FAQ

Einstellungen und Aussehen

Die Schriftart auf den PDFs bzw. Belegen wird nicht richtig angezeigt. Wie kann die Schriftart richtig angezeigt werden?
Wenn bei Ihnen die Schriftart auf den PDFs bzw. Belegen falsch angezeigt wird, dann liegt das höchstwahrscheinlich an den Plugin zur Darstellung von PDF-Dateien. Folgende Lösung wird Ihnen helfen:

1. Öffnen Sie bitte den Browser Firefox.
2. Wählen Sie bitte den Menüpunkt Einstellungen.
3. Navigieren Sie bitte zum Reiter Anwendungen.
4. Suchen Sie bitte in der Spalte Dateityp den Dateityp Portable Document Format (PDF).
5. Wählen Sie bitte auf der Höhe des PDF-Dateityps über der Spalte Aktion die Einstellung Adobe Acrobat (in Firefox) verwenden.
6. Speichern Sie bitte die Einstellung, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken.

Stammdaten

Interessent

Wie wird ein Interessent zu einem Kunden konvertiert?

Kunde

Was bedeutet die Warnung "Der Nummernkreis ist blockiert. Es konnte keine neue Kundennummer vergeben werden"?

Projekte

Kann man die Projektzeitbuchung auf bestimmte Benutzer einschränken?

Einkauf

Wie kann eine falsch kontierte Bestellposition umkontiert werden?

1. Öffnen Sie bitte die Bestellung
2. Wechsel Sie bitte zu den Bestellpositionen
3. Wählen Sie die betroffene Bestellposition aus
4. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Konten, die sich im Reiter Optionen befindet
5. Wählen bitte Sie aus der Liste des Kontenplans das richtige Konto, indem Sie auf das Konto klicken

Was muss bestellt werden?

Verkauf

Auftrag

Welche Lieferscheine sind noch nicht berechnet (nicht fakturierte Lieferscheine)?

1. Öffnen Sie den Menüpunkt Verkauf
2. Klicken Sie auf den Punkt Verkauf, um die Auftragsverwaltung zu starten
3. In der Werkzeugleiste finden Sie links vom Drucker-Symbol die Schaltfläche Info. Klicken Sie auf die Info-Schaltfläche. Es öffnet sich ein Unter-Menü
4. Wählen Sie im Unter-Menü den Punk "unfakturierte Lieferscheine". Es öffnet sich eine Resultatsliste mit noch nicht berechneten Lieferscheinen
5. Klicken Sie in der Liste auf einen Lieferschein den Sie weiterverarbeiten möchten

Rechnung

Wieso wird auf den Beleg-Typ Rechnung nicht die Zolltarifnummer ausgegeben, obwohl der Kunde seinen Standort im Ausland hat?

Das Ausgeben der Zolltarifnummer auf Kundenrechnungen ist in SilvERP konfigurierbar. Die Standardeinstellung sieht vor, dass die Zolltarifnummer auf Kundenrechnungen angezeigt wird, deren Standort sich im Drittland befindet. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass für Kunden mit der Einstellung "Inland", "EU ohne UStIDNr (mit MwSt)" und "EU mit UStIDNr (ohne MwSt)" die Zolltarifnummer auf Kundenrechnungen nicht angezeigt wird. Selbstverständlich können Sie für Kunden die ihren Standort innerhalb der Europäische Union haben, die Zolltarifnummer dennoch auf Kundenrechnungen ausgeben. Diesbezüglich gehen Sie wie folgt vor:

1. Klappen Sie das Menü Stammdaten auf
2. Öffnen Sie das Untermenü Firmenstamm
3. Wählen Sie den Reiter Druckeinstellungen
4. Schalten Sie die Einstellung Zolltarifnummer/UL nur bei Drittland aus
5. Speichern Sie die zuvor getätigte Einstellung

Wie kann ich die Zahlungsbedingung meiner Rechnung um die Zielfrist (ein Datum bis wann der Rechnungsbetrag spätestens ohne Abzug von Skonto fällig ist) erweitern?

Der Auslieferungszustand einer SilvERP-Lösung (unabhängig ob Handel oder Fertigung) beinhaltet in den Zahlungsbedingungen einer Rechnung, die Anzahl der Tage. Über die Maske Druckeinstellungen, lassen sich Rechnungen um weitere Felder bzw. Informationen ergänzen. Zum eintragen der Zielfrist, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klappen Sie bitte das Menü Stammdaten auf
2. Öffnen Sie bitte das Untermenü Druckeinstellungen
3. Wählen Sie bitte im Listenfeld Dokument, den Beleg Rechnung aus.
4. In der Gruppe grpsumdocument sind unter anderem die Zahlungsbedingungen enthalten. In diesem Fall wird das Datum für die Zielfrist, in die Gruppe grpsumdocument eingebaut. Selbstverständlich können Sie auch eine andere Gruppe auswählen. Um fortzufahren, wählen Sie bitte die Gruppe grpsumdocument aus, indem Sie auf das Hand-Symbol klicken
5. Nachdem Sie die Gruppe ausgewählt haben, erscheint eine Optionsleiste an der gleichen Stelle. Klicken Sie auf das Stift-Symbol , um mit der Bearbeitung der Gruppe zu beginnen
6. 
   In diesem Fall soll das Datum hinter der Anzahl der Tage für die Zahlungsbedingungen platziert werden. Auf Höhe der Zeile {\Zahlungsbedingung#hideifempty:resolve.idPaymentterm#i18n} finden Sie den Code {resolve.idPaymentterm#i18n}. Positionieren Sie dahinter Ihren Eingabezeiger und fügen im Anschluss an dieser Stelle ein Komma ein, gefolgt von einem Leerzeichen (", "). Damit soll ein Freiraum zwischen dem zukünftigen Datum und der Anzahl der Tage für die Zahlungsbedingung geschaffen werden.
7. Geben Sie jetzt den Code {d.dtNet} ein.
8. Da es sich bei diesem Code um einen umformatieren Feld-Aufruf aus der Datenbank handelt, wird das aufgerufene Datum die Formatierung 2014-07-16 aufweisen. Sollten Sie mit dieser Formatierung einverstanden sein, dann überspringen Sie bitte diesen Punkt, andernfalls erweitern Sie bitte den Code um die Formatierung #format:cst[display]:dateLong. Der endgültige Code lautet {d.dtNet#format:cst[display]:dateLong}
9. Übernehmen Sie bitte die Änderungen in der Gruppe, indem Sie auf die Schaltfläche "OK" klicken
10. Abschließend speichern Sie bitte die Änderungen auf dem Beleg "Rechnung" ab, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen.
11. 
    Öffnen Sie bitte zu Testzwecken eine beliebige Rechnung. Das Resultat sollte der obigen Abbildung entsprechen.

Was muss (und kann) in den nächsten Tagen ausgeliefert werden?

Wie wird eine fehlerhafte und unbezahlte Rechnung storniert?
Die Kurzanleitung gilt nur für Rechnungen die nicht über die offenen Posten als bezahlt deklariert wurden. Für Rechnungen die bereits bezahlt wurden und gutgeschrieben werden sollen, verwenden Sie bitte die Kurzanleitung im Abschnitt Gutschrift.

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Rechnungen.
2. Suchen Sie bitte jetzt nach der Rechnung die storniert werden soll.
3. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Stornieren.

Nach dem Klick auf die Schaltfläche wird die Rechnung storniert und eine Rechnungskorrektur wird automatisch als eigenständiger Beleg erstellt. Dieser ist mit der stornierten Rechnung verknüpft. Beachten Sie bitte, dass das die stornierte Rechnung mit einem Auftrag verknüpft sein kann. Nach der Stornierung der Rechnung wird der Auftragsstatus F/f (Fakturiert) dem Auftrag entzogen.

Die erstellte Rechnungskorrektur erscheint nicht in den offenen Posten.

Gutschrift

Wie wird eine Gutschrift für eine bereits bezahlte Rechnung erstellt?
Die Kurzanleitung gilt nur für Rechnungen die über die Maske Offene Posten gebucht wurden.

1. Öffnen Sie bitte die Maske Verkauf > Gutschriften.
2. Wechseln Sie bitte in den Modus Neuanlage.
3. Wählen Sie bitte den Gutschriftstyp Wert-Gutschrift zu Rechnung aus.
4. Wählen Sie bitte über die Suchfunktion den Kunden aus.
5. Wechseln Sie bitte zu den Bereich Positionen.
6. Vergewissern Sie sich bitte, ob der Arbeitsmodus Rechnungspositionen ausgewählt wurde.
7. Suchen Sie bitte jetzt nach den Rechnungspositionen die gutgeschrieben werden sollen.
8. Mit Speichern der Position und anschließenden Freigabe der Gutschrift, haben Sie die Gutschrift erfolgreich angelegt.

Die erstellte Gutschrift wird in den offenen Posten erscheinen.

Proforma

Wie wird eine Proforma zu einem Kundenauftrag erstellt?

1. Laden Sie bitte einen Auftrag in die Auftragsmaske.
2. Klicken Sie bitte auf das Info-Symbol links neben dem Druck-Symbol.
3. Wählen Sie bitte im Kontext-Menü den Punkt Proforma drucken aus.

Auf Basis des Auftrags wird eine Proforma-Druck erstellt. Der Proforma-Beleg ähnelt dem Rechnungs-Beleg, kann aber separat über die Druckeinstellungen angepasst werden.

Finanzbuchhaltung

Wie kann man die Konten in Belegpositionen ändern?

Bei der Eingabe von Belegpositionen (Anfrage, Bestellung, Angebot, Auftrag, ...) wird das dem gewählten Artikel zugeordnete FiBu-Konto in die Position übernommen und dort gespeichert. Solange eine Position noch nicht berechnet bzw. gutgeschrieben ist, kann man die Position laden und über den Button Konto ein anderes Konto auswählen. Danach muß die Position gespeichert werden. Ist die Position bereits fakturiert bzw. gutgeschrieben, kann man über den Button Kontierung in Rechnung, Gutschrift, Eingangsrechnung oder Belastung die Kontierung sehen und bearbeiten. Dazu wählt man eine Position über das Fernglas aus oder klickt auf die Kontierungszeile und wählt danach eine Position aus. Danach gibt man das neue Konto an und speichert die Position. Die Kontierungssummen werden anschließend neu ermittelt und die Rechnungssummen neu berechnet. Ist der Beleg bereits in die FiBu exportiert, wird das Export-Kennzeichen zurückgesetzt.

Wo werden in SilvERP die Steuerberater-Informationen hinterlegt?

1. Öffnen Sie bitte die Maske Firmenstamm unter Stammdaten > Firmenstamm.
2. Navigieren Sie zum Reiter FiBu.
3. Füllen Sie bitte in der Gruppe FiBu-Schnittstelle folgende Felder aus:
   Datev Beraternr.: Von DATEV an den Steuerberater bei Eintritt in die Genossenschaft vergebene Identifizierungsnummer. Bestehend aus einer max. 7-stelligen Nummer. Die Nummer erhalten Sie von Ihren Steuerberater.
   Datev Mandantennr.: Vom Steuerberater für Sie vergebene max. 5-stellige Identifizierungsnummer. Auch diese Nummer erhalten Sie von Ihren Steuerberater.
4. Klicken Sie bitte abschließend auf speichern.

Wie funktioniert die Datev-Schnittstelle?

Wie exportiere ich Rechnungen nach Leistungsmonate?

- Rechnungsdatum muss erst geändert werden auf das letzte Datum des Leistungsmonats

- Dann kann der FiBu-Export durchgeführt werden

- Dateien die Hochgeladen werden in das DMS, für die Datenübernahme oder für die Druckanpassung, sollten keine Umlaute und Sonderzeichen enthalten.

OP/Mahnwesen

Wie können Mahngebühren in einer Mahnung aufgelistet werden?

1. Öffnen Sie bitte die Maske Zahlungsbedingungen, zu finden unter Grundtabellen > Zahlungsbedingungen.
2. Laden Sie bitte eine Zahlungsbedingung, die Sie bearbeiten möchten. Hier ist es wichtig zu verstehen, dass für das Mahnwesen in SilvERP die in der Rechnung hinterlegte Zahlungsbedingung relevant ist.
3. Geben Sie bitte im Feld der Gruppe Mahnung für die jeweilige Mahnstufe eine Gebühr ein.
4. Klicken Sie bitte abschließend auf die Schaltfläche Speichern.

Für die nächsten Mahnläufe werden die so eben eingegebenen Mahngebühren berücksichtigt. Beachten Sie bitte, dass dies nur für Rechnungen zutrifft, die als Zahlungsbedingung die so eben geänderte Zahlungsbedingungen besitzen. Die Gebührenberechnung erfolgt je Mahnstufe. Bsp.: Wenn eine Rechnung die 2. Mahnstufe erreicht hat, dann wird die Gebühr der zweiten Mahnstufe aufgelistet. Es findet keine Summierung der Mahngebühren von Mahnstufe zu Mahnstufe statt.

Wie können Mahnstufen zurück gesetzt werden?

1. Öffnen Sie bitte die Maske Mahnwesen.
2. Selektieren Sie bitte durch einen Klick auf die entsprechende Zeile in der Liste die Rechnung, dessen Mahnstufe Sie zurücksetzen möchten. Sollte die Rechnung nicht vorhanden sein, dann liegt es daran, dass die Rechnung noch nicht fällig ist. Hier können Sie die Einstellung Alle Mahnungen in der Gruppe Optionen aktivieren. Dann werden Ihnen auch bereits angemahnte Rechnungen angezeigt, die nicht die nächste Mahnstufe erreicht haben.
3. Klicken Sie bitte als nächstes auf das Hacken-Symbol gleich über der Liste.
4. Im Dialog Mahnlauf wählen Sie bitte die Schaltfläche bearbeiten.
5. Im Dialog Mahnungen bearbeiten können Sie sowohl alle vier Mahndaten ändern, als auch die Mahnstuffe neu setzen. Für eine Datumsänderung ändern Sie bitte das Datum der entsprechenden Mahnstufe ab und aktivieren rechts daneben die Kontrollbox setzen. Um die Stufe der aktuellen Mahnung zu ändern, geben Sie bitte im Feld Mahnstufe die Nummer ein und aktivieren rechts daneben die Kontrollbox setzen .
6. Klicken Sie bitte abschließend auf die Schaltfläche Speichern.

Wie können Rechnungen von Mahnungen ausgeschlossen werden?

Das Ausschließen von Rechnung für den Mahnungen erfolgt auf Basis des Beleg-Typs Rechnung. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie bitte die Rechnung die nicht gemahnt werden soll.
2. Deaktivieren Sie bitte die Kontrollbox Mahnen, die Sie über den Reiter Referenzen finden können.
3. Speichern Sie bitte die Rechnung ab.

Wie kann aktiviert werden, dass auch erfolgte Gutschriften zu Rechnungen auf einer Mahnung aufgeführt werden?

1. Öffnen Sie bitte die Maske Mahnwesen
2. Aktivieren Sie bitte in der Gruppe Optionen die Kontrollbox Gutschriften. Diese finden Sie auf der Gruppe Optionen.
3. Starten Sie bitte für eine oder mehrere Rechnungen den Mahnlauf. Im Druck werden Ihnen alle ausgewählten Rechnungen angezeigt. Die dazugehörigen Gutschriften werden in Falle eines Sammeldrucks unterhalb der Rechnungen aufgeführt.

Controlling

Wie werden in SilvERP die Umsätze berechnet?

Der Umsatz ergibt sich aus der Summer des Gesamtpreises aller Rechnungspositionen (abzüglich der Gutschriftspositionen) für den ausgewählten Zeitraum. Mit Gesamtpreis ist die Summe einer Rechnungsposition gemeint, die sich aus Menge x Preis berechnet.

Wie wird in SilvERP der Rohgewinn berechnet?

Der Rohgewinn ist die Differenz zwischen dem Einzelpreis (Verkaufspreis) und dem EK-Mittel der Rechnungsposition. Es wird immer der Einkaufsmittelpreis (EK-Mittel) zum Zeitpunkt der Buchung (Positionserfassung) genommen. Der Rohgewinn bezieht sich also nicht auf die gesamte Positionssumme (Gesamtpreis) sondern auf den Verkaufs- und Einkaufspreis.
Beispiel:
Es wird ein Artikel gekauft.
Menge: 10 Stk.
Preis: 100 €
Gesamt: 1.000 €

Der selbe Artikel wird verkauft.
Menge: 1 Stk.
Preis: 200 €
Gesamt: 200 €

Rohgewinn: 100€

Wie wird in SilvERP die Marge berechnet?

Die Marge ergibt sich aus dem Verhältnis aus Umsatz und Rohgewinn.
Beispiel:
Es wird ein Artikel gekauft.
Menge: 10 Stk.
Preis: 100 €
Gesamt: 1.000 €

Der selbe Artikel wird verkauft.
Menge: 1 Stk.
Preis: 200 €
Gesamt: 200 €

Rohgewinn: 100€
Marge: 50% (100€ Rohgewinn/200€ Umsatz)

Allgemein

Belege

Welche Auswirkung hat beim Kopieren von Belegen die Einstellung "Preise und Rabatte aktualisieren"?
Aktive Einstellung:
Es wird der Kunden-/Lieferantenrabatt des Belegs aktualisiert. Dabei wird zunächst der Belegrabatt auf 0% gesetzt und die Positionspreise/-rabatte entsprechend der Kunden-/Sonderpreisgruppe neu berechnet. Falls keine Preiszuordnung möglich ist, wird der Positionspreis übernommen und der Positionsrabatt auf 0% gesetzt.

Inaktive Einstellung:
Sämtliche Preise und Rabatte bleiben genauso wie im Quellbeleg, ggf. wird die Beleg-Währung für den zu kopierenden Kunden/Lieferanten umgerechnet und die FiBu-Konten angepasst.