage anlegen ohne Auftrag

Durch den Aufruf der Anfragemaske gelangen Sie automatisch auf den Reiter "Anfrage". Für die Anlage einer neuen Anfrage, schalten Sie bitte zunächst den Arbeitsmodus der Maske mit Hilfe der Modusbox auf "Neuanlage". Die Maske wird im Anschluss gesäubert und sämtliche Felder mit Werten versehen, die unter Firmenstamm eingestellt wurden (z. B. der Sachbearbeiter). Wählen Sie bitte zunächst in der Gruppe "Lieferant" durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Lieferanten aus. Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder im Reiter "Anfrage" aus und speichern dann die Anfrage mit einen Klick auf bzw. betätigen von ab. Die Modusbox springt dann auf "bearbeiten" und Ihr Anfrage wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt der rechte Reiter "Positionen" und die Bestellnummer angezeigt.

Mit einem Klick auf den Reiter "Positionen" gelangen Sie zur Positionsübersicht ihrer Anfrage. Wählen Sie bitte in der Gruppe "Positionen" durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Artikel aus. Als nächstes geben Sie bitte im Feld "Menge" die Gesamtmenge für den ausgewählten Artikel ein. Den gewünschten Liefertermin der Bestellsposition geben Sie bitte im Feld "Termin" ein. Zum Speichern der Bestellposition klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Die Maske des Reiters "Positionen" wird im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Bestellposition wird in der Gruppe "Positionen" aufgelistet.

Zur eindeutigen Identifizierung einer Anfrage wird in SilvERP die Bestellnummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage einer Anfrage manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Bestellnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Bestellnummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Anfragen gesperrt sein, dann können keine weiteren Anfragen angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.

Anfrage anlegen zu Auftrag

Für die weitere Abwicklung des Auftrages, kann als nächster Schritt eine Anfrage beim Lieferanten benötigt werden. Laden Sie bitte hierzu den zuvor erstellten Auftrag in die Auftragsmaske. Klicken Sie bitte im Anschluss auf die Schaltfläche "Anfrage". Diese finden Sie in der Pfad-Navigation. Im nächsten Schritt gelangen Sie auf die Maske für die Auftragsbestellung. Die Modusbox beinhaltet automatisch den Arbeitsmodus "Neuanlage Anfrage". In der Gruppe "Auftrags-Positionen" sehen Sie die zu bestellenden Artikel. Suchen Sie in der Gruppe "Lieferant" einen Lieferanten aus. Wählen Sie bitte als nächstes die Auftragspositionen aus, die Sie bei dem zuvor ausgewählten Lieferanten bestellen möchten. Eine Mehrfachauswahl von Auftragspositionen ist ebenfalls möglich. Abschließend klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen die Tastenkombination , um die Anfrage zu erstellen. Danach werden automatisch die Felder in der Gruppe "Lieferant" gesäubert und die Modusbox springt auf den Arbeitsmodus "bestellte Positionen". In der Gruppe "Auftrags-Positionen" sehen Sie jetzt die bereits Bestellten Auftrags-Positionen mit dazugehöriger "Bestell-Nr".

Weitere Informationen zu dem Thema Auftragsbestellung finden Sie unter Aufträge.

Anfragepositionen

Position anlegen

Hinweis: Die nachträgliche Erfassung von weiteren Positionen für eine Anfrage wirkt sich auf den Bestellstatus aus. Bspw. wird nach der Erfassung zusätzlicher Anfragepositionen für eine bereits komplett gelieferten Anfrage, der Status automatisch auf teilweise geliefert (o--l-) gesetzt.

Wählen Sie zunächst bitte eine Anfrage aus oder legen Sie bitte eine neue Anfrage an.
Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Alle Artikel.
Wählen Sie bitte in der Gruppe Position durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Artikel aus.
Geben Sie bitte im Feld Menge die Gesamtmenge, in Grundpreis den Verkaufspreis und im Feld Termin den Wunschtermin für den ausgewählten Artikel ein.
Speichern Sie bitte die Position ab, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Reiter der Maske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Bestellposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Anfragepositionen lassen sich auf dem gleichen Weg anlegen.

Position löschen

Hinweis: Das Löschen ist nicht möglich, wenn für die Bestellposition bereits ein Wareneingang über die Maske Wareneingänge Lieferungen gebucht wurde. Die Lieferung müsste zunächst über die Maske Einkauf > Lieferungen gelöscht werden.

Wählen Sie zunächst bitte eine Anfrage aus oder legen Sie bitte eine neue Anfrage an.
Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Alle Artikel.
Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Bestellposition aus.
Klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Bestellposition eine Bestätigung verlangt.
Klicken Sie bitte im Dialog-Fenster auf die Schaltfläche Ja. Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Die Reiter der Positionsübersicht werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gelöschte Bestellposition wird in der Gruppe Positionen nicht mehr angezeigt. Weitere Anfragepositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Position ändern

Hinweis: Anfragepositionen die bereits geliefert wurden können nur Teilweise geändert werden. Bspw. lässt sich die Menge nicht nachträglich ändern. An Anfragepositionen für die bereits eine Eingangsrechnung erfasst wurde können keine Grundpreis-Änderungen vorgenommen werden.

Wählen Sie zunächst bitte eine Anfrage aus oder legen Sie bitte eine neue Anfrage an.
Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Alle Artikel.
Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Bestellposition aus.
Ändern Sie bitte die Felder auf der Positionsübersicht nach Ihren Wünschen ab.
Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Reiter der Positionsübersicht werden im Anschluss automatisch gesäubert und die geänderte Bestellposition wird in der Gruppe Positionen angezeigt. Weitere Anfragepositionen lassen sich auf dem gleichen Weg ändern.

Position bestätigen

Hinweis: Anfragepositionen die bereits geliefert wurden können nur Teilweise geändert werden. Bspw. lässt sich die Menge nicht nachträglich bestätigen. Bei Anfragepositionen für die bereits eine Eingangsrechnung erfasst wurde können nachträglichen keine Grundpreis-Bestätigungen vorgenommen werden.

Wählen Sie zunächst bitte eine Anfrage aus oder legen Sie bitte eine neue Anfrage an.
Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Alle Artikel.
Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Bestellposition aus.
Tragen Sie bitte im Reiter Infos und unterhalb der Spalte Bestätigt in den Feldern Menge, Preis und Termin die Werte ein, die der Lieferant Ihnen bestätigt hat. Die Auftragsbestätigungsnummer des Lieferanten können Sie im Feld AB-Nummer eintragen.
Speichern Sie bitte die Eintragung ab, indem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken. Die Reiter der Positionsübersicht werden im Anschluss automatisch gesäubert und die geänderte Bestellposition wird in der Gruppe Positionen angezeigt.

Die zuvor gespeicherte Position wurde aktualisiert. Dies ist über die Felder Menge, Grundpreis und Termin auf dem Reiter Position ersichtlich. Diese wurden nämlich mit den bestätigten Werten überschrieben.

Alle Positionen bestätigen

Hinweis: Anfragepositionen die bereits geliefert wurden können nur Teilweise geändert werden. Bspw. lässt sich die Menge nicht nachträglich bestätigen. Bei Anfragepositionen für die bereits eine Eingangsrechnung erfasst wurde können nachträglichen keine Grundpreis-Bestätigungen vorgenommen werden.

Wählen Sie zunächst bitte eine Anfrage aus oder legen Sie bitte eine neue Anfrage an.
Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Alle Artikel.
Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Übernehmen im Reiter Infos. Es erscheint im Anschluss ein Dialog-Fenster.
Bestätigen Sie bitte mit Ja. Die Werte der Felder Menge, Grundpreis und Termin aller Bestellposition wurde als bestätigte Werte gespeichert.

Position splitten

Diese Funktion wird verwendet, um bereits teilweise bestätigte Anfragepositionen zu Splitten. Mit Splitten ist die Teilung der Bestellmenge einer Bestellposition gemeint. Ein Anwendungsfall wäre hierfür, dass der Lieferant zunächst eine Teilmenge der Bestellposition bestätigt. Für die restliche Bestellmenge wird noch eine Bestätigung erwartet.

Hinweis: Anfragepositionen die bereits geliefert wurden können nicht gesplittet werden.

Wählen Sie zunächst bitte eine Anfrage aus oder legen Sie bitte eine neue Anfrage an.
Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Alle Artikel.
Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine bereits teilweise bestätigte Bestellposition aus.
Klicken Sie bitte im Reiter Infos auf die Schaltfläche AB splitten. Im Anschluss erscheint ein Dialog-Fenster.
Tragen Sie bitte in den Feldern Menge, Preis und Termin die Werte für die Bestellposition ein. In den meisten Fällen werden diese Felder vorgewählt sein.
Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Speichern. Es erscheint im Anschluss eine neue Bestellposition in der Gruppe Positionen.

Anfrage suchen

Ihre bereits erfassten Anfragen lassen sich über die Suchfunktionen von SilvERP finden.

Anfrage ändern

Zum Bearbeiten einer Anfrage, laden Sie bitte zunächst über die Suchfunktionen eine Anfrage in die Maske.

Die aus dem Such-Resultat geladene Anfrage kann jetzt von Ihnen bearbeitet werden, indem Sie die Werte in den Feldern ändern und dann mittels oder speichern. Beachten Sie bitte, dass die Menge einer Bestellposition nur dann geändert werden kann, wenn diese nicht geliefert oder fakturiert wurde. Bereits gelieferte Anfragepositionen werden mit grüner Hintergrundfarbe dargestellt. Anfragepositionen die der Lieferant noch liefern muss (offen), werden mit weißer Hintergrundfarbe angezeigt.

Anfrage kopieren

Wählen Sie bitte über die Anfragemaske die zu kopierende Anfrage aus. Im Anschluss klicken Sie bitte auf die Schaltfläche kopieren, um zur Kopier-Maske weitergeleitet zu werden. Auf dieser können Sie Kopier-Einstellungen vornehmen, die bei dem Kopiervorgang berücksichtigt werden. Führen Sie bitte alle für Sie relevanten Kopier-Einstellungen aus und vergewissern Sie sich dabei, dass im Feld kopieren als aus der Gruppe Optionen, der Beleg-Typ Anfrage ausgewählt wurde. Zum Starten des Kopiervorgangs, klicken Sie bitte auf bzw. betätigen Sie die Tastenkombination . Im nächsten Schritt gelangen Sie wieder auf die Anfragemaske mit der zuvor kopierten Anfrage. Hierbei wurden sämtliche Positionen aus der Quell-Anfrage übernommen.

Anfrage löschen

Suche Sie bitte zunächst die Anfrage aus, die Sie löschen möchten und übertragen diese in die Anfragemaske (siehe Anfrage suchen). Klicken Sie bitte auf oder betätigen Sie die , um die Anfrage zu löschen. An dieser Stelle prüft SilvERP, ob die Anfrage Positionen enthält, die bereits geliefert oder fakturiert wurden. Ist dies nicht der Fall, dann erscheint aus Sicherheitsgründen ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Anfrage eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie diese mit "Ja". Die Anfrage wurde somit erfolgreich gelöscht.

Anfrage archivieren

Anfragen die bereits Lieferungen und Eingangsrechnungen zu verzeichnen haben, können in SilvERP nicht gelöscht werden. Aus diesem Grund wird Ihnen die Möglichkeit einer Bestell-Archivierung gegeben. Archivierte Anfragen tauchen in der Bestell-Suche nicht auf und können jederzeit aus dem Archiv zurück zu den aktiven Anfragen geholt werden.

Eine Anfrage wird in SilvERP automatisch archiviert, sobald sämtliche Eingangsrechnungen der betroffenen Anfrage über die Maske Verbindlichkeiten verbucht bzw. bezahlt werden. Selbstverständlich kann eine Anfrage manuell archiviert werden. Dies können Sie über die Anfragemaske tun. Laden Sie bitte im Anschluss eine Anfrage in die Anfragemaske. Abschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Archivieren. Diese finden Sie auf der Gruppe Belegdaten.

Zum Archiv Ihrer Anfragen gelangen Sie indem Sie den Arbeitsmodus der Anfragemaske mit Hilfe der Modusbox auf "alle Datensätze" setzen. Die Arbeitsweise ist analog zum normalen suchen und bearbeiten. Sobald Sie eine archivierte Anfrage speichern wollen, erhalten Sie die Möglichkeit diese aus dem Archiv heraus zu den aktiven Anfragen zu übertragen.

Bestell-Status

Möglicher Status

Status	Beschreibung
----	Diese Anfrage wurde ohne Anfragepositionen angelegt.
O---	Die Positionen der Anfragen mit diesem Status, stehen noch zum Erhalt der Lieferung offen. Die Buchung des Wareneingangs über die Maske Lager > Wareneingang Lieferung ändert den Status der betroffenen Anfrage. Ein kleines o steht für Positionen innerhalb der Anfrage, dessen Lieferung noch aussteht.
OB--	Die Positionen dieser Anfrage wurden auf Basis eines Auftrags erfasst und sind mit diesem verknüpft. Sämtliche Anfragepositionen wurde vom Lieferanten noch nicht geliefert und sind aus diesem Grund offen.
--L-	Bei dieser Anfrage wurden sämtliche Anfragepositionen geliefert.
--LF	Bei dieser Anfrage wurden sämtliche Anfragepositionen geliefert und die dazugehörige Eingangsrechnung erfasst. Die Eingangsrechnung ist mit der Anfrage verknüpft und findet sich im Reiter Belege.
o-l-	Diese Anfrage wurde teilweise geliefert. Es stehen noch Anfragepositionen für den Erhalt der Lieferung offen.
o-lf	Dieser Status steht für Anfragen die teilweise geliefert und fakturiert wurden. Es stehen noch Anfragepositionen für den Erhalt der Lieferung offen.
oBl-	Diese Anfrage wurde auf Basis eines Auftrags erfasst. Eine Teillieferung liegt vor und die restlichen Anfragepositionen stehen noch für den Erhalt der Lieferung offen. Die Erfassung der Eingangsrechnung wurde noch nicht durchgeführt.
oBlf	Diese Anfrage wurde auf Basis eines Auftrags erfasst. Ein Teil der Anfragepositionen wurde bereits erhalten und auch die dazugehörige Eingangsrechnung erfasst. Die restlichen Anfragepositionen stehen noch für die Lieferung und Fakturierung offen.

Farb-Codes: Anfrage

Bei der Suche nach bereits angelegten Anfragen, werden Ihnen im Suchresultat die einzelnen Zeilen in unterschiedlichen Farben dargestellt. Diese Farb-Codes helfen Ihnen, mit einem Blick zu erfahren, welchen Zustand die einzelnen Anfragen haben und ob die weitere Bearbeitung möglich ist. Im nachfolgenden werden die einzelnen Farb-Codes erläutert:

Farbe	Beschreibung
Grün	Bei dieser Anfrage handelt es sich um eine Rahmenbestellung.
Gelb	Bei dieser Anfrage wurde der Mindestbestellwert des Lieferanten unterschritten.
Rot	Bei dieser Anfrage liegt keine Freigabe vor.
Weiß	Bei dieser Anfrage handelt es sich um keine Rahmenbestellung, der Mindestbestellwert wurde erreicht oder für den Lieferanten nicht im Lieferantenstamm hinterlegt und die Freigabe wurde bereits erteilt.

Farb-Codes: Bestellposition

Anfragepositionen können ebenfalls einen Farb-Code enthalten. Im nachfolgenden werden die einzelnen Farben beschrieben:

Farbe	Beschreibung
Grün	Die Bestellposition wurde komplett geliefert.
Gelb	Bei dieser Bestellposition handelt es sich um eine Rahmenbestellposition.