Eingangsrechnungen

Unter dem Menüpunkt Einkauf > Eingangsrechnungen können Sie Eingangsrechnungen erfassen und verwalten.

Rechnungstypen in SilvERP

SilvERP bietet Ihnen die Verwaltung von unterschiedlichen Rechnungstypen, die jeweils unterschiedliche Anwendungsfälle zur Verrechnung von Waren und Leistungen abbilden. Beispielsweise bietet Ihnen Ihr Lieferant die Möglichkeit eine Anzahlung bei Ihm zu tätigen oder Sie möchten eine Standard-Eingangsrechnung über die komplette Bestellung tätigen.

Rechnungstyp	Beschreibung
Standard-Rechnung	Dieser Rechnungstyp bezieht sich auf eine Bestellung die bereits geliefert wurde und kann über die Eingangsrechnungsmaske erzeugt werden. Auf die Positionen der Lieferungen wird über die Positionsübersicht zugegriffen.
Vorauszahlungs-Rechnung	Dieser Rechnungstyp wird verwendet, um eine Eingangsrechnung für eine Bestellung zu erstellen für die bereits die Zahlung komplett erfolgt ist. Nach der Rechnungstypauswahl wird automatisch das Feld Bestellung angezeigt.
Anzahlungs-Rechnung	Dieser Rechnungstyp wird dann eingesetzt, wenn für eine Bestellung bereits eine Anzahlung erfolgt ist und der Lieferant eine Anzahlungsrechnung übermittelt hat. Nach der Rechnungstypauswahl wird automatisch das Feld Konto, Betrag und Bestellung angezeigt. Der Anzahlungsbetrag wird direkt auf der Eingangsrechnungsmaske eingegeben. Beim anlegen von Anzahlungsrechnung wird ein gesondertes Konto verwendet.
Schluss-Rechnung	Dieser Rechnungstyp wird dann eingesetzt, wenn eine Bestellung teilweise bezahlt wurde. Mit diesem Rechnungstyp werden keine Positionen über die Positionsübersicht erfasst. Der Anzahlungsbetrag wird direkt auf der Eingangsrechnungsmaske eingegeben.

Eingangsrechnungen verwalten

Eingangsrechnung anlegen

Standard-Rechnung

Eingangsrechnungsmaske

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Eingangsrechnungen.
2. Wechseln Sie bitte den Arbeitsmodus der Maske auf Neuanlage nur Lieferant. Die Maske wird im Anschluss automatisch gesäubert und sämtliche Felder mit Werten versehen, die unter Firmenstamm eingestellt wurden (z. B. der Sachbearbeiter).
3. Wählen Sie bitte im Reiter Lieferant / Auftrag durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Lieferanten aus, für den die Eingangsrechnung erstellt werden soll.
4. Wählen Sie bitte im Feld Rechnungstyp den Typ freie Eingangsrechnung (ohne Auftrag) aus.
5. Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder in den Reitern Lieferanten / Auftrag und Referenzen aus.
6. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf bearbeiten und Ihre Eingangsrechnung wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Eingangsrechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Eingangsrechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Zur eindeutigen Identifizierung einer Eingangsrechnung wird in SilvERP die Rechnungsnummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage einer Eingangsrechnung manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Rechnungsnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Rechnungsnummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Eingangsrechnungen gesperrt sein, dann können keine weiteren Eingangsrechnungen angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.

Lieferantenmaske

Über die Kundenmaske lassen sich kundenzentriert Belege verfolgen und erstellen. Darunter auch den Beleg-Typ Eingangsrechnung. Der Vorteil hierbei ist, dass nach der Weiterleitung zur Eingangsrechnungsmaske, der Lieferant automatisch in die Eingangsrechnungsmaske geladen wird und diese sich im Arbeitsmodus Neuanlage nur Lieferant befindet. Der Arbeitsmodus Neuanlage nur Lieferant bezieht sich auf die Anlage einer freien Eingangsrechnung. Bereits vorhandene Aufträge des Lieferanten werden in diesem Fall nicht berücksichtigt.

1. Öffnen Sie bitte die Maske Stammdaten > Lieferanten.
2. Laden Sie bitte den Lieferanten über die Suchfunktion in die Kundenmaske.
3. Aktivieren Sie bitte den Reiter Belege.
4. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche neuer Beleg.
5. Wählen Sie bitte aus der Beleg-Liste den Beleg-Typ Eingangsrechnung aus. Sie werden im Anschluss auf die Eingangsrechnungsmaske weitergeleitet und die Kundeninformationen wurden vorgewählt.
6. Wählen Sie bitte im Feld Rechnungstyp den Typ freie Eingangsrechnung (ohne Auftrag) aus.
7. Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder in den Reitern Lieferanten / Auftrag und Referenzen aus.
8. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf bearbeiten und Ihre Eingangsrechnung wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Eingangsrechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Eingangsrechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Lieferschein-Eingangsrechnung für Auftrag

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Aufträge.
2. Laden Sie bitte den Auftrag über die Suchfunktion in die Auftragsmaske. In diesem Beispiel wird vorausgesetzt, dass für den Auftrag bereits Lieferscheine erstellt wurden.
3. Klicken Sie bitte in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Eingangsrechnung. Sie werden auf die Eingangsrechnungsmaske weitergeleitet und die wichtigsten Informationen sind vorgewählt. Bspw. die Zahlungsbedingung. Diese wurde automatisch aus dem Auftrag kopiert und in die Eingangsrechnungsmaske als Vorauswahl gesetzt.
4. Falls notwendig, hinterlegen Sie bitte der Eingangsrechnung weitere Informationen in den Feldern der Reitern Lieferant / Auftrag und Referenzen. Sollte der Kundenauftrag mehrere Lieferscheine enthalten, die nicht fakturiert wurden, dann werden mit dieser Rechnungserstellung automatisch sämtliche Lieferschein fakturiert. Dies ist am Feld Lieferscheine erkenntlich. Soll jedoch nur ein bestimmter Lieferschein fakturiert werden, dann können Sie diesen über das Lieferscheine-Feld auswählen.
5. Speichern Sie bitte die Eingangsrechnung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf bearbeiten und Ihre Eingangsrechnung wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Eingangsrechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Eingangsrechnung freigegeben und angezeigt.

Hinweis: Die Rechnungspositionen werden mit der Speicherung der Eingangsrechnung automatisch aus dem Lieferschein entnommen. Bei einer Eingangsrechnung für mehrere Lieferscheine, werden alle Lieferscheinpositionen in die Eingangsrechnung kopiert.

Rechnungspositionen

Positionen anlegen

Hinweis: Rechnungspositionen können nur bei Eingangsrechnungen mit dem Rechnungstyp Teilzahlungs-Eingangsrechnung (Position) oder freie Eingangsrechnung (ohne Auftrag) hinzugefügt werden.

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie bitte ein neue Eingangsrechnung an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Artikel.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Position durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Artikel aus.
4. Geben Sie bitte im Feld Menge die Gesamtmenge und im Feld Grundpreis den Verkaufspreis für den ausgewählten Artikel ein.
5. Speichern Sie bitte die Rechnungsposition ab, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Der Reiter der Maske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Rechnungsposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Rechnungspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg anlegen.

Positionen löschen

Hinweis: Das Löschen von Rechnungspositionen ist nur dann möglich, wenn die Eingangsrechnung vom Typ Teilzahlungs-Eingangsrechnung (Position) oder freie Eingangsrechnung (ohne Auftrag) ist und nicht teilweise oder komplett bezahlt wurde (Maske Offene Posten) und für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export).

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie bitte ein neue Eingangsrechnung an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Artikel.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Rechnungsposition aus.
4. Klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Rechnungsposition eine Bestätigung verlangt.
5. Klicken Sie bitte im Dialog-Fenster auf die Schaltfläche Ja. Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Die Reiter der Eingangsrechnungsmaske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gelöschte Rechnungsposition wird in der Gruppe Positionen nicht mehr angezeigt. Weitere Rechnungspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Positionen ändern

Hinweis: Das Ändern von Rechnungspositionen ist nur dann möglich, wenn die Eingangsrechnung vom Typ Teilzahlungs-Eingangsrechnung (Position) oder freie Eingangsrechnung (ohne Auftrag) ist und nicht teilweise oder komplett bezahlt wurde (Maske Offene Posten) und für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export).

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie bitte ein neue Eingangsrechnung an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Artikel.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Positionen eine Rechnungsposition aus.
4. Ändern Sie bitte die Felder auf der Positionsübersicht nach Ihren Wünschen ab. Bspw. die Menge oder den Grundpreis.
5. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Reiter der Positionsübersicht werden im Anschluss automatisch gesäubert und die geänderte Rechnungsposition wird in der Gruppe Positionen angezeigt. Weitere Rechnungspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg ändern.

Eingangsrechnung suchen

Ihre bereits erstellten Eingangsrechnungen lassen sich über die umfangreichen Suchfunktionen von SilvERP finden.

Eingangsrechnung ändern

Hinweis: Eingangsrechnungen für die bereits über die Maske offene Posten Zahlungen verbucht wurden oder die bereits für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export), können nur teilweise geändert werden. Die Rechnungsadresse und die Zahlungsbedingung können nicht geändert werden.

Noch nicht bezahlte und exportierte Eingangsrechnungen können wie folgt geändert werden:

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Eingangsrechnungen.
2. Laden Sie bitte die zu ändernde Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske.
3. Ändern Sie bitte die Felder auf der Eingangsrechnungsmaske nach Ihren Wünschen ab.
4. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen.

Rechnungsnummer-Hinweis: Die Rechnungsnummer kann bei aktiver Einstellung in der Maske für die Nummernkreise nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen diese Einstellung deaktiviert werden.

Eingangsrechnung löschen

Hinweis: Eingangsrechnungen für die bereits über die Maske offene Posten Zahlungen verbucht wurden, können nicht gelöscht werden. Des weiteren können Eingangsrechnungen die bereits für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export) nicht gelöscht werden.

Noch nicht bezahlte und exportierte Eingangsrechnungen können wie folgt gelöscht werden:

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Eingangsrechnungen.
2. Laden Sie bitte die zu löschende Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske.
3. Klicken Sie bitte als nächstes auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Eingangsrechnung eine Bestätigung verlangt.
4. Bestätigen Sie bitte die Löschung mit Ja. Die Eingangsrechnung wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs.

Eingangsrechnung archivieren

Hinweis: Es können nur Eingangsrechnungen mit einem offenen Rechnungsbetrag von 0,00 archiviert werden. Wird eine Eingangsrechnung über die Maske offene Posten komplett als bezahlt gebucht, dann erfolgt die Archivierung automatisch nach der Buchung.

Das manuelle Archivieren von Eingangsrechnungen:

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Eingangsrechnungen.
2. Laden Sie bitte die zu archivierende Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske.
3. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Archivieren, die sich in dem Reiter Lieferant / Auftrag befindet. Sollte anstelle der Schaltfläche Archivieren die Schaltfläche Dearchivieren vorhanden sein, dann ist die Eingangsrechnung bereits archiviert worden. Nach einer erfolgreichen Archivierung, wird die Eingangsrechnungsmaske automatisch gesäubert und die Meldung Die Eingangsrechnung wurde archiviert erscheint.

Eingangsrechnung dearchivieren

1. Öffnen Sie bitte die Maske Einkauf > Eingangsrechnungen.
2. Wechseln Sie bitte zum Arbeitsmodus Alle Datensätze.
3. Laden Sie bitte die zu dearchivierende Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske.
4. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Dearchivieren, die sich im dem Reiter Lieferant / Auftrag befindet. Sollte anstelle der Schaltfläche Dearchivieren die Schaltfläche Archivieren zu sehen sein, dann befindet sich die Eingangsrechnung nicht im archivierten Zustand.