E-Mail

Sie können mit SilverERP Dokumente und Belege direkt per E-Mail versenden. Wenn die E-Mail Einstellungen für Ihr Benutzerkonto eingerichtet wurden, ist die E-Mail Funktion jederzeit über die Werkzeugleiste zugänglich. Auch über das Dokumenten Management System können Dokumente und Belege per E-Mail versandt werden.

Abbildung: Mit dem "E-Mail senden"-Symbol können Belege und Dokumente über die in SilverERP integrierte E-Mail Funktion versandt werden

Abbildung: Im Dokumenten Management System können Belege ebenfalls per Klick auf das "E-Mail senden"-Symbol versandt werden. Bei Belegarten, die nicht für den E-Mail-Versand konfiguriert wurden, wird dieses Symbol ausgeblendet.

Versand eines Belegs per E-Mail

Um einen Beleg per E-Mail zu versenden, laden Sie zunächst den Vorgang in der entsprechenden Maske und klicken anschließend auf das "E-Mail Senden"-Symbol in der Werkzeugleiste. Dadurch öffnet sich der E-Mail Editor, der Ihnen erlaubt, die E-Mail Nachricht zu erstellen. Der jeweilige Beleg ist dem E-Mail Entwurf bereits als PDF beigefügt und wird auf der rechten Seite in der Vorschau angezeigt.

Abbildung: E-Mail Editor zum Versand einer Auftragsbestätigung

1. Geben Sie als erstes den oder die E-Mail Empfänger ein (2). Über das Auswahlmenü steuern Sie, ob der Empfänger im "To"-, "CC"- oder "BCC"-Feld erscheint. Über das Menü des Absenders können Sie einen anderen Absender der E-Mail auswählen, etwa eine Gruppen-Adresse.
2. Geben Sie nun zur Fertigstellung der E-Mail den Betreff (3) und den Inhalt der E-Mail (4) ein. Für den Betreff-Text kann pro Belegart in den Firmenstammdaten eine Vorbelegung durch Ihren Administrator eingerichtet werden.
3. Der Anhang der E-Mail ist unter (5) aufgeführt und kann über den Haken hinzugefügt / entfernt werden, falls mehr als nur ein Dokument als Anhang hinzugefügt wurde (siehe E-Mail Filter ).
4. Mit dem "E-Mail Senden"-Symbol (6) in der Werkzeugleiste versenden Sie die E-Mail.

Die versandte E-Mail rufen Sie anschließend wieder über das DMS und dem jeweiligen Vorgang auf.

Text-Vorlagen für E-Mails

Wenn Sie häufig E-Mails mit ähnlichen Text-Inhalt versenden, können Sie diese Texte als Vorlagen sichern und bei Bedarf aufrufen. Diese Text-Vorlagen werden maskenspezifisch gesichert und es können mehrere Vorlagen pro Maske eingerichtet werden. Um eine Text-Vorlage zu erstellen, geben Sie den Text zunächst im Inhaltsbereich der E-Mail Nachricht (4) ein und klicken dann auf das "Speichern"-Symbol in der Werkzeugleiste (7). Anschließend vergeben Sie einen Titel für die Text-Vorlage und bestätigen den Vorgang mit der "OK"-Schaltfläche.

Um eine Text-Vorlage aufzurufen, klicken Sie auf das "Notizen"-Symbol (8), um die Maske mit den Text-Vorlagen anzuzeigen.

Abbildung: Textvorlagen

Mit dem "+"-Symbol (10) fügen Sie den Textbaustein Ihrer E-Mail Nachricht hinzu und mit dem "-"-Symbol (9) wird die jeweilige Text-Vorlage gelöscht. Mit "x" schließen Sie die Maske ohne Auswahl und kehren zum E-Mail Editor zurück.

Konfiguration

Um den E-Mail-Versand in SilverERP zu konfigurieren, müssen zunächst die Zugangsinformationen für den E-Mail-Versand für die jeweiligen Benutzerkonten eingegeben werden. Anschließend können E-Mail Signaturen für die einzelnen Mitarbeiter eingerichtet werden. Zuletzt entscheiden Sie über den Firmenstamm im Bereich “Belegkonfiguration” welche Belege per E-Mail versendet werden dürfen.

E-Mail Zugangsdaten einrichten

Unter “Stammdaten >> E-Mail” werden zunächst die E-Mail Zugangsdaten für alle Mitarbeiter eingerichtet, die den E-Mail Versand in SilverERP verwenden sollen.

Hinweis: An dieser Stelle können auch allgemeine E-Mail-Postfächer eingerichtet werden, wie “support@unternehmen.de” oder “sales@unternehmen.de”. 

1. Stellen Sie den Bearbeitungsmodus der Maske auf “Neuanlage”;
2. Ergänzen Sie die Felder mit den E-Mail Zugangsdaten Ihres Unternehmens und sichern Sie Ihre Eingaben mit ;
3. Wiederholen Sie den Vorgang für die restlichen Mitarbeiter;
4. Wechseln Sie nun in den Dialog “Stammdaten >> Mitarbeiter”, um die zuvor eingerichteten E-Mail Konten den einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen. Dabei ist es auch möglich, einem Mitarbeiter mehrere E-Mail Konten zuzuordnen (z.B. auch um Team-Postfächer. Unter dem Reiter “E-Mail Einstellungen” richten Sie die Zuordnung zu den gewünschten E-Mail Postfächern ein;
5. Als letzten Schritt können Sie individuelle E-Mail Signaturen einrichten. Tippen Sie auf Notizen () in der Werkzeugleiste während der entsprechende Mitarbeiter in der Maske “Stammdaten >> Mitarbeiter” angezeigt wird und legen eine Standard-Signatur für die Verwendung beim E-Mail Versand unter der Notizart “E-Mail Template” an;

Abbildung: Die Daten zur Einrichtung Ihres E-Mail Kontos müssen unter Stammdaten >> E-Mail eingepflegt werden

Belege für den E-Mail-Versand freigeben

Im Reiter "Belegkonfiguration" in den Firmenstammdaten können Sie für die folgenden Belegarten individuell festlegen, ob diese auch per E-Mail verschickt werden dürfen und ob es einen vordefinierten E-Mail Betreff geben soll:

Angebot	Interner Beleg	Gutschrift	Eingangsrechnung
Auftrag	Lieferschein	Reparaturauftrag	Belastung
Lagerbeleg	Packzettel	Anfrage	Fertigungsauftrag
Proforma	Versandauftrag	Bestellung	Rahmen-Fertigungsauftrag
Kunden-Forecast	Rechnung	Lieferanten-Forecast	Projekt
Kasse	Rücksendung	Rahmenbestellung	Dauerrechnung
Webauftrag	Servicebericht	Liefermahnung	Lager-Lieferschein

Abbildung: Firmenstamm >> Belegkonfiguration

Durch Setzen des Parameters (1) wird der Belegversand per E-Mail für die ausgewählten Belegarten aktiviert. Im Feld "E-Mail Betreff" (2) kann optional ein Text für jede Belegart vorgegeben werden.

Im Reiter "DMS" steuert der Parameter "E-Mail Filter automatisch anhängen", ob Dokumente und Dateien, die über einen E-Mail Filter zugeordnet werden, dem E-Mail Entwurf automatisch hinzugefügt werden sollen.

Beispiel: Wenn für Sie ein entsprechender E-Mail Filter erstellt wurde, könnten bei jeder Auftragsbestätigung die aktuellen AGB's in PDF-Form mitgesendet werden.

Einstellungen in den Stamm- bzw. Mitarbeiterdaten

In Stammdaten >> E-Mail müssen die Kontodaten Ihres E-Mails Servers eingegeben werden, damit E-Mails aus SilverERP versandt werden können.

DMS: E-Mail Filter

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