Eingangsrechnungen
Vorbemerkung
Mit dem Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen” werden Eingangsrechnungen von Lieferanten erfasst und verwaltet.
Die Bearbeitung von Datensätzen in SilverERP erfolgt in fast allen Dialogen und Masken ähnlich. Im nachfolgenden Dokument wird vereinfacht davon ausgegangen, dass Sie mit den Grundsätzen zur Bedienung von SilverERP, insbesondere der Bearbeitung von Datensätzen, vertraut sind.
Rechnungstypen in SilverERP
Mit SilverERP können unterschiedliche Rechnungstypen verwaltet werden, die jeweils unterschiedliche Anwendungsfälle zur Verrechnung von Waren und Leistungen abbilden. So ist es möglich neben den Standard-Eingangsrechnungen, auch Anzahlungsrechnungen oder Vorausauszahlungsrechnungen zu verbuchen.
| Rechnungstyp | Beschreibung |
|---|---|
| Standard-Rechnung | Standard-Rechnungen beziehen sich auf Bestellungen, die bereits geliefert wurden und über den Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen" erzeugt werden. Auf die Bestell-Positionen der Lieferung wird über die Positionsübersicht zugegriffen. |
| Vorauszahlungs-Rechnung | Dieser Rechnungstyp wird verwendet, um eine Eingangsrechnung für eine Bestellung zu erstellen für die bereits die Zahlung erfolgt ist. Nach der Auswahl des Rechnungstyps "Vorauszahlungs-Rechnung" blendet sich das Feld "Bestellung" ein, indem die zugehörige Bestellung ausgewählt wird. |
| Anzahlungs-Rechnung | Anzahlungs-Rechnungen werden eingesetzt, wenn für eine Bestellung bereits eine Anzahlung erfolgte und der Lieferant eine Anzahlungs-Rechnung übermittelt hat. Nach Auswahl des Rechnungstyps "Anzahlungs-Rechnung" werden automatisch die Felder Konto, Betrag und Bestellung eingeblendet. Der Anzahlungsbetrag wird direkt auf der Eingangsrechnungsmaske eingegeben. Beim Anlegen von Anzahlungs-Rechnungen wird ein gesondertes Konto verwendet. |
| Schluss-Rechnung | Der Rechnungstyp Schlussrechnung ist dann einzusetzen, wenn bereits Anzahlungs-Rechnungen für eine Bestellung vorangegangen sind. Der offene Restbetrag wird auf der Schlussrechnung angezeigt. |
| Freie Rechnungen (ohne Bestellung) | Der Rechnungstyp "Freie Rechnungen (ohne Bestellung)" kann dann eingesetzt werden, wenn zu dem Vorgang keine zugrundeliegende Bestellung vorliegt und dementsprechend der Rechnung keine Bestell- oder Lieferpositionen einer vorhandenen Bestellung hinzugefügt werden sollen. |
Eingangsrechnungen verwalten
Eingangsrechnung anlegen
- Öffnen Sie den Dialog "Einkauf >> Eingangsrechnungen";
- Wechseln Sie den Arbeitsmodus der Maske zu Neuanlage;
- Wählen Sie im Reiter "Lieferant" einen Lieferanten aus, für den die Eingangsrechnung erstellt werden soll;
- Wählen Sie im Feld "Rechnungstyp" den Typ "Standard-Rechnung" aus;
- Füllen Sie im Anschluss alle notwendigen Felder in den Reitern Lieferanten, Referenzen und Werte aus;
- Speichern Sie Ihre Änderungen ab, um den Vorgang abzuschließen und die Eingangsrechnung anzulegen.
Weiterhin wird Ihnen nun die Rechnungsnummer angezeigt, sofern im Firmenstamm keine Vorschau für den Beleg-Typ Eingangsrechnung aktiviert wurde. Sollte die Rechnungsnummer aus den Zeichen --- bestehen, dann ist die Vorschau aktiviert. Die Rechnungsnummer wird hierbei erst durch eine Druckausgabe der Eingangsrechnung freigegeben und angezeigt. Das Vorgehen zur Positionserfassung wird im Abschnitt Positionen anlegen beschrieben.
Zur eindeutigen Identifizierung einer Eingangsrechnung wird in SilverERP die Rechnungsnummer eingesetzt. Diese kann bei der Neuanlage einer Eingangsrechnung manuell eingegeben werden oder automatisch durch den Nummernkreis. Die automatische Vergabe der Rechnungsnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Rechnungsnummer vorhanden ist. Sollte der Nummernkreis von Eingangsrechnungen gesperrt sein, dann können keine weiteren Eingangsrechnungen angelegt werden. Diesbezüglich wäre zunächst eine Entsperrung des Nummernkreises notwendig.
Eingangsrechnung aus der Lieferantenmaske anlegen
Auch über die Lieferantenmaske lassen sich Eingangsrechnungen verfassen und zwar entweder über die Schaltfläche "Beleg erstellen" in der Pfadnavigation oder "Neuer Beleg" im Reiter Belege. Der Vorteil hierbei ist, dass der Lieferant bereits in der Eingangsrechnungsmaske vorgeladen und die Maske automatisch in den Arbeitsmodus "Neuanlage" gestellt wird.
Rechnungspositionen
Positionen anlegen
- Wählen Sie zunächst eine Eingangsrechnung aus oder legen Sie ein neue Eingangsrechnung an;
- Wechseln Sie auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf die Schaltfläche "Positionen" klicken (sie befinden sich nun automatisch im Arbeitsmodus Lieferungen);
- Wählen Sie nun in der Gruppe Position eine Lieferung aus. Es werden Ihnen nur die Lieferungen des ausgewählten Lieferanten angezeigt. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Optional können Sie über den Arbeitsmodus Bestellungen auch auf Bestellpositionen zugreifen, dessen Artikel nicht bestandsgeführt sind;
- Um eine oder mehrere Positionen zu übernehmen, klicken Sie auf das Haken-Symbol über der Liste. Die Werte der Felder Menge und Grundpreis werden automatisch aus der Bestellposition übernommen;
- Speichern Sie nun die Rechnungsposition, um den Vorgang abzuschließen.
Positionen löschen
Hinweis: Das Löschen von Rechnungspositionen ist nicht möglich, wenn die Eingangsrechnung bereits teilweise oder vollständig bezahlt wurde ("OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten") oder für die Finanzbuchhaltung exportiert wurde ("OP/Mahnwesen >> FiBu-Export").
- Laden Sie zunächst die Eingangsrechnung, deren Position sie löschen wollen;
- Wechseln Sie nun auf die Positionsübersicht;
- Wählen Sie jetzt die Rechnungsposition aus, die gelöscht werden soll und löschen diese über das Löschen-Symbol in der Werkzeugleiste und bestätigen anschließend den Vorgang zur Ausführung der Löschung.
Positionen ändern
Hinweis: Die Änderungen von Rechnungspositionen ist nicht möglich, wenn die Eingangsrechnung bereits teilweise oder vollständig bezahlt wurde ("OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten") oder für die Finanzbuchhaltung exportiert wurde ("OP/Mahnwesen >> FiBu-Export").
- Wählen Sie zunächst die Eingangsrechnung, deren Position sie ändern wollen;
- Wechseln Sie nun auf die Positionsübersicht;
- Wählen Sie jetzt die Rechnungsposition aus, die geändert werden soll und führen Sie die gewünschten Änderungen durch;
- Speichern Sie nun die Rechnungsposition, um den Vorgang abzuschließen.
Eingangsrechnung suchen
Ihre bereits erstellten Eingangsrechnungen lassen sich über die Suchfunktionen von SilverERP finden.
Eingangsrechnung kopieren
Hinweis: Eingangsrechnungen mit dem Typ "Freie Rechnungen (ohne Bestellung)" können kopiert werden.
- Laden Sie zunächst die Eingangsrechnung, die Sie kopieren möchten;
- Tippen Sie nun auf die Schaltfläche "Kopieren";
- Wählen Sie im nachfolgenden Schritt, ob Sie auf Basis der Eingangsrechnung eine neue Anfrage, eine Bestellung oder eine Eingangsrechnung erzeugen möchten;
- Verändern/Bearbeiten Sie gegebenenfalls die Kopieroptionen und
- Tippen Sie auf Speichern, um den neuen Beleg zu erzeugen.
Eingangsrechnung löschen
Hinweis: Das Löschen von Eingangsrechnungen ist nicht möglich, wenn die Eingangsrechnung bereits teilweise oder vollständig bezahlt wurde ("OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten") oder für die Finanzbuchhaltung exportiert wurde ("OP/Mahnwesen >> FiBu-Export").
Noch nicht bezahlte und exportierte Eingangsrechnungen können wie folgt gelöscht werden:
- Laden Sie zunächst die Eingangsrechnung, die Sie löschen möchten;
- Löschen Sie die Eingangsrechnung mit dem Löschen-Symbol in der Werkzeugleiste und bestätigen anschließend den Vorgang zur Ausführung der Löschung.
Eingangsrechnung archivieren
Hinweis: Es können nur Eingangsrechnungen mit einem offenen Rechnungsbetrag von €0,00 archiviert werden. Wird eine Eingangsrechnung über die Maske "OP/Mahnwesen >> Verbindlichkeiten" als vollständig bezahlt gebucht, dann erfolgt die Archivierung automatisch nach der Buchung.
Das manuelle Archivieren von Eingangsrechnungen:
- Laden Sie die zu archivierende Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske;
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Archivieren, die sich in dem Reiter Lieferant befindet.
Eingangsrechnung dearchivieren
- Wechseln Sie den Arbeitsmodus zu "Alle Datensätze".
- Laden Sie die zu dearchivierende Eingangsrechnung über die Suchfunktion in die Eingangsrechnungsmaske.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dearchivieren", die sich im dem Reiter "Lieferant" befindet.
Belegfreigabe einschalten
Unter Stammdaten » Firmenstamm » Dokumentenfluss » Freigaben ist es möglich, die explizite Freigabe ein- oder auszuschalten (standardmäßig ist die explizite Belegfreigabe ausgeschaltet). Wenn die explizite Freigabe für Belege aktiviert wurde, ist es notwendig, Belege freizugeben, bevor sie gedruckt, geliefert oder fakturiert, werden können.