E-Mail

Sie können mit SilverERP Dokumente und Belege direkt per E-Mail versenden. Wenn die E-Mail Einstellungen für Ihr Benutzerkonto eingerichtet wurden, ist die E-Mail Funktion über die Werkzeugleiste jederzeit zugänglich.

Versand eines Belegs per E-Mail

Um einen Beleg per E-Mail zu versenden, laden Sie zunächst den Vorgang in der entsprechenden Maske und klicken anschließend auf das "E-Mail Senden"-Symbol in der Werkzeugleiste. Dadurch öffnet sich der E-Mail Editor, der Ihnen erlaubt, die E-Mail Nachricht zu erstellen. Der jeweilige Beleg ist dem E-Mail Entwurf bereits als PDF beigefügt und wird auf der rechten Seite in der Vorschau angezeigt.

1. Geben Sie als erstes den oder die E-Mail Empfänger ein (2). Über das Auswahlmenü steuern Sie, ob der Empfänger im "To"-, "CC"- oder "BCC"-Feld erscheint. Über das Menü des Absenders können Sie einen anderen Absender der E-Mail auswählen, etwa eine Gruppen-Adresse.
2. Geben Sie nun zur Fertigstellung der E-Mail den Betreff (3) und den Inhalt der E-Mail (4) ein. Für den Betreff-Text kann pro Belegart in den Firmenstammdaten eine Vorbelegung durch Ihren Administrator eingerichtet werden.
3. Der Anhang der E-Mail ist unter (5) aufgeführt und kann über den Haken hinzugefügt / entfernt werden, falls mehr als nur ein Dokument als Anhang hinzugefügt wurde (siehe E-Mail Filter ).
4. Mit dem "E-Mail Senden"-Symbol (6) in der Werkzeugleiste versenden Sie die E-Mail.

Text-Vorlagen für E-Mails

Wenn Sie häufig E-Mails mit ähnlichen Text-Inhalt versenden, können Sie diese Texte als Vorlagen sichern und bei Bedarf aufrufen. Diese Text-Vorlagen werden maskenspezifisch gesichert und es können mehrere Vorlagen pro Maske eingerichtet werden. Um eine Text-Vorlage zu erstellen, geben Sie den Text zunächst im Inhaltsbereich der E-Mail Nachricht (4) ein und klicken dann auf das "Speichern"-Symbol in der Werkzeugleiste (7). Anschließend vergeben Sie einen Titel für die Text-Vorlage und bestätigen den Vorgang mit der "OK"-Schaltfläche.

Um eine Text-Vorlage aufzurufen, klicken Sie auf das "Notizen"-Symbol (8), um die Maske mit den Text-Vorlagen anzuzeigen.

E-Mail Einstellungen

Es gibt zwei Bereiche in SilverERP, die den Versand von E-Mails steuern. Zum einen kann vom Administrator in den Firmenstammdaten generell festgelegt werden, welche Belege per E-Mail versendet werden dürfen. Weiterhin müssen für Ihr SilverERP-Benutzerprofil gültige E-Mail Server Einstellungen hinterlegt werden.

Einstellungen im Firmenstamm

Im Reiter "Belegkonfiguration" in den Firmenstammdaten können Sie für die folgenden Belegarten individuell festlegen, ob diese auch per E-Mail verschickt werden dürfen und ob es einen vordefinierten E-Mail Betreff geben soll:

• Angebot
• Auftrag
• Lagerbeleg
• Proforma
• Kunden-Forecast
• Kasse
• Webauftrag
• Reparatur
• interner Beleg
• Lieferschein
• Packzettel
• Versandauftrag
• Rechnung
• Rücksendung
• Servicebericht
• Gutschrift
• Reparaturauftrag
• Anfrage
• Bestellung
• Lieferanten-Forecast
• Rahmenbestellung
• Liefermahnung
• Eingangsrechnung
• Rücksendung
• Belastung
• Fertigungsauftrag
• Rahmen-Fertigungsauftrag
• Projekt
• Dauerrechnung
• Lager-Lieferschein