Rechnungen

Unter dem Menüpunkt Verkauf > Rechnungen können Sie Rechnungen erfassen und verwalten.

Rechnungstypen in SilvERP

SilvERP bietet Ihnen den Einsatz von unterschiedlichen Rechnungstypen, die jeweils unterschiedliche Anwendungsfälle zur Verrechnung von Waren und Leistungen abbilden. Beispielsweise möchte Ihr Kunde eine Anzahlung bei Ihnen tätigen oder Sie möchten eine Auftragsrechnung über den kompletten Auftrag vor der Lieferung bzw. Leistungserbringung stellen.

Hinweis zu den Rechnungstypen: Rechnungen mit den Rechnungstypen Rechnung zu Auftrag, Rechnung zu Kunde (freie Rechnung) und Sammel-Rechnung (auftragsübergreifend) lassen sich nur direkt über die Rechnungsmaske erzeugen. Rechnungen mit den Typen Rechnung zu Auftrag (ohne Lieferschein), Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung und Lieferschein-Rechnung lassen sich über die Auftragsmaske erzeugen.

Rechnungstyp	Beschreibung
Rechnung zu Auftrag	Dieser Rechnungstyp bezieht sich auf einen Auftrag und kann sowohl über die Auftragsmaske als auch über die Rechnungsmaske erzeugt werden. Über die Auftragsmaske wird dem Auftrag eine Rechnung hinzugefügt und kann aus mehreren unterschiedlichen Varianten dieses Rechnungstyps bestehen. Über die Rechnungsmaske wird der Rechnung ein Auftrag zugewiesen.
Rechnung zu Auftrag (ohne Lieferschein)	Dieser Rechnungstyp wird verwendet, um eine Rechnung für einen Auftrag zu erstellen für den noch kein Lieferschein geschrieben wurde.
Rechnung zu Kunde (freie Rechnung)	Dieser Rechnungstyp wird dann eingesetzt, wenn für einen Kunde eine Rechnung ohne Bezug zu einem Auftrag erstellt werden soll. Deshalb werden und können die Rechnungspositionen nicht aus einem Auftrag kopiert. Die Rechnungspositionen können nur über die Rechnungsmaske erfasst werden.
Anzahlungsrechnung	Dieser Rechnungstyp wird dann eingesetzt, wenn ein Auftrag vom Kunden teilweise bezahlt wird. Mit diesem Rechnungstyp werden keine Positionen über die Positionsübersicht erfasst. Der Anzahlungsbetrag wird direkt auf der Rechnungsmaske eingegeben. Beim anlegen von Anzahlungsrechnung wird ein gesondertes Konto verwendet.
Schlussrechnung	Der Rechnungstyp Schlussrechnung ist dann einzusetzen, wenn bereits Anzahlungsrechnungen für einen Auftrag vorangegangen sind. Der offene Restbetrag wird auf der Schlussrechnung angezeigt.
Sammel-Rechnung (auftragsübergreifend)	Mit diesem Rechnungstyp können Sie Sammel-Rechnungen erzeugen, die auf auftragsübergreifende und nicht fakturierte Lieferscheine zugreift. D. h. eine Rechnung für mehrere geleistete Lieferungen aus unterschiedlichen Aufträgen. Dieser Rechnungstyp lässt sich nur über die Rechnungsmaske selbst aufrufen.
Lieferschein-Rechnung für Auftrag	Dieser Rechnungstyp wird verwendet, um eine Rechnung für einen Auftrag zu erstellen für den ein oder mehrere Lieferschein geschrieben wurden. Nur über die Auftragsmaske kann eine Lieferschein-Rechnung erstellt werden.

Rechnungen verwalten

Rechnung anlegen

Freie Rechnung (ohne Auftrag)

Rechnungsmaske

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Rechnungen.
2. Wechseln Sie bitte den Arbeitsmodus der Maske auf Neuanlage nur Kunde. Die Maske wird im Anschluss automatisch gesäubert und sämtliche Felder mit Werten versehen, die unter Firmenstamm eingestellt wurden (z. B. der Sachbearbeiter).
3. Wählen Sie bitte im Reiter Kunde / Auftrag durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Kunden aus, für den die Rechnung erstellt werden soll.
4. Wählen Sie bitte im Feld Rechnungstyp den Typ freie Rechnung (ohne Auftrag) aus.
5. Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder in den Reitern Kunden / Auftrag und Referenzen aus.
6. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf bearbeiten und Ihre Rechnung wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Rechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Rechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Zur eindeutigen Identifizierung einer Rechnung wird in SilvERP die Rechnungsnummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage einer Rechnung manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Rechnungsnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Rechnungsnummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Rechnungen gesperrt sein, dann können keine weiteren Rechnungen angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.

Kundenmaske

Über die Kundenmaske lassen sich kundenzentriert Belege verfolgen und erstellen. Darunter auch den Beleg-Typ Rechnung. Der Vorteil hierbei ist, dass nach der Weiterleitung zur Rechnungmaske, der Kunde automatisch in die Rechnungsmaske geladen wird und diese sich im Arbeitsmodus Neuanlage nur Kunde befindet. Der Arbeitsmodus Neuanlage nur Kunde bezieht sich auf die Anlage einer freien Rechnung. Bereits vorhandene Aufträge des Kunden werden in diesem Fall nicht berücksichtigt.

1. Öffnen Sie bitte die Maske Stammdaten > Kundenmaske.
2. Laden Sie bitte den Kunden über die Suchfunktion in die Kundenmaske.
3. Aktivieren Sie bitte den Reiter Belege.
4. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche neuer Beleg.
5. Wählen Sie bitte aus der Beleg-Liste den Beleg-Typ Rechnung aus. Sie werden im Anschluss auf die Rechnungsmaske weitergeleitet und die Kundeninformationen wurden vorgewählt.
6. Wählen Sie bitte im Feld Rechnungstyp den Typ freie Rechnung (ohne Auftrag) aus.
7. Füllen Sie bitte im Anschluss entsprechende Felder in den Reitern Kunden / Auftrag und Referenzen aus.
8. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf bearbeiten und Ihre Rechnung wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Rechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Rechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.

Lieferschein-Rechnung für Auftrag

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Aufträge.
2. Laden Sie bitte den Auftrag über die Suchfunktion in die Auftragsmaske. In diesem Beispiel wird vorausgesetzt, dass für den Auftrag bereits Lieferscheine erstellt wurden.
3. Klicken Sie bitte in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Rechnung. Sie werden auf die Rechnungsmaske weitergeleitet und die wichtigsten Informationen sind vorgewählt. Bspw. die Zahlungsbedingung. Diese wurde automatisch aus dem Auftrag kopiert und in die Rechnungsmaske als Vorauswahl gesetzt.
4. Falls notwendig, hinterlegen Sie bitte der Rechnung weitere Informationen in den Feldern der Reitern Kunde / Auftrag und Referenzen. Sollte der Kundenauftrag mehrere Lieferscheine enthalten, die nicht fakturiert wurden, dann werden mit dieser Rechnungserstellung automatisch sämtliche Lieferschein fakturiert. Dies ist am Feld Lieferscheine erkenntlich. Soll jedoch nur ein bestimmter Lieferschein fakturiert werden, dann können Sie diesen über das Lieferscheine-Feld auswählen.
5. Speichern Sie bitte die Rechnung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Die Modusbox springt im Anschluss automatisch auf bearbeiten und Ihre Rechnung wurde erfolgreich angelegt. Desweiteren wird Ihnen jetzt die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Rechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Rechnung freigegeben und angezeigt.

Hinweis: Die Rechnungspositionen werden mit der Speicherung der Rechnung automatisch aus dem Lieferschein entnommen. Bei einer Rechnung für mehrere Lieferscheine, werden alle Lieferscheinpositionen in die Rechnung kopiert.

Rechnungspositionen

Positionen anlegen

Hinweis: Rechnungspositionen können nur bei Rechnungen mit dem Rechnungstyp Teilzahlungs-Rechnung (Position) oder freie Rechnung (ohne Auftrag) hinzugefügt werden.

1. Wählen Sie zunächst bitte eine Rechnung aus oder legen Sie bitte ein neue Rechnung an.
2. Wechseln Sie im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche Positionen klicken. Sie befinden sich automatisch im Arbeitsmodus Artikel.
3. Wählen Sie bitte in der Gruppe Position durch einen Klick auf oder bestätigen von einen Artikel aus.
4. Geben Sie bitte im Feld Menge die Gesamtmenge und im Feld Grundpreis den Verkaufspreis für den ausgewählten Artikel ein.
5. Speichern Sie bitte die Rechnungsposition ab, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. Der Reiter der Maske werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Rechnungsposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Rechnungspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg anlegen.

Positionen löschen

Hinweis: Rechnungspositionen können nur bei Rechnungen mit dem Rechnungstyp Teilzahlungs-Rechnung (Position) oder freie Rechnung (ohne Auftrag) hinzugefügt werden.

Zum Löschen von Angebotspositionen, wählen Sie bitte zunächst ein Angebot aus, dessen Positionen Sie löschen möchten. Im nächsten Schritt geht es um das Löschen von Positionen zu dem ausgewählten Angebot. Klicken Sie bitte hierzu auf den Reiter Positionen. Sie befinden sich jetzt auf der Positionsübersicht Ihres Angebots. Wählen Sie bitte aus der Gruppe Positionen durch einen Klick auf die Angebotspositionen einen Artikel aus. Als nächstes klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Angebotspostition eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie bitte dieses mit Ja. Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Die Maske des Reiters Positionen wird im Anschluss automatisch gesäubert und die gelöschte Angebotsposition wird in der Gruppe Positionen nicht mehr anzeigt. Weitere Angebotspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Positionen ändern

Zum Ändern von Angebotspositionen, wählen Sie bitte zunächst ein Angebot aus, dessen Positionen Sie löschen möchten. Im nächsten Schritt geht es um das Ändern von Positionen zu dem ausgewählten Angebot. Klicken Sie bitte hierzu auf den Reiter Positionen. Sie befinden sich jetzt auf der Positionsübersicht Ihres Angebots. Wählen Sie bitte aus der Gruppe Positionen durch einen Klick auf die Angebotspositionen einen Artikel aus. Nehmen Sie bitte im Anschluss Ihre Änderungen vor. Zum Speichern der Änderungen für die selektierte Angebotsposition, klicken Sie bitte auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Die Maske des Reiters Positionen wird im Anschluss automatisch gesäubert und die gespeicherte Angebotsposition wird in der Gruppe Positionen aufgelistet. Weitere Angebotspositionen lassen sich auf dem gleichen Weg ändern.

Rechnung suchen

Ihre bereits erstellten Rechnungen lassen sich über die umfangreichen Suchfunktionen von SilvERP finden.

Rechnung ändern

Hinweis: Rechnungen für die bereits über die Maske offene Posten Zahlungen verbucht wurden oder die bereits für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export), können nur teilweise geändert werden. Die Rechnungsadresse und die Zahlungsbedingung können nicht geändert werden.

Noch nicht bezahlte und exportierte Rechnungen können wie folgt geändert werden:

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Rechnungen.
2. Laden Sie bitte die zu ändernde Rechnung über die Suchfunktion in die Rechnungsmaske.
3. Ändern Sie bitte die Felder auf der Rechnungsmaske nach Ihren Wünschen ab.
4. Speichern Sie bitte die Änderung ab, indem Sie auf das speichern Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen.

Rechnungsnummer-Hinweis: Die Rechnungsnummer kann bei aktiver Einstellung in der Maske für die Nummernkreise nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen diese Einstellung deaktiviert werden.

Rechnung löschen

Hinweis: Rechnungen für die bereits über die Maske offene Posten Zahlungen verbucht wurden, können nicht gelöscht werden. Des weiteren können Rechnungen die bereits für die Finanzbuchhaltung exportiert wurden (Maske FiBu-Export) nicht gelöscht werden.

Noch nicht bezahlte und exportierte Rechnungen können wie folgt gelöscht werden:

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Rechnungen.
2. Laden Sie bitte die zu löschende Rechnung über die Suchfunktion in die Rechnungsmaske.
3. Klicken Sie bitte als nächstes auf das Symbol oder betätigen Sie bitte die Tastenkombination . Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Gutschrift eine Bestätigung verlangt.
4. Bestätigen Sie bitte die Löschung mit Ja. Die Rechnung wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs.

Rechnung archivieren

Hinweis: Es können nur Rechnungen mit einem offenen Rechnungsbetrag von 0,00 archiviert werden. Wird eine Rechnung über die Maske offene Posten komplett als bezahlt gebucht, dann erfolgt die Archivierung automatisch nach der Buchung.

Das manuelle Archivieren von Rechnungen:

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Rechnungen.
2. Laden Sie bitte die zu archivierende Rechnung über die Suchfunktion in die Rechnungsmaske.
3. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Archivieren, die sich in dem Reiter Kunde / Auftrag befindet. Sollte anstelle der Schaltfläche Archivieren die Schaltfläche Dearchivieren vorhanden sein, dann ist die Rechnung bereits archiviert worden. Nach einer erfolgreichen Archivierung, wird die Rechnungsmaske automatisch gesäubert und die Meldung Die Rechnung wurde archiviert erscheint.

Rechnung dearchivieren

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Rechnungen.
2. Wechseln Sie bitte zum Arbeitsmodus Alle Datensätze.
3. Laden Sie bitte die zu archivierende Rechnungen über die Suchfunktion in die Rechnungsmaske.
4. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Dearchivieren, die sich im dem Reiter Kunde / Auftrag befindet. Sollte anstelle der Schaltfläche Dearchivieren die Schaltfläche Archivieren zu sehen sein, dann befindet sich die Rechnung nicht im archivierten Zustand.