Datenschutz Nachrichten

Dieser Beitrag gehört zu den SilverERP Datenschutz-Funktionen.

^{Abb.: Datenschutz-Nachrichten können auch Dateien oder Dokumente enthalten, die per Upload ins DMS mit der Datenschutz-Nachricht verbunden werden.}

Die Nachrichten, die im Datenschutz-Register bereitgestellt werden, werden in Stammdaten » Datenschutz Nachrichten gepflegt. Der Inhalt der Nachricht wird über das Template-System vorgeschrieben, so dass beim Versand der E-Mail der Empfänger, der Betreff, der Inhalt sowie ein etwaiger Dateianhang automatisch erzeugt werden.

Neue Datenschutz-Nachricht anlegen

Die einzelnen Schritte zum Konfigurieren der Nachricht sind wie folgt:

1. In Grundtabellen » Auswahl-Listen muss zunächst ein neuer Eintrag in der Liste "Datenschutz" mit dem Namen der neuen Nachricht angelegt werden
2. Anschließend öffnen Sie Stammdaten » Datenschutz Nachrichten und wählen die Nachricht aus, die Sie bearbeiten möchten
3. Bearbeiten Sie den Betreff der Nachricht über das gleichlautende Feld
4. Bearbeiten Sie den Text-Inhalt der Nachricht durch Antippen der Schaltfläche E-Mail Template
5. Beenden Sie den Vorgang mit Speichern

Dokument/Datei anfügen

Soll der Nachricht ein Dokument/Datei als Dateianhang beigefügt werden, so erfolgt dies, indem Sie bei ausgewählter Nachricht eine Datei über die DMS-Upload-Funktion in das DMS laden. Durch den Upload der Datei wird diese mit der Datenschutz-Nachricht verknüpft. Beim Versand der entsprechenden Datenschutz-Nachricht wird die Datei ebenfalls versendet und der Versand protokolliert. Über die Schaltfläche PDF-Drucken (verfügbar im Datenschutz-Register) können hinterlegte PDF-Dateien direkt in der Vorschau geöffnet werden.

Dokument/Datei ändern

Falls die Datei geändert oder eine neue Version der Datei genutzt werden soll, ist der Vorgang des Austauschs der Gleiche: Wählen Sie zunächst die Datenschutz-Nachricht aus und laden Sie mit der DMS-Upload-Funktion die aktuelle Datei zur Verwendung mit der gewählten Nachricht ins DMS.