Aufgabenliste

Beschreibung

SilverERP Aufgabenliste

Ziel der Aufgabenliste ist es, den Nutzern von SilverERP bei der Organisation eigener Aufgaben zu unterstützen sowie die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu vereinfachen. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf einer möglichst unkomplizierten und schnellen Erfassung, Bearbeitung und Übersicht dieser Aufgaben.

Der Zugriff auf die Aufgabenliste ist jederzeit über das Benutzermenü (Aufgaben) oder durch die Tastenkombination ALT + A möglich. Die Aufgabenliste wird vom oberen Bildrand über die aktuelle Ansicht gelegt und ist sofort für die Eingabe von Aufgaben bereit. Anschließend kehrt der Anwender mit Hilfe der ESCAPE-Taste wieder zu SilverERP zurück und kann nahtlos fortfahren.

Aufgaben können als Entwurf mit wenigen Informationen ausgestattet sein, die zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden oder gleich vollständig erfasst werden werden. Es ist auch möglich, mehrere Aufgaben in einem Schritt zu erfassen (jede Zeile ergibt eine neue Aufgabe).

Aufgaben enthalten auf Wunsch zusätzliche Informationen:

• DMS: Dokumentenablage zur Aufgabe
• Infotext: Zusätzliche Informationen in Form eines Langtextes, die auch per Mouseover angezeigt werden
• Dialog: Messenger-Chat aller Beteiligten über diese Aufgabe
• Tags: Liste aller Tags/Schlagwörter, die der Aufgabe anhängen

Tags/Schlagwörter werden in der Aufgabenliste verwendet, um die Suche nach Aufgaben zu erleichtern, um Aufgaben zu gruppieren und um Filteransichten nach #-Tags zu erstellen. Das Besondere dabei ist, dass Filteransichten nach einem bestimmten #-Tag, die man für sich selbst eingerichtet hat, alle verfügbare Aufgaben dieses Tags anzeigen – selbst wenn man an der Aufgabe nicht beteiligt ist. So ist es möglich, "Aufgabenkanäle" zu beobachten und sich selbst (oder durch einen Supervisor) Aufgaben, aus diesem Aufgaben-Pool, zuzuweisen (mehr unter "Filteransichten").

Jede Aufgabe verfügt über die folgenden Felder:

• Nummer: Die laufende (im System einzigartige) Nummer der Aufgabe. Mit einem Klick auf die Nummer kann die Aufgabe entweder einer anderen Aufgabe untergeordnet, eine solche Verknüpfung aufgehoben oder die Aufgabe gelöscht werden
• Titel: Kurzbeschreibung der Aufgabe
• Ersteller: Mitarbeiter, der die Aufgabe erstellt hat
• Status: eigener Status der Aufgabe von 0 bis 5 - (0: Eingeladen, 1: Offen, 2: in Arbeit, 3: wartend, 4: Zuschauer, 5: erledigt)
• Priorität: eigene Priorität der Aufgabe zwischen 0 und 2 - (0: niedrig, 1: mittel, 2: hoch)
• Termin: Termin für diese Aufgabe
• Personen: An dieser Aufgabe beteiligte Personen. Die Farbe des Symbols zeigt den Status der Person zur Aufgabe an. Der Kreis im rechten oberen Eck zeigt die Priorität an. Die Personen sind alphabetisch sortiert nach ihren Kürzeln. Die Kürzel können in der Adressverwaltung nachträglich geändert werden. Teilnehmer, deren Adressdatensätze archiviert sind, werden mit durchgestrichenem Kürzel angezeigt

Aufgabenliste anzeigen

Der Dialog lässt sich über den Eintrag "Aufgaben" im Benutzermenü öffnen oder alternativ über das Tastaturkürzel ALT + A. Der Eingabefokus liegt beim Öffnen des Dialogs im Feld für die Erfassung neuer Aufgaben. Der Dialog lässt sich über das Dach-Icon oben rechts ("^") schließen oder alternativ über die ESCAPE-Taste der Tastatur. Die Listenansicht lässt sich aktualisieren durch Antippen des Aktualisieren-Symbol, das sich ebenfalls oben rechts befindet.

Hinweis: Wenn eine Aufgabe durch Bearbeitung aus einer Liste fallen würde, passiert das erst durch das Aktualisieren der Liste. Damit wird verhindert, dass ein Eintrag unmittelbar nach einer Bearbeitung verschwindet. Das würde z.B. passieren, wenn sich der Status auf "Erledigt" ändert, die Liste aber per Definition keine erledigten Aufgaben anzeigt (weitere Informationen zu "Listen").

Zur schnelleren und einfacheren Verwendung der Aufgabenliste gibt es folgende Tastaturkürzel:

• ALT + A: Öffnen der Aufgabenliste
• ESCAPE: Schliessen der Aufgabenliste
• CTRL + F: Refresh der Listen
• CTRL + S: Speichern der Aufgaben, die im Eingabefeld stehen.

Aufgaben erfassen

Aufgaben können vollständig oder als Entwurf erfasst werden. Es kann eine einzelne Aufgabe oder mehrere Aufgaben über mehrere Zeilen hinweg erfasst werden. Während der Eingabe einer Aufgabe sieht man in Echtzeit unterhalb des Eingabefelds eine Vorschau der Aufgabe bzw. wie die eingegebenen Informationen vom System interpretiert werden. Mit Antippen des Speichern-Symbols oder CTRL + S wird die Aufgabe gespeichert.

Beispiel: "Kunde X zurückrufen"

"Kunde X zurückrufen" erfasst eine neue aktive Aufgabe im System. Der Ersteller ist der aktuell angemeldete Benutzer von SilverERP. Beispiele für die direkte Erfassung von Aufgaben mit allen Eingabemöglichkeiten folgen weiter unten bei "Erweiterte Aufgabenerfassung".

Abhängige / Verbundene Aufgaben

Man kann bereits bei der Eingabe dafür sorgen, dass Aufgaben miteinander verbunden werden. So kann eine Hauptaufgabe mehrere eigenständige, aber verbundene, Unteraufgaben mit sich führen. Bei der Erfassung von Aufgaben erstellt man Unteraufgaben, indem die Aufgaben / Unteraufgaben wie folgt eingegeben werden:

Aufgabe 1
+ Unteraufgabe 1 von Aufgabe 1
+ Unteraufgabe 2 von Aufgabe 1

Hierbei werden die Aufgaben mit den folgenden Aufgabennummern angelegt:

T1
T1-1
T1-2

Dieses Modell ist beliebig tief und beliebig lang zu erweitern:

A1
+ A1-1
+ A1-2
++ A1-2-1
++ A1-2-2
++ A1-2-3
+++ A1-2-3-1
+ A1-3

Möchte man eine Unteraufgabe zu einer existierenden Aufgabe erfassen, geht das ebenfalls. Um beispielsweise eine neue Unteraufgaben zu Aufgabe T42 zu erstellen, gibt man ein:

+42 Unteraufgabe 1
+42 Unteraufgabe 2

Hierbei wird bei der Nummernvergabe berücksichtigt, ob es bereits Unteraufgaben zu besagter Aufgabe gibt.

Suche

Oberhalb des Eingabefeldes für neue Aufgaben befindet sich das Suchfeld. Im Suchfeld kann mit Hilfe von Zeichenketten nach Aufgaben gesucht werden. Es werden nach Übereinstimmungen in Titel sowie Infotext der Aufgaben gesucht. Während der Eingabe werden die darunterliegenden Listen live gefiltert und nur noch Aufgaben angezeigt, die zur Sucheingabe passen.

Die Suche kann über bestimmte Eingabemuster auch gezielt nach unterschiedlichsten Kombinationen von Kriterien suchen (mehr unter "Erweiterte Suche / Filter").

Filter / Listen

Standardmäßig verfügt jeder Benutzer über drei Listen: Aktive Aufgaben, Watchlist und Archiv, die auf der linken Seite der Aufgabenliste durch Antippen ein/ausgeschaltet werden können.

• Aktive Aufgaben: Enthält alle selbsterstellten/zugewiesenen Aufgaben mit den Stati "Offen", "In Arbeit" oder "Wartend"
• Watchlist: Enthält alle selbsterstellten/zugewiesenen Aufgaben mit dem Status "Zuschauer"
• Archiv: Enthält alle selbsterstellten/zugewiesenen Aufgaben mit dem Status "Abgeschlossen"

Jede "Sucheingabe" kann durch Antippen des Speichern-Symbols auf der rechten Seite des Eingabefelds unter einem frei definierbaren Namen als neue Liste gespeichert werden. Damit erscheint diese Suche als Liste/Filter in der Liste der Filteransichten. Als Filter wird die Sucheingabe auf alle Aufgaben angewandt, zu denen man eingeladen ist.

Das kann beispielsweise dazu genutzt werden, alle Aufgaben zu einem Kunden oder zu einer Rolle (QS, Vertrieb) zu filtern, sofern diese entsprechend erfasst wurden. Insbesondere durch die Möglichkeiten der erweiterten Suche (s.u.) lassen sich so beliebige Filter für die tägliche Arbeit erstellen.

In Filteransichten nach #-Tags werden auch Aufgaben angezeigt, an denen man selbst nicht teilnimmt. Diese Aufgaben weisen dementsprechend keinen Status, keine Priorität und auch keinen Termin aus. Um an diesen Aufgaben teilzunehmen, klickt man auf das "+" in der Spalte "Personen”.

Eine oder mehrere Listen können als Einheit zu einer Ansicht zusammengefasst werden (siehe unten).

Ansichten

Eine Ansicht bezeichnet eine oder mehrere Listen, die als Einheit aktiviert und deaktiviert werden können. Auf der linken Seite werden alle Filter des Benutzers angeboten, die sich zu Ansichten zusammenfassen lassen. Hierzu zählen die drei Standardfilter (Aktive Aufgaben, Watchlist und Archiv) sowie etwaige selbst erstellte Such- und #-Tag-Filter.

Um mehrere Listen zu einer Ansicht zusammenzufassen, nutzt man die Symbole "Verknüpfen" und "Verknüpfung aufheben", die sich am oberen, linken Bildrand überhalb der Listenbezeichnungen befinden. Selektiert man also mehrere Listen, so werden die enthaltenen Aufgaben im mittleren Bereich der Aufgabenliste angezeigt, und durch Antippen des "Verknüpfen"-Symbols werden diese Filter zu einer Ansicht zusammengefasst. In der Filterliste links sind die zusammengefassten Filter daran zu erkennen, dass sie am rechten Rand der Bezeichnung verbunden sind.

Durch Klick auf "Verknüpfung aufheben" kann die Verbindung wieder aufgehoben werden. Eine entsprechende Konfiguration der Ansichten erlaubt es, schnell zwischen den Ansichten zu wechseln, die während der Arbeit sinnvoll sind. So kann man sich eine Ansicht für die Arbeit bei einem spezifischen Kunden oder in einer spezifischen Rolle zusammenstellen.