Datenschutz Nachrichten

Dieser Beitrag gehört zu den SilverERP Datenschutz-Funktionen.

^{Abb.: Datenschutz-Nachrichten können auch Dateien oder Dokumente enthalten, die per Upload ins DMS mit der Datenschutz-Nachricht verbunden werden.}

Die Nachrichten, die im Datenschutz-Register bereitgestellt werden, werden in Stammdaten » Datenschutz Nachrichten gepflegt. Der Inhalt der Nachricht wird über das Template-System vorgeschrieben, so dass beim Versand der E-Mail der Empfänger, der Betreff, der Inhalt sowie ein etwaiger Dateianhang automatisch erzeugt werden.

Neue Datenschutz-Nachricht anlegen

Die einzelnen Schritte zum Konfigurieren der Nachricht sind wie folgt:

1. In Grundtabellen » Auswahl-Listen muss zunächst ein neuer Eintrag in der Liste "Datenschutz" mit dem Namen der neuen Nachricht angelegt werden
2. Anschließend öffnen Sie Stammdaten » Datenschutz Nachrichten und wählen die Nachricht aus, die Sie bearbeiten möchten
3. Bearbeiten Sie den Betreff der Nachricht über das gleichlautende Feld
4. Bearbeiten Sie den Text-Inhalt der Nachricht durch Antippen der Schaltfläche E-Mail Template
5. Beenden Sie den Vorgang mit Speichern

Auswahl-Liste anlegen

Bei der Neuanlage der Auswahl-Liste stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

• Auswahl / Bezeichnung: Die eingetragene Bezeichnung dient einerseits der Identifikation in den jeweiligen Auswahl-Listen und wird andererseits als Tooltip in einigen Spaltenüberschriften eingesetzt
• Wert: Der Wert bestimmt in welchem Kontext die Auswahl-Liste angezeigt wird; 1 = Kundenstamm, 2 = Lieferanten, 3 = Mitarbeiter, 4 = Zusatzadressen
• Sortierung: Der eingetragene Wert bestimmt die Reihenfolge / Sortierung in der Auswahl-Liste
• Kennzeichen: Optional; ist ein Wert eingetragen, wird der Wert als Schlagwort im DMS, als Spaltenüberschrift in Listen eingesetzt und steuert außerdem, ob der Status dieses Dokuments in Stammdaten » Kundenlisten dokumentiert wird. Bei Nachrichten, bei denen keine Antwort erforderlich ist (siehe nachfolgenden Punkt), existieren die Stati "-" für nicht versandete Nachrichten sowie "Ja" für versandte Nachrichten
• Gesetzt: Optional; Ist der Parameter aktiv bedeutet es, dass für diese Nachrichtenart eine Antwort/Zugang erwartet wird. Dies hat zur Folge, dass in Kundenliste und Lieferantenliste die Stati "-", "V" und "Ja" eingetragen werden, je nach Status des Dokuments. Wurde keine Nachricht verschickt, enthält die Spalte den Status "-". Wurde eine Nachricht verschickt, aber noch keine Antwort verzeichnet, wird er Status "V" für Versendet eingetragen. Wurde ein Zugang für die gleiche Nachricht gespeichert, wird der Status "Ja" eingetragen

Dokument/Datei anfügen

Soll der Nachricht ein Dokument/Datei als Dateianhang beigefügt werden, so erfolgt dies, indem Sie bei ausgewählter Nachricht eine Datei über die DMS-Upload-Funktion in das DMS laden. Durch den Upload der Datei wird diese mit der Datenschutz-Nachricht verknüpft. Beim Versand der entsprechenden Datenschutz-Nachricht wird die Datei ebenfalls versendet und der Versand protokolliert. Über die Schaltfläche PDF-Drucken (verfügbar im Datenschutz-Register) können hinterlegte PDF-Dateien direkt in der Vorschau geöffnet werden.

Dokument/Datei ändern

Falls die Datei geändert oder eine neue Version der Datei genutzt werden soll, ist der Vorgang des Austauschs der Gleiche: Wählen Sie zunächst die Datenschutz-Nachricht aus und laden Sie mit der DMS-Upload-Funktion die aktuelle Datei zur Verwendung mit der gewählten Nachricht ins DMS.