Kunden

Kunden verwalten

Unter dem Menüpunkt Stammdaten > Kunden können Sie Kunden erfassen und pflegen. Mit Hilfe der Suchfunktionen lassen sich die gesuchten Kunden schnell und effektiv auffinden. Sie können außerdem zahlreiche Zusatz-Information hinterlegen und Informationen wie Lieferückstände, offene Posten oder Termine abrufen. Darüber hinaus können Sie aus der Kundenmaske heraus, die wichtigsten Geschäftsvorfälle starten oder verfolgen. Zum Beispiel von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.

Kunde anlegen

Für die Anlage eines neuen Kunden, schalten Sie zunächst den Arbeitsmodus der Maske mit Hilfe der Modusbox auf "Neuanlage". Die Maske wird gesäubert und im Anschluss werden sämtliche Felder mit Werten versehen, die unter Firmenstamm eingestellt wurden. Zum Beispiel die Standard-Branche ihrer Kunden, die Standard-Preisgruppe, das Standard-Land und die Standard-Zahlungsbedingungen. Um einen neuen Kunden anzulegen, füllen Sie die entsprechenden Felder aus und speichern dann den Datensatz mit einen Klick auf bzw. betätigen von ab. Die Modusbox springt dann auf "bearbeiten" und Ihr Kunde wurde erfolgreich angelegt.

Zur eindeutigen Identifizierung eines Kunden wird in SilvERP die Kundennummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage eines Kunden manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Kundennummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Kundennummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis für die Kunden-Neuanlage gesperrt sein, dann können keine weiteren Kunden angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.

Kunde suchen

Ihre bereits angelegten Kunden lassen sich über die Suchfunktionen von SilvERP finden.

Kunde ändern

Zum Bearbeiten eines Kunden-Datensatzes, müssen Sie zunächst über die Suchfunktionen einen Kunden in die Maske laden.

Der aus dem Such-Resultat geladene Kunde kann jetzt von Ihnen bearbeitet werden, indem Sie die Werte in den Feldern ändern und dann mittels oder speichern. Die Kundennummer kann bei aktiver Einstellung "Eingabe blockieren" unter Grundtabellen > Nummernkreise nicht geändert werden. Ist eine Änderung dennoch notwendig, dann muss zunächst von Ihnen die o. g. Einstellung deaktiviert werden.

Kunde löschen

Suche Sie zunächst den Kunden den Sie löschen möchten und übertragen Ihn in die Kundenmaske (siehe Kunden suchen). Klicken Sie auf oder betätigen Sie die , um den Kunden zu löschen. An diesem Punkt prüft SilvERP, ob Belege (z. B. Angebote, Aufträge oder Rechnungen) mit dem zu löschendem Kunden verknüpft sind.

Sind keine Belege vorhanden, dann erscheint aus Sicherheitsgründen ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung des Kunden eine Bestätigung verlangt. Bestätigen Sie diese mit "Ja". Der Kunde wurde gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit einer Bestätigung des Löschvorgangs.

Sie gelangen im Anschluss erneut auf die Kundenmaske. Sollten jedoch Belege vorhanden sein, die mit dem zu löschenden Kunden verknüpft sind, dann wird der Löschvorgang abgebrochen und der Kunde wird archiviert.

Kunde archivieren

Nach einigen Geschäftsjahren können sich eine Vielzahl an Kunden ansammeln. Von denen können einige aktiv und andere wiederum bereits seit längerem inaktiv sein. Kunden mit denen Sie bereits Aufträge in SilvERP abgewickelt haben, können in SilvERP nicht gelöscht werden. Aus diesem Grund wird Ihnen die Möglichkeit einer Kundenarchivierung gegeben. Archivierte Kunden tauchen nicht in der Kundensuche auf und können jederzeit aus dem Archiv zurück zu den aktiven Kundenbestand geholt werden.

Zum Kundenarchiv gelangen Sie, indem Sie den Arbeitsmodus der Kundenmaske mit Hilfe der Modusbox auf "alle Datensätze" setzen. Die Arbeitsweise ist analog zum normalen suchen und bearbeiten. Sobald Sie einen archivierten Kundendatensatz speichern wollen, erhalten Sie die Möglichkeit ihn aus dem Archiv heraus zu den normalen Datensätzen zu holen.

Die Archivierung eines Kunden wird in Kunden löschen erklärt.

Reiter

Adresse und Kontaktdaten

Name und Anschrift in die Zwischenablage kopieren

Durch Verwendung des Kopier-Symbols, das sich rechts des Feldes "Suchbegriff" befindet, werden die folgenden Informationen zur weiteren Verwendung in die Zwischenablage kopiert:

• Name 1, Name 2
• Zusatz 1, Zusatz 2
• Anschrift, Land

Adressen

Neben den Adress-Daten die direkt auf der Kundenmaske ersichtlich sind, wird Ihnen die Möglichkeit gegeben weitere Adressen einem Kunden zu hinterlegen.

Zunächst laden Sie bitte einen Kunden in die Kundenmaske und navigieren zum Reiter "Adressen". Dort finden Sie ein Listen-Feld zur Selektion des Adress-Typs, eine Liste der bereits zugewiesenen Adressen und eine Schaltfläche zur Neuanlage von Adressen. Die Adress-Liste kann durch das Listen-Feld gesteuert werden, indem Sie einen bestimmten Adress-Typ auswählen.

In der Liste werden dann nur die Adressen angezeigt, die mit dem im Listen-Feld ausgewählten Adress-Typ übereinstimmen.

Zusatzadresse hinzufügen

Zur Neuanlage einer Adresse betätigen Sie die Schaltfläche "Neue Adresse". Es erscheint im nächsten Schritt die Adressmaske. Hier füllen Sie die entsprechenden Felder aus und wählen den Adress-Typ (Ansprechpartner, Lieferadresse und/oder Rechnungsadresse oder Standort).

Ein und die selbe Adresse kann mehrere Adress-Typen beinhalten. Somit wird Ihnen eine Kombination aus Ansprechpartner, Lieferadresse und Rechnungsadresse ermöglicht. Das Auslassen des Adress-Typs ist nicht möglich. Wählen Sie also mindestens einen Adress-Typ aus.

Abschließend speichern Sie die Adresse und verlassen Sie im Anschluss die Adressmaske durch oder . Sie befinden sich erneut in der Kundenmaske. Die zuvor angelegte Adresse ist in der Adress-Liste des Reiters "Adressen" zu finden.

Die dort befindlichen Spalten "A", "L", "R" und "S" veranschaulichen Ihnen, um welchen Adress-Typ es sich bei der Adress-Zeile handelt:

• "A": Ansprechpartner;
• "L": Lieferanschrift;
• "R": Rechnungsanschrift;
• "S": Standort.

Zusatzadresse ändern

Wählen Sie eine Adresse aus der Adress-Liste aus. Im nächsten Schritt öffnet sich die Adressmaske mit den dazugehörigen Adressdaten. Ändern Sie die entsprechenden Felder ab und speichern Sie die Änderungen. Durch einen Klick auf das "Schliessen"-Symbol ("x") oder der "Escape"-Taste verlassen Sie den Dialog und gelangen zurück zur Kundenmaske.

Zusatzadresse löschen

Zum löschen einer zugewiesenen Adresse, wählen Sie einen Kunden aus und navigieren Sie zum Reiter "Adressen". Mit einem Klick auf die entsprechende Adress-Zeile in der Liste, wird diese selektiert und Sie werden zur Adressmaske weitergeleitet. Hier betätigen Sie und nach der Bestätigung des Dialogs wird die Zusatzadresse gelöscht. Verlassen Sie die Adressmaske durch einen Klick auf das Tür-Symbol. Sie gelangen wieder auf die Kundenmaske.

Zusatzadresse kopieren

Einem Kunden können auch bereits vorhandene Adressen hinzugefügt werden. Dabei kann auf Adressen von unter anderem Interessenten, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zugegriffen werden.

Ein Beispiel-Szenario wäre ein Berater, der für mehrere kooperierende Unternehmen tätig ist. Beim Kopieren der Adresse des Beraters wird dem Kunden eine eigenständige Adresse hinzugefügt. Änderungen in der ursprünglichen Adresse haben keine Auswirkungen auf die kopierte Adresse. So können Sie dem Berater eine andere E-Mail oder Handynummer zuweisen.

Zum kopieren einer Adresse, öffnen Sie unter Stammdaten > Kunden, die Kundenmaske. Laden Sie den Kunden in die Maske, dem Sie durch die Kopierfunktion eine Adresse hinzufügen möchten. Als nächstes klicken Sie bitte auf den Reiter "Adressen" und anschließend auf die Schaltfläche "Neue Adresse". Sie werden automatisch auf die Adressmaske weitergeleitet. Der Arbeitsmodus wurde in der Modusbox auf "Neuanlage" gesetzt.

Nur aus dem Arbeitsmodus "Neuanlage" ist es möglich, bereits vorhandene Adressen einem Kunden hinzufügen. Mit einem Klick auf bzw. werden Ihnen sämtliche in SilvERP vorhandene Adressen angezeigt. Klicken Sie auf die Adresse, die Sie ihrem Kunden zuordnen wollen. Im Anschluss erscheint ein Dialog-Fenster, welches Abfragt, ob die zuvor ausgewählte Adresse verknüpft oder kopiert werden soll. Klicken Sie bitte hierbei auf die Schaltfläche "kopieren".

Die Adresse wird in die Adressmaske angezeigt. Im nächsten Schritt legen Sie fest, mit welchem Adress-Typ die Adresse ihrem Kunden hinterlegt werden soll. Wählen Sie bitte mindestens einen Adress-Typ aus (Ansprechpartner, Lieferadresse und/oder Rechnungsadresse oder Standort). Abschließend speichern Sie bitte die Adresse mit einen Klick auf bzw. betätigen von und verlassen Sie im Anschluss die Adressmaske durch oder .

Zusatzadresse verknüpfen

An einem Kunden können auch bereits vorhandene Adressen als Zusatzadressen verknüpft werden. Dabei kann auf Adressen von unter anderem Interessenten, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zugegriffen werden. Zum Beispiel-Szenario gehören mehrere Kunden die Verbandsmitglieder sind und so über eine zentrale Rechnungsstelle abgerechnet werden. Die Rechnungsadresse wäre in diesem Fall immer gleich und soll bei Änderungen ebenfalls für alle Verbandsmitglieder gleichzeitig aktualisiert werden.

Zum verknüpfen einer Adresse, öffnen Sie unter Stammdaten > Kunden, die Kundenmaske. Laden Sie den Kunden in die Maske, dem Sie durch die Verknüpfung eine Zusatzadresse hinzufügen möchten. Als nächstes klicken Sie auf den Reiter "Adressen" und anschließend auf die Schaltfläche "Neue Adresse". Sie werden automatisch auf die Adressmaske weitergeleitet.

Der Arbeitsmodus wurde in der Modusbox auf "Neuanlage" gesetzt. Nur aus dem Arbeitsmodus "Neuanlage" ist es möglich, bereits vorhandene Adressen einem Kunden hinzufügen. Mit einem Klick auf bzw. werden Ihnen sämtliche in SilvERP vorhandene Adressen angezeigt. Klicken Sie bitte auf die Adresse, die Sie ihrem Kunden zuordnen wollen. Im Anschluss erscheint ein Dialog-Fenster, welches Abfragt, ob die zuvor ausgewählte Adresse verknüpft oder kopiert werden soll. Klicken Sie bitte hierbei auf die Schaltfläche "verknüpfen".

Die Adresse wird in die Adressmaske angezeigt. Im nächsten Schritt legen Sie fest, mit welchem Adress-Typ die Adresse ihrem Kunden hinterlegt werden soll. Wählen Sie mindestens einen Adress-Typ aus (Ansprechpartner, Lieferadresse und/oder Rechnungsadresse oder Standort). Abschließend speichern Sie die Adresse mit einen Klick auf bzw. betätigen von und verlassen Sie im Anschluss die Adressmaske durch oder .

Reiter Zusatzadressen

Zusätzlich zu den Gruppen Adresse, Kontaktdaten können Sie für weitere Informationen auch bei Zusatzadressen auf die Felder in den Reitern Kenner, FiBu und Schlagworte zurückgreifen.

Lieferhinweise

Im Reiter Lieferhinweise können die folgenden Informationen eingegeben werden:

• Handelt es sich um einen Selbstabholer
• Benötigt der Kunde eine Hebebühne
• Zusätzliche Informationen in vier Freitext-Feldern
• Angaben zu bevorzugten Anlieferzeiten

Diese Lieferhinweise werden bei der Erstellung von Aufträgen automatisch aus den Kundenstammdaten übernommen. Dies gilt auch für Lieferscheine, die aus der Neuanlage zu Aufträgen erstellt werden.