E-Mail

Vorbemerkung

Wenn SilverERP für die Nutzung für den E-Mail Versand konfiguriert ist, können Belege und Dokumente direkt aus SilverERP versendet werden. Versandte E-Mails werden automatisch im DMS gesichert.

Abbildung 1: Mit dem "E-Mail senden"-Symbol können Belege und Dokumente über die in SilverERP integrierte E-Mail Funktion versandt werden

Konfiguration

E-Mail Zugangsdaten

1. Firmenstamm

Im Firmenstamm unter “Dokumentenfluss” in der Gruppe “E-Mail Einstellungen” tragen Sie die allgemeinen Email Server-Informationen ein, die Ihr Unternehmen verwendet, um E-Mail Nachrichten zu versenden.

• E-Mail Server;
• Benutzername;
• Passwort;
• Verbindungssicherheit;
• Authentifizierungsmethode;
• Absendeadresse;
• Absendername ;
• HTML (ja/nein) ;
• E-Mail Charset;

Die Angaben im Firmenstamm dienen als “Rückfall-Ebene” für den Versand von E-Mails. So kann im Mitarbeitstamm darauf verzichtet werden, die Angaben zum E-Mail Server einzutragen, wenn diese im Firmenstamm geführt werden.

2. Stammdaten >> E-Mail

Öffnen Sie anschließend den Dialog zur Verwaltung der E-Mail-Stammdaten (“Stammdaten >> E-Mail”), um die E-Mail Postfächer anzulegen, die von Ihren Mitarbeitern verwendet werden sollen. Hierbei können für jeden Mitarbeiter individuelle E-Mail Postfächer angelegt werden oder auch allgemeine Postfächer (wie z.B. support@unternehmen.de). Diese Postfächer werden im nächsten Schritt Ihren Mitarbeitern zugeordnet, damit sie unter den zugeordneten E-Mail Adressen aus SilverERP E-Mails versenden sollen. Dabei gilt:

• Sollen Mitarbeiter nur unter allgemeinen Postfächern E-Mails senden (support@unternehmen.de oder sales@unternehmen.de), müssen diese Postfächer nur einmal eingerichtet werden;
• Sollen Mitarbeiter mindestens unter Ihrem eigenen Namen E-Mails versenden, muss für jeden Mitarbeiter ein Eintrag unter “Stammdaten >> E-Mail” eingerichtet werden, der zumindest den Absendernamen enthält;
• Alle weiteren Informationen, die nicht explizit an dieser Stelle eingegeben werden, zieht das System aus den zuvor im Firmenstamm eingerichteten E-Mail Server-Informationen.

3. Stammdaten >> Mitarbeiter

Öffnen Sie nun die Mitarbeiter-Verwaltung unter “Stammdaten >> Mitarbeiter”, um allen Mitarbeitern, die E-Mails aus SilverERP versenden sollen, eine (oder mehrere) von den zuvor angelegten Postfächern zuzuweisen.

1. Öffnen Sie die Maske “Stammdaten >> Mitarbeiter”;
2. Wählen Sie unter dem Reiter “E-Mail Einstellungen” die gewünschten E-Mail Postfächer aus und setzen die Parameter je nach Anforderung;
3. Als letzten Schritt können Sie individuelle E-Mail Signaturen einrichten (siehe Abb. 2). Tippen Sie auf Notizen () in der Werkzeugleiste (ein Mitarbeiter muss in der Maske geladen sein) und legen eine Standard-Signatur für die Verwendung beim E-Mail Versand unter der Notizart “E-Mail Template” an;

Abbildung 2: Einrichtung einer E-Mail Signatur mit Hilfe des Notizen-Editors unter der Notiz-Art “E-Mail Template”

Belege freigeben

Im Reiter "Belegkonfiguration" der Firmenstammdaten kann individuell festgelegt werden, welche Belagarten per E-Mail verschickt werden dürfen und ob es einen vordefinierten E-Mail Betreff geben soll. Durch Setzen des Parameters (1) wird der Belegversand per E-Mail für die ausgewählten Belegarten aktiviert. Im Feld "E-Mail Betreff" (2) kann optional ein Text für jede Belegart vorgegeben werden. Mit der Einstellung “Kopf- Fuß E-Mail” (3) bestimmen Sie, ob die per E-Mail angehängte Datei beispielsweise immer mit Kopf- und Fuss ausgegeben werden soll. So ist es möglich, die Belegkonfiguration in der Art einzustellen, dass der physische Ausdruck auf dem Briefpapier Ihres Unternehmens ohne Kopf und Fuss, aber beim Versand per E-Mail der Beleg als vollständiges PDF mit Kopf- und Fuss-Informationen erfolgt.

Abbildung 3: Firmenstamm >> Belegkonfiguration

Verwendung

Belege versenden

Um einen Beleg per E-Mail zu versenden, laden Sie zunächst den Vorgang in der entsprechenden Maske und klicken anschließend auf das "E-Mail Senden"-Symbol in der Werkzeugleiste. Dadurch öffnet sich der E-Mail Editor, der Ihnen erlaubt, die E-Mail Nachricht zu erstellen. Der jeweilige Beleg ist dem E-Mail Entwurf bereits als PDF beigefügt und wird auf der rechten Seite in der Vorschau angezeigt.

Abbildung 4: E-Mail Editor zum Versand einer Auftragsbestätigung

1. Geben Sie als erstes den oder die E-Mail Empfänger ein (2). Über das Auswahlmenü steuern Sie, ob der Empfänger im "To"-, "CC"- oder "BCC"-Feld erscheint. Über das Menü des Absenders können Sie einen anderen Absender der E-Mail auswählen, etwa eine Gruppen-Adresse;
2. Geben Sie nun zur Fertigstellung der E-Mail den Betreff (3) und den Inhalt der E-Mail (4) ein. Für den Betreff-Text kann pro Belegart in den Firmenstammdaten eine Vorbelegung durch Ihren Administrator eingerichtet werden;
3. Der Anhang der E-Mail ist unter (5) aufgeführt und kann über den Haken hinzugefügt / entfernt werden;
4. Möchten Sie der E-Mail weitere Dokumente hinzufügen, verwenden Sie die Symbole für die Dokumenten-Verwaltung (DMS) (9). Mit fügen Sie ein bereits im DMS verfügbares Dokument der E-Mail hinzu. Wenn Sie ein externes Dokument der E-Mail hinzufügen möchten, muss es zunächst mit hochgeladen werden (es wird auch automatisch im DMS hinterlegt).
5. Mit dem "E-Mail Senden"-Symbol (6) in der Werkzeugleiste versenden Sie die E-Mail;
6. Die versandte E-Mail rufen Sie anschließend wieder über das DMS und dem jeweiligen Vorgang auf.

Text-Vorlagen für E-Mails

Wenn Sie häufig E-Mails mit ähnlichen Text-Inhalt versenden, können Sie diese Texte als Vorlagen sichern und bei Bedarf aufrufen. Diese Text-Vorlagen werden maskenspezifisch gesichert und es können mehrere Vorlagen pro Maske eingerichtet werden. Um eine Text-Vorlage zu erstellen, geben Sie den Text zunächst im Inhaltsbereich der E-Mail Nachricht (4) ein und klicken dann auf das "Speichern"-Symbol in der Werkzeugleiste (7). Anschließend vergeben Sie einen Titel für die Text-Vorlage und bestätigen den Vorgang mit der "OK"-Schaltfläche.

Um eine Text-Vorlage aufzurufen, klicken Sie auf das "Notizen"-Symbol (8), um die Maske mit den Text-Vorlagen anzuzeigen.

Abbildung 5: Textvorlagen

Mit dem "+"-Symbol (10) fügen Sie den Textbaustein Ihrer E-Mail Nachricht hinzu und mit dem "-"-Symbol (9) wird die jeweilige Text-Vorlage gelöscht. Mit "x" schließen Sie die Maske ohne Auswahl und kehren zum E-Mail Editor zurück.

DMS-Dokumente versenden

Belege, die im Dokumenten Management System gesichert wurden, können ebenfalls direkt aus dem DMS per E-Mail versendet werden. Tippen Sie dazu auf das “E-Mail senden”-Symbol des jeweiligen Beleges, um den E-Mail Editor zu öffnen. Auch hier gilt, dass nur die Beleg-Arten per E-Mail verschickt werden können, für welche im Firmenstamm der E-Mail Versand gestattet wurde.

Abbildung 6: Versand von DMS-Belegen per E-Mail