E-Rechnung

Beschreibung

Mit dem 01.01.2025 trat in Deutschland eine weitreichende Neuerung in Kraft: Die obligatorische E-Rechnung für B2B-Geschäfte. Das bedeutet, dass Unternehmen bei Rechnungen, die sie an andere Unternehmen stellen, grundsätzlich auf das elektronische Format umstellen müssen. Was bedeutet das konkret?

• Elektronische Übermittlung: Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden.
• Elektronischer Empfang: Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format empfangen werden können.
• Standardisierte Formate: Es sind bestimmte elektronische Formate vorgeschrieben, um eine maschinelle Verarbeitung zu ermöglichen.

Warum die E-Rechnungspflicht?

• Effizienzsteigerung: Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• Kostensenkung: Reduzierung von Papierkosten und Verwaltungsaufwand.
• Umweltschutz: Weniger Papierverbrauch und somit ein Beitrag zur Nachhaltigkeit.
• Transparenz: Bessere Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen.
• Bekämpfung von Steuerbetrug: Vereinfachte Kontrolle von Umsatzsteuerzahlungen.

Übergangsregelungen und Ausnahmen Um Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung zu geben, wurden Übergangsfristen und Ausnahmen eingeführt. So können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2027 Papierrechnungen ausstellen. Welche Formate sind erlaubt? Es gibt verschiedene elektronische Formate, die für die E-Rechnung zugelassen sind. Die gängigsten sind:

• XRechnung: Der deutsche Standard für elektronische Rechnungen
• ZUGFeRD: Ein europäischer Standard, der auf XRechnung basiert

Fazit Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung der Wirtschaft. Sie bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und trägt zu einer effizienteren und nachhaltigeren Geschäftsabwicklung bei.

Ausgangsrechnungen

SilverERP erzeugt für jede Rechnung automatisch ein ZUGFeRD-konformes Dokument. Dieses besteht aus einer PDF-Datei, die für eine menschliche Lesbarkeit optimiert ist, sowie einem strukturierten elektronischen Anhang im XML-Format, der für die maschinelle Verarbeitung vorgesehen ist. Diese Funktion muss im Firmenstamm aktiviert sein. Hierzu aktivieren Sie die Einstellung "E-Rechnungen erstellen" im Bereich Programm > Verkauf.

Erstellen von Ausgangsrechnungen

Die Einführung von ZUGFeRD optimiert Ihren Rechnungsworkflow in SilverERP, ohne zusätzliche manuelle Schritte zu erfordern. Ihre bestehenden Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen bleiben vollständig erhalten. Der Versand erfolgt automatisch im ZUGFeRD-Format, was die elektronische Verarbeitung Ihrer Rechnungen durch Ihre Geschäftspartner erheblich erleichtert.

Eingangsrechnungen

Die Integration von E-Rechnungen gestaltet sich in SilverERP besonders benutzerfreundlich. Über die intuitive Maske 'E-Rechnungen' im Bereich 'Einkauf' können elektronische Rechnungen in einer Vielzahl von Formaten unkompliziert hochgeladen werden. Das System übernimmt anschließend die vollständige Extraktion und Aufbereitung der Rechnungsdaten, sodass diese für weitere Prozesse zur Verfügung stehen."

Einlesen von Eingangsrechnungen in SilverERP

1. ) Zur Verarbeitung eingehender Rechnungen navigieren Sie im Bereich 'Einkauf' zur Maske 'E-Rechnung'. Hier können Sie elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten hochladen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen.
2. ) Die Maske 'E-Rechnung' bietet eine intuitive Benutzeroberfläche. Um eine Eingangsrechnung hochzuladen, können Sie entweder auf die Schaltfläche 'E-Rechnung' klicken oder die Datei direkt per Drag & Drop in das entsprechende Feld ziehen.
3. ) Nach dem Hochladen einer Rechnung wird diese im Vorschaufenster übersichtlich dargestellt. Die Rechnungsdaten werden in textlicher Form angezeigt, während die zugehörigen Lieferanteninformationen rechts daneben aufgeführt sind. SilverERP führt automatisch einen Abgleich der Lieferanteninformationen durch, um sicherzustellen, dass diese mit den bereits im System vorhandenen Daten übereinstimmen. Abweichungen oder fehlende Informationen werden in den entsprechenden Feldern des Lieferantenstammsatzes farblich hervorgehoben, um eine schnelle Identifizierung und Korrektur zu ermöglichen.
4. ) Sollten Informationen fehlen oder Abweichungen bestehen, können Sie diese mit einem einfachen Klick auf "Lieferanntenstamm" ergänzen. Ist der Lieferant noch nicht im System hinterlegt, können Sie ihn anhand der ausgelesenen Daten mühelos anlegen. Dabei werden alle verfügbaren Informationen automatisch in den neuen Stammdatensatz übernommen."

Zuordnen der Rechnungspositionen

Rechnungspositionen können bestehenden Artikeln in SilverERP zugeordnet werden.

1. ) Rechnungspositionen ohne Bestellung und Wareneingang in SilverERP
   1. ) Die Eingangsrechnung wird als "freie Eingangsrechnung" in SilverERP angelegt, d.h. sie ist nicht an andere Belege im System gebunden.
   2. ) Nach erfolgter Prüfung der Rechnungsdaten können Sie die Eingangsrechnung durch einen Klick auf 'Speichern' finalisieren und in SilverERP anlegen.
   3. ) Für eine lückenlose Dokumentation finden Sie die neu angelegte Eingangsrechnung im Menüpunkt 'Eingangsrechnung'. Hier stehen Ihnen alle Details zur Rechnung, wie Rechnungsnummer, Kontierung und verknüpfte Belege, jederzeit zur Verfügung. Dadurch gewährleisten wir eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorgänge.
2. ) Rechnungspositionen mit Bestellung in SilverERP
   1. ) Die Funktion 'Automatisch zuordnen' ermöglicht eine effiziente Verarbeitung, indem sie die Rechnungspositionen automatisch den entsprechenden, bereits bestehenden Bestellungen zuweist. Dabei wird eine hohe Übereinstimmungsgenauigkeit gewährleistet. Achtung: Es können nur Artikel ohne Bestandsführung zugeordnet werden.
   2. ) Nach erfolgreicher Zuordnung der Rechnungspositionen zu den entsprechenden Bestellungen werden diese im Bereich 'Positionen' unter der Spalte 'Bestellungen' grün markiert. Diese visuelle Kennzeichnung bietet eine schnelle und einfache Übersicht über die korrekt zugeordneten Positionen.
   3. ) Nach erfolgter Prüfung der Rechnungsdaten können Sie die Eingangsrechnung durch einen Klick auf 'Speichern' finalisieren und in SilverERP anlegen.
   4. ) Für eine lückenlose Dokumentation finden Sie die neu angelegte Eingangsrechnung im Menüpunkt 'Eingangsrechnung'. Hier stehen Ihnen alle Details zur Rechnung, wie Rechnungsnummer, Kontierung und verknüpfte Belege, jederzeit zur Verfügung. Dadurch gewährleisten wir eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorgänge.
3. ) Rechnungspositionen mit Bestellung und Wareneingang in SilverERP
   1. ) Die Funktion 'Automatisch zuordnen' ermöglicht eine effiziente Verarbeitung, indem sie die Rechnungspositionen automatisch den entsprechenden, bereits bestehenden Bestellungen und Wareneingängen zuweist. Dabei wird eine hohe Übereinstimmungsgenauigkeit gewährleistet, um Fehler bei der Bestandsführung zu vermeiden.
   2. ) Nach erfolgreicher Zuordnung der Rechnungspositionen zu den entsprechenden Wareneingängen werden diese im Bereich 'Positionen' unter der Spalte 'Lieferungen' grün markiert. Diese visuelle Kennzeichnung bietet eine schnelle und einfache Übersicht über die korrekt zugeordneten Positionen.
   3. ) Nach erfolgter Prüfung der Rechnungsdaten können Sie die Eingangsrechnung durch einen Klick auf 'Speichern' finalisieren und in SilverERP anlegen.
   4. ) Für eine lückenlose Dokumentation finden Sie die neu angelegte Eingangsrechnung im Menüpunkt 'Eingangsrechnung'. Hier stehen Ihnen alle Details zur Rechnung, wie Rechnungsnummer, Kontierung und verknüpfte Belege, jederzeit zur Verfügung. Dadurch gewährleisten wir eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorgänge.

Rechnungspositionen können nicht bestehenden Artikeln in SilverERP zugeordnet werden.

1. ) Rechnungsposition als Artikel in SilverERP vorhanden, kann aber nicht verknüpft werden.
   1. ) Die Positionstabelle bietet die Möglichkeit, direkt in die Artikelstammdaten von SilverERP zu navigieren. Klicken Sie dazu auf eine der Lupen-Symbole, die in der Positionstabelle platziert sind. Dies führt Sie zum detaillierten Datensatz des jeweiligen Artikels innerhalb von SilverERP. Wie gewohnt können Sie dort mithilfe der integrierten Suchfunktionen nach spezifischen Artikeln suchen.
   2. ) Sobald Sie den gewünschten Artikel in den Artikelstammdaten von SilverERP ausgewählt haben, können Sie die aktuelle Maske verlassen. SilverERP informiert Sie daraufhin, dass der ausgewählte Artikel mit der aktuell bearbeiteten Rechnungsposition verknüpft werden soll. Sie erhalten eine Bestätigungspflicht, um sicherzustellen, dass der gewählte Artikel der richtigen Position zugeordnet wird.
   3. ) Nach erfolgter Zuordnung können Sie die Eingangsrechnung nun wie oben beschrieben weiter bearbeiten.
2. ) Rechnungsposition nicht als Artikel in SilverERP vorhanden.
   1. ) Die Positionstabelle bietet die Möglichkeit, direkt in die Artikelstammdaten von SilverERP zu navigieren. Klicken Sie dazu auf eine der Lupen-Symbole, die in der Positionstabelle platziert sind. Wie gewohnt können Sie dort einen neuen Artikel anlegen.
   2. ) Sobald Sie den gewünschten Artikel in den Artikelstammdaten von SilverERP angelegt und ausgewählt haben, können Sie die aktuelle Maske verlassen. SilverERP informiert Sie daraufhin, dass der ausgewählte Artikel mit der aktuell bearbeiteten Rechnungsposition verknüpft werden soll. Sie erhalten eine Bestätigungspflicht, um sicherzustellen, dass der gewählte Artikel der richtigen Position zugeordnet wird.
   3. ) Nach erfolgter Zuordnung können Sie die Eingangsrechnung nun wie oben beschrieben weiter bearbeiten.

Vorsteuersätze

SilverERP gewährleistet eine konsistente Berechnung von Umsatzsteuern durch einen automatisierten Vergleich der Vorsteuersätze pro Position auf der Eingangsrechnung mit den im System hinterlegten Daten der Artikelstammdaten. Um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden, werden Abweichungen in den Vorsteuer-Sätzen farblich markiert. Bei identischen Vorsteuersätzen kann die E-Rechnung gespeichert und verarbeitet werden. Sollten sich unterschiedliche Vorsteuersätze ergeben, ist das Speichern der E-Rechnung nicht möglich. In diesem Fall wird empfohlen, über die Lupe in der Positionstabelle das FiBu-Konto des Artikels in SilverERP anzupassen, um eine korrekte Zuordnung der Vorsteuer zu gewährleisten.