Bestellungen

Über die Bestellmaske unter Einkauf >> Bestellungen können Sie einerseits neue Bestellungen anlegen, vorhandene Bestellungen betrachten oder bearbeiten oder bereits angelegte Bestellungen löschen (sofern keine der enthaltenen Positionen bereits geliefert oder fakturiert wurden) sowie diese auch archivieren.

In diesem Abschnitt erfahren Sie:

• wie Sie eine neue Bestellung anlegen
• wie Sie eine aktive Bestellung bearbeiten (inklusive der zugehörigen Bestellpositionen)
• wie eine Bestellung gelöscht oder archiviert wird
• was die Status-Codes und die farblichen Markierungen einer Bestellung bedeuten.

Neuanlage einer Bestellung

Abbildung: Bestellmaske mit einem geladenen Datensatz

Über die Maske Einkauf >> Bestellungen rufen Sie je nach ausgewählten Arbeitsmodus alle aktuellen Bestellungen auf oder legen eine neue Lieferantenbestellung an.

Um eine neue Bestellung in SilverERP anzulegen, erstellen Sie zunächst den Beleg mit den Kopfdaten und allgemeinen Daten Ihrer Bestellung und anschließend fügen Sie dem die einzelnen Bestellpositionen hinzu.

Erster Schritt: Bestellbeleg anlegen

Beginnen Sie also mit der Anlage des Bestellbelegs:

1. Schalten Sie den Arbeitsmodus (1) der Maske auf “Neuanlage” (dadurch wird die Maske gesäubert und Felder wie “Sachbearbeiter” mit den Standard-Vorgaben versehen, wie im Firmenstamm definiert)
2. Wählen Sie nun in der Gruppe “Lieferant” den gewünschten Lieferanten für die Bestellung aus (der Cursor springt automatisch in das Feld “Suchbegriff”, so dass Sie direkt mit “ctrl + f” oder der Lupe in der Werkzeugleiste Ihre Suche starten können)
3. Durch Auswahl des Lieferanten wird dieser in die Maske übernommen. Füllen Sie nun die gewünschten restlichen Felder der Bestell-Maske aus, bevor Sie die einzelnen Bestellpositionen hinzufügen:

Element	Beschreibung
Lieferant (2)
Suchbegriff	Die Daten werden automatisch aus dem Kundenstamm übernommen, nachdem man einen Lieferanten ausgewählt hat
Name 1	optionale Angaben
Name 2	optionale Angaben
Land, PLZ, Ort	optionale Angaben
Telefon 1	optionale Angaben
Belegdaten (3)
Bestell-Nr.	Wird durch die Anlage des Dokuments (Speichervorgang) automatisch vergeben
Sachbearbeiter	optionale Angaben
Anforderer	optionale Angaben
Freigabe	optionale Angaben
Unternehmensbereich	optionale Angaben
Projekt	optionale Angaben
Kostenstelle	optionale Angaben
Status	Vorgeben durch Status der Bestellung (siehe unten für eine Erklärung der Status-Codes)
Belegtyp	Standard-Bestellung oder Rahmen-Bestellung
Referenzen (4)
Kurztext 1, 2, 3	optionale Angaben
Referenz	In der Regel die Referenz des Lieferanten
Ansprechpartner	optionale Angaben, Ansprechpartner müssen im Lieferantenstamm hinterlegt sein
Lieferadresse	Auswahl der gewünschten, in SilverERP hinterlegten, Anschrift
Lieferbedingungen	Vorgabe aus dem Firmen- bzw. Lieferantenstamm
Versandart	Vorgabe aus dem Firmen- bzw. Lieferantenstamm
Rechnungsadresse	Auswahl der gewünschten, in SilverERP hinterlegten, Anschrift
Zahlungsbedingungen	Vorgabe aus dem Firmen- bzw. Lieferantenstamm
Währung	Vorgabe aus dem Firmen- bzw. Lieferantenstamm
Lieferantenrabatt	Vorgabe aus dem Lieferantenstamm
Belegrabatt	Eingabe eines Rabatts für die aktuelle Bestellung
Direktlieferung	Bestellungen, die als Direktlieferung erfasst werden, werden vom Lieferanten direkt an den Kunden versendet (der entsprechende Parameter dazu muss unter den Stammdaten des Lieferanten eingestellt sein).
Typ	Typ/Art der Bestellung (Kaufartikel, Konsi, etc.)
Werte (5)
Mindermengen-Zuschlag	optionale Angaben
Verpackung	optionale Angaben
Frachtkosten	optionale Angaben
Versicherung	optionale Angaben
Nebenkosten 5-8	optionale Angaben
Netto	wird berechnet
MwSt.	wird berechnet
Brutto	wird berechnet
Belege (6)
Verknüpfte Belege	Belege, die mit der Bestellung in Verbindung stehen (z.B. gedruckte Liefermahnungen für diese Bestellung)

Nachdem Sie alle Kopfdaten der Bestellmaske Ihres neuen Belegs eingegeben haben, sichern Sie den Vorgang. Dadurch wird:

• eine neue Bestellung in SilverERP angelegt,
• eine neue Bestellnummer vergeben* und
• der Arbeitsmodus wechselt von "Neuanlage" zu "Bearbeiten".

* Die automatische Vergabe der Bestellnummer kann nur dann erfolgen, wenn unter Grundtabellen >> Nummernkreise ein Eintrag für die Definition der Bestellnummer vorhanden ist.

Zweiter Schritt: Positionen hinzufügen

1. Durch Klick auf das Wort “Positionen” in der Pfadnavigation gelangen Sie zur Positionsübersicht der Bestellung. Der Arbeitsmodus wechselt dadurch automatisch auf "alle Artikel" (zur weiteren Eingrenzung kann der Modus auch auf "nur Bedarf", "Lieferant, alle Artikel", "Lieferant, nur Bedarf" oder "bearbeiten" gesetzt werden).
2. Wählen Sie nun die einzelnen Positionen aus, die Sie der Bestellung hinzufügen möchten
3. Dadurch wird der Artikel mit der Menge “0” zur Bestellung hinzugefügt – der Cursor bleibt jedoch auf der Ziffer “0” stehen und ermöglicht Ihnen die Eingabe der gewünschten Menge.
4. Geben Sie nun den Verkaufspreis im Feld Grundpreis den Preis und im Feld Termin den Wunschtermin für den ausgewählten Artikel ein.
5. Durch das Speichern der Position wird die Maske gereinigt und die gespeicherte Bestellposition wird in der Gruppe Bestellungen aufgelistet.

Abbildung: Darstellung der Bestellpositionen (8) eines Bestellbelegs

Auf der Ebene der einzelnen Bestellpositionen haben Sie nun auch wieder die Möglichkeit Ihre Angaben zu spezifizieren.

Element	Beschreibung
Position (1)
Artikel-Nr.	wird durch die Auswahl des Artikels übernommen, Informationen können überschrieben werden
Bezeichnung 1-4	s.o.
Variante	optional
Menge	Angabe der Menge
PE	Preiseinheit für den Artikel
Grundpreis	wird vom Artikelstamm übernommen
Rabatt	kann auf Position angegeben werden
Gesamtpreis	wird berechnet
Pos-Nr.	dient der Anpassung der Reihenfolge der Bestellpositionen
Termin	Eingabe des gewünschten Liefertermins (Standardvorgabe ist der Tag der Bestellung)
Pos.	Aktuelle Stelle der Position in der Bestellung
Optionen (2)
Bestand	Aktueller Bestand in der gewählten Artikel-Position
frei	Freier Bestand in der gewählten Artikel-Position
Bedarf	Bedarf in der gewählten Artikel-Position
Bestellt	Bereits bestellter Bestand in der gewählten Artikel-Position
Mindestbestand	Angabe wird aus dem Artikelstamm übernommen
Vorschlag	wird aus den Angaben aus dem Artikelstamm sowie den aktuellen Bedarfen ermittelt
Rahmen	Bei Rahmen-Bestellungen kann mit der Kontrollbox "Rahmen" der Abruf einer Teilmenge für die Bestellung ausgewählt werden. Die Eingabe der Bestellmenge, Datum und weitere Details erfolgt über den Befehl "Einteilung", der nach dem Setzen des Hakens in der Kontrollbox betätigt werden kann
Projekt	Zuweisung eines Projekts
Kostenstelle	Zuweisung der Kostenstelle
Auftrag	Verknüpfung der Einkaufsposition mit einem Auftrag
Position	Verknüpfung der Einkaufsposition mit einer Auftragsposition
Infos (3)
Menge	Anzahl der bestellten, zugesagten oder gelieferten Artikel der Bestellposition
Preis	Preise der bestellten, zugesagten oder gelieferten Artikel der Bestellposition
Termin	Termine der bestellten, zugesagten oder gelieferten Artikel der Bestellposition
AB-Nummer	Auftragsbestätigungsnummer des Lieferanten
Lieferschein	Nummer des Lieferscheins (welche aus der Wareneingangsbuchung übernommen wird)
Liefer.Bst.Nr.
Bestellbezeichnung 1 und 2	Freie Angabe der Bestellbezeichnung
Typ	Art der Bestellposition (Kaufartikel, etc.)
Kalkulation (4)
Lieferantenrabatt	wird aus den Stammdaten des Lieferanten übernommen
Bestellrabatt	wird aus der Position "Belegrabatt" aus den Kopfdaten der Bestellung übernommen
VE	Verkaufseinheit der Position
MwSt.	wird aus den Firmenstammdaten übernommen
Ek-Mittel	wird automatisch berechnet
Ek-Kalk	wird automatisch berechnet
Letzter Ek	wird aus letzter Bestellung übernommen
Datum letzter Zugang	Wird aus Wareneingangsbuchung übernommen
Datum letzte Anfrage	Wird aus letzter Lieferantenanfrage übernommen
Bestellwert	wird berechnet
Zusatzinfo 1 und 2	Freier Text
Aufmass (5)
[nur bei bestimmten Artikeln]
Material (6)
Zeichnungs-Nr.	optionale Angabe
Version	optionale Angabe
Länge, Breite, Stärke	optionale Angabe
Dichte, Vol., Metall	optionale Angabe
Innen-Aussendurchmesser	optionale Angabe
Nebenkosten (7)
[nach Bedarf]	optionale Angabe
FiBu (7)
Kostenstellen	optionale Angabe
Buchungstext	optionale Angabe
Kostenstellenmenge	optionale Angabe

Aktualisierung des Lieferantenpreises bei Bestellungen

Um den bei einer Bestellung eingegeben Grundpreis eines Artikels als Lieferantenpreis zu übernehmen, aktivieren Sie den entsprechenden Parameter in den Firmenstammdaten (→ Firmenstamm >> Programm >> Einkauf >> "Aktualisierung der Lieferantenpreise beim Bestellen"). Auf diese Weise wird der Lieferantenpreis eines Artikels mit dem letzten aktuellen Grundpreis einer Bestellposition überschrieben. Die Aktivierung des vorgenannten Parameters bewirkt außerdem, dass in der Bestellmaske ein Haken erscheint, mit dem das Zurückschreiben des Lieferantenpreises von Fall zu Fall unterbunden werden kann (siehe nachfolgende Abbildung).

Die Funktionsweise des Hakens bei der Position Grundpreis in der Bestellmaske:

• Haken gesetzt: Preis wird als Lieferantenpreis zurückgeschrieben
• Haken nicht gesetzt: Preis wird nicht als Lieferantenpreis zurückgeschrieben

So ist es möglich, von Fall zu Fall Sonderpreise einzugeben, die nicht notwendigerweise den bisherigen Lieferantenpreis ersetzen sollen.

Hinweis: Der Haken zum Ein- und Ausschalten der Preisaktualisierung erscheint nur in der Bestellmaske, wenn der entsprechende Firmenstammparameter zuvor aktiviert wurde.

Neuanlage einer Bestellung im Rahmen eines Auftrags

Für die Abwicklung eines Auftrages, kann als nächster Schritt eine Bestellung beim Lieferanten benötigt werden. In SilverERP können Sie direkt aus der Auftragsmaske eine Bestellung auslösen.

• Laden Sie bitte hierzu den zuvor erstellten Auftrag in die Auftragsmaske.
• Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Bestellung" in der Pfad-Navigation.
• Im nächsten Schritt gelangen Sie zur Maske für die Auftragsbestellung. Die Modusbox hat automatisch in den Arbeitsmodus "Neuanlage Bestellung" gewechselt.
• In der Gruppe "Auftrags-Positionen" sehen Sie die zu bestellenden Artikel. Suchen Sie in der Gruppe "Lieferant" einen Lieferanten aus.
• Wählen Sie als nächstes die Auftragspositionen aus, die Sie bei dem zuvor ausgewählten Lieferanten bestellen möchten. Eine Mehrfachauswahl von Auftragspositionen ist ebenfalls möglich.
• Abschließend sichern Sie den Vorgang, um die Bestellung zu erstellen. Dadurch werden automatisch die Felder in der Gruppe "Lieferant" gesäubert und die Modusbox springt auf den Arbeitsmodus "bestellte Positionen". In der Gruppe "Auftrags-Positionen" sehen Sie jetzt die bereits bestellten Auftrags-Positionen mit den dazugehörigen "Bestell-Nr".

Weitere Informationen zu dem Thema Auftragsbestellung finden Sie unter Aufträge.

Bearbeitung einer Bestellung

Änderungen an Bestellpositionen durchführen

Weitere Positionen anlegen

Hinweis: Die nachträgliche Erfassung von weiteren Positionen für eine Bestellung wirkt sich auf den Bestellstatus aus. Bspw. wird nach der Erfassung zusätzlicher Bestellpositionen für eine bereits komplett gelieferten Bestellung, der Status automatisch auf teilweise geliefert (o--l-) gesetzt.

Wählen Sie zunächst eine Bestellung aus und wechseln im nächsten Schritt auf die Positionsübersicht, indem Sie in der Pfad-Navigation auf Positionen klicken. Das Hinzufügen von weiteren Positionen erfolgt genauso wie bereits oben beschrieben:

• Klicken Sie in der Pfad-Navigation auf Positionen, um zur Positionsübersicht zu wechseln.
• Wechseln Sie je nach Bedarf den Arbeitsmodus, um sich nur Lieferanten-Artikel oder Bedarfe in der Artikelauswahl anzeigen zu lassen.
• Wählen Sie durch Klick auf die Lupe in der Werkzeugleiste oder mittels des Tastaturkürzels "ctrl + f" einen Artikel aus.
• Geben Sie bitte im Feld Menge die Gesamtmenge, in Grundpreis den Verkaufspreis und im Feld Termin den Wunschtermin für den ausgewählten Artikel ein.
• Speichern Sie bitte die Position ab

Positionen ändern

Hinweis: Bestellpositionen die bereits geliefert wurden können nur Teilweise geändert werden. So lässt sich die Menge nicht nachträglich ändern. An Bestellpositionen für die bereits eine Eingangsrechnung erfasst wurde, können keine Grundpreis-Änderungen vorgenommen oder die Menge verändert werden. Um eine Bestellposition zu ändern:

• Wählen Sie sie zunächst in der Gruppe Positionen aus.

• Andern Sie die Felder in der Übersicht unter Berücksichtigung des vorgenannten Hinweises ab.
• Sichern Sie Ihre Eingaben.

Termin einer Position bestätigen

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Liefertermine der Bestell-Positionen zu bestätigen. Im Idealfall erhalten Sie Ihre Lieferung wie bestellt. In dem Fall genügt es, Wunschtermin, Menge und Preis zu bestätigen. Wenn dieses für alle Bestellpositionen zutrifft, tippen Sie auf die Schaltfläche "Übernahme".

Je nachdem, ob Sie zuvor eine Bestell-Position in die Maske geladen haben, gilt:

• Position geladen: Wunschtermin, Menge und Preis werden für die aktuell geladene Position bestätigt;
• Keine Position geladen: Wunschtermin, Menge und Preis werden für alle Positionen der Bestellung bestätigt.

Sollte der Lieferant abweichend zu Ihrer Bestellung liefern, laden Sie zunächst die Bestell-Position in die Maske und ändern anschließend entsprechend der Auftragsbestätigung Wunschtermin, Menge und Preis ab. Tippen Sie auf "Übernahme" oder "Speichern", um Ihre Eingaben zu sichern.

Um nur den "Bestätigt"-Termin für eine (bzw. für alle Positionen einer) Bestellung einzutragen, achten Sie zunächst drauf, dass keine Bestell-Position geladen ist, und tragen das bestätigte Datum in das Feld "Termin–Bestätigt" ein. Tippen Sie anschließend auf "Übernahme". Dadurch werden alle Bestell-Positionen der Bestellung mit dem zuvor eingetragenen Liefertermin bestätigt.

Die Felder "AB-Nr./Datum" (Belegnummer und Datum der Auftragsbestätigung) sind optional und können auf die gleiche Weise für die ganze Bestellung oder abweichend je Position eingetragen werden können.

Nur Menge/Preis bestätigen

Es ist auch möglich, lediglich Menge und Preis der Bestellpositionen zu bestätigen und den Liefertermin nachträglich einzutragen. Der Dialog Liefermahnungen verschafft Ihnen einen Überblick über alle ausstehenden Bestellungen, die noch nicht über eine Auftragsbestätigung verfügen oder der Liefertermin noch nicht bestätigt wurde. Verwenden Sie dazu die Optionen “Alle Lieferrückstände” bzw. “Lieferrückstände bis…” zur Anzeige der rückständigen Bestellungen.

Eine Position splitten

Diese Funktion wird verwendet, um bereits teilweise bestätigte Bestellpositionen zu splitten. Mit Splitten ist die Teilung der Bestellmenge einer Bestellposition gemeint. Ein Anwendungsfall wäre hierfür, dass der Lieferant zunächst eine Teilmenge der Bestellposition bestätigt. Für die restliche Bestellmenge wird noch eine Bestätigung erwartet.

Hinweis: Bestellpositionen die bereits geliefert wurden können nicht gesplittet werden.

• Wechseln Sie auf die Positionsübersicht einer Bestellung.
• Wählen Sie in der Gruppe Positionen eine Bestellposition aus, die sie splitten wollen.
• Klicken Sie in der Karte Infos auf die Schaltfläche "AB splitten". Im Anschluss erscheint ein Dialog-Fenster.
• Tragen Sie bitte in den Feldern Menge, Preis und Termin die Werte für die Bestellposition ein. In den meisten Fällen werden diese Felder vorgewählt sein.
• Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Speichern. Es erscheint im Anschluss eine neue Bestellposition in der Gruppe Positionen.

Positionen löschen

Hinweis: Das Löschen ist nicht möglich, wenn für die Bestellposition bereits ein Wareneingang über die Maske Wareneingänge Lieferungen gebucht wurde. Die Lieferung müsste zunächst über die Maske Einkauf >> Lieferungen gelöscht werden.

• Wählen Sie in der Gruppe Positionen eine Bestellposition aus, die Sie löschen möchten.
• Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der Werkzeugleiste oder verwenden Sie das Tastaturkürzel "ctrl + entf". Aus Sicherheitsgründen erscheint anschließend ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Bestellposition eine Bestätigung verlangt.
• Klicken Sie im Dialog-Fenster auf die Schaltfläche Ja. Die Position wurde erfolgreich gelöscht und es erscheint erneut ein Dialog-Fenster mit der Bestätigung des Löschvorgangs. Die Felder der Positionsübersicht werden im Anschluss automatisch gesäubert und die gelöschte Bestellposition wird in der Gruppe Positionen nicht mehr angezeigt. Weitere Bestellpositionen lassen sich auf dem gleichen Weg löschen.

Bestellungen bearbeiten

Bestellung ändern

Zum Bearbeiten einer Bestellung, laden Sie bitte zunächst über die Suchfunktionen eine Bestellung in die Maske.

Die aus dem Such-Resultat geladene Bestellung kann jetzt von Ihnen bearbeitet werden, indem Sie die Werte in den Feldern ändern und dann mittels speichern. Beachten Sie bitte, dass die Menge einer Bestellposition nur dann geändert werden kann, wenn diese nicht geliefert oder fakturiert wurde. Bereits gelieferte Bestellpositionen werden mit grüner Hintergrundfarbe dargestellt. Bestellpositionen die der Lieferant noch liefern muss (offen), werden mit weißer Hintergrundfarbe angezeigt.

Abbildung: Grün hinterlegte Bestellpositionen wurden bereits geliefert und können nicht nachträglich bearbeitet werden.

Bestellung kopieren

Wählen Sie über die Bestellmaske die zu kopierende Bestellung aus.

• Danach klicken Sie auf "kopieren" im unteren Bereich der Maske, um zur Kopier-Maske weitergeleitet zu werden.
• Auf dieser können Sie Kopier-Einstellungen vornehmen, die bei dem Kopiervorgang berücksichtigt werden.
• Führen Sie alle für Sie relevanten Kopier-Einstellungen aus und vergewissern Sie sich dabei, dass im Feld "kopieren als" aus der Gruppe Optionen, der richtige Beleg-Typ ausgewählt wurde (entweder Bestellung oder Anfrage).
• Zum Starten des Kopiervorgangs, klicken Sie auf das Disketten-Symbol in der Werkzeugleiste bzw. betätigen Sie die Tastenkombination "strg + s".
• Im nächsten Schritt gelangen Sie wieder auf die Bestellmaske mit der zuvor kopierten Bestellung. Hierbei wurden sämtliche Positionen aus der Quell-Bestellung übernommen.

Optionen:

• Kopieren als: Bestellung, Anfrage
• Pos. Termine beibehalten: Falls die Termine des Quelldokuments nicht übernommen werden sollen, kann mit Hilfe des Datumfeldes ein neues Positions-Datum für das Zieldokument eingegeben werden
• Preise und Rabatte aktualisieren: aktualisiert Preise und Rabatte
• Pos. Nebenkosten kopieren: übernimmt etwaige Positions-Nebenkosten
• Konditionen des Quell-Dokuments: übernimmt die Konditionen des Quell-Dokuments, die auch im Kopieren-Dialog angepasst werden können

Einzelne Positionen auswählen

Wenn Sie nur einzelne Positionen des Quell-Dokuments übernehmen wollen, wählen Sie in der Gruppe Optionen die Schaltfläche Positionen selektieren. In der nächsten Maske wählen Sie die Positionen aus, die Sie in das neue Dokument übernehmen wollen (eine Mehrfachauswahl ist möglich) und bestätigen den Vorgang mit dem Haken. Wenn bei der kopierten Bestellung die Positionsnummern neu durchnummeriert werden sollen, aktivieren Sie den entsprechenden Parameter bevor Sie den Kopiervorgang starten.

Bestellung löschen

Suchen Sie zunächst die Bestellung aus, die Sie löschen möchten und übertragen diese in die Bestellmaske.

• Klicken Sie nun auf das Papierkorb-Symbol in der Werkzeugleiste (oder betätigen Sie "strg + entf"), um die Bestellung zu löschen. An dieser Stelle prüft SilvERP, ob die Bestellung Positionen enthält, die bereits geliefert oder fakturiert wurden.
• Ist dies nicht der Fall, dann erscheint aus Sicherheitsgründen ein Dialogfenster, das zur endgültigen und dauerhaften Löschung der Bestellung eine Bestätigung verlangt.
• Bestätigen Sie diese mit "Ja". Die Bestellung wurde somit erfolgreich gelöscht.

Bestellung archivieren

Bestellungen die bereits Lieferungen und Eingangsrechnungen zu verzeichnen haben, können in SilvERP nicht gelöscht werden. Aus diesem Grund wird Ihnen die Möglichkeit einer Bestell-Archivierung gegeben. Archivierte Bestellungen tauchen in der Bestell-Suche nicht auf und können jederzeit aus dem Archiv zurück zu den aktiven Bestellungen geholt werden.

Eine Bestellung wird in SilvERP automatisch archiviert, sobald sämtliche Eingangsrechnungen der betroffenen Bestellung über die Maske Verbindlichkeiten verbucht bzw. bezahlt werden. Selbstverständlich kann eine Bestellung auch manuell archiviert werden.

• Laden Sie die Bestellung, die Sie archivieren möchten, in die Bestellmaske.
• Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche archivieren im unteren Bereich der Bestellmaske.

Zum Archiv Ihrer Bestellungen gelangen Sie indem Sie den Arbeitsmodus der Bestellmaske mit Hilfe der Modusbox auf "alle Datensätze" setzen. Die Arbeitsweise ist analog zum normalen Suchen und Bearbeiten. Sobald Sie eine archivierte Bestellung speichern wollen, erhalten Sie die Möglichkeit, diese aus dem Archiv heraus zu den aktiven Bestellungen zu übertragen.

FiBu-Kennung und Umsatzsteuer

Je nach FiBu-Kenner des Lieferanten gelten die folgenden Regeln für die Umsatzsteuerpflicht von Bestellungen.

1. Bestellung Inland → Inland

Sie bestellen Waren bei einem Lieferanten in Deutschland. Der Lieferant hat demnach den FiBu-Kenner Inland.

Da dies ein umsatzsteuerpflichtiger Vorgang ist, wird die Umsatzsteuer normal in der Bestellung ausgewiesen.

2. Bestellung Inland → EU-Ausland

Sie bestellen Waren bei einem Lieferanten im Inland und lassen es liefern an eine Lieferadresse im EU-Gemeinschaftsgebiet.

Der Lieferant verfügt über eine bestätigte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für die jeweilige Lieferadresse; folglich kann bei der Lieferadresse (Zusatzadresse) der FiBu-Kenner EU mit UStIDNr (ohne MwSt) eingestellt werden.

Die Lieferung an Sie –auch an eine Lieferadresse im EU-Ausland– ist eine innergemeinschaftliche Lieferung und damit steuerfrei.

Der Lieferant ist verpflichtet eine Rechnung auszustellen, die keine Steuer ausweist und auf die Steuerbefreiung hinweist. Etwa: “Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung”).

Verfügt der Lieferant nicht über Ihre bestätigte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss der FiBu-Kenner für diesen Lieferanten und/oder Zusatzadressen EU ohne UStIDNr (mit MwSt) lauten und die Umsatzsteuer wird auf der Bestellung ausgewiesen.

3. Bestellung EU → Inland

Sie bestellen Waren bei einem Lieferanten im EU-Gemeinschaftsgebiet und lassen es liefern an eine Lieferadresse im Inland.

Der Lieferant verfügt über eine bestätigte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für die jeweilige Lieferadresse; folglich kann bei der Lieferadresse (Zusatzadresse) der FiBu-Kenner EU mit UStIDNr (ohne MwSt) eingestellt werden.

Die Lieferung an Sie (oder eine andere Lieferadresse im Inland) ist eine innergemeinschaftliche Lieferung und damit steuerfrei.

Der Lieferant ist verpflichtet eine Rechnung auszustellen, die keine Steuer ausweist und auf die Steuerbefreiung hinweist. Etwa: “Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung”).

Verfügt der Lieferant nicht über Ihre bestätigte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss der FiBu-Kenner für diesen Lieferanten und/oder Zusatzadressen EU ohne UStIDNr (mit MwSt) lauten und die Umsatzsteuer wird auf der Bestellung ausgewiesen.

4. Bestellung Inland → Drittland

Sie bestellen Waren bei einem Lieferanten im Inland und lassen es liefern an eine Lieferadresse außerhalb der EU (Drittland). Der Kenner der Lieferadresse lautet dementsprechend (Drittland).

Da es sich bei dieser Lieferung um eine Ausfuhrlieferung handelt, ist die Lieferung steuerfrei. (Die Rechnung muss den folgenden Vermerk auf aufweisen: “Steuerfreie Ausfuhrlieferung”).

5. Bestellung Drittland → Inland

Sie bestellen Waren bei einem Lieferanten außerhalb der EU (Drittland) und lassen es liefern an eine Lieferadresse in der EU / Inland. Der Kenner der jeweiligen Lieferadresse lautet dementsprechend (Drittland).

Da es sich bei dieser Lieferung um eine Ausfuhrlieferung handelt, ist die Lieferung steuerfrei. (Die Rechnung des Lieferanten muss den folgenden Vermerk auf aufweisen: “Steuerfreie Ausfuhrlieferung” und Ihre in SilverERP erzeugte Bestellung weist keine Umsatzsteuer aus).

Abweichende Lieferanschrift

Wie oben beschrieben, berücksichtigt SilverERP den beim Lieferanten hinterlegten FiBu-Kenner und weist dementsprechend die Umsatzsteuer in zugehörigen Belegen aus.

Inland: Umsatzsteuer wird ausgewiesen EU ohne UStIDNr (mit MwSt): Umsatzsteuer wird ausgewiesen EU mit UStIDNr (ohne MwSt): Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen Drittland (ohne MwSt): Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen Konzern: Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen

Da die Lieferadresse der maßgebliche Faktor für die Ermittlung der Umsatzsteuerpflicht ist, betrachtet SilverERP stets den FiBu-Kenner der u.U. eingesetzten Lieferanschrift des Belegs.

Ändert sich durch Auswahl der Lieferadresse die FiBu-Kennung des Belegs, werden automatisch alle Positionen entsprechend der Lieferadresse umkontiert. Die ausgewiesene Umsatzsteuer ändert sich ebenfalls entsprechend und eine Hinweismeldung weist auf die Kennungs-Änderung hin.

Status-Codes bei Bestellungen

Status	Beschreibung
----	Diese Bestellung wurde ohne Bestellpositionen angelegt.
O---	Die Positionen der Bestellungen mit diesem Status, stehen noch zum Erhalt der Lieferung offen. Die Buchung des Wareneingangs über die Maske Lager > Wareneingang Lieferung ändert den Status der betroffenen Bestellung. Ein kleines o steht für Positionen innerhalb der Bestellung, dessen Lieferung noch aussteht.
OB--	Die Positionen dieser Bestellung wurden auf Basis eines Auftrags erfasst und sind mit diesem verknüpft. Sämtliche Bestellpositionen wurde vom Lieferanten noch nicht geliefert und sind aus diesem Grund offen.
--L-	Bei dieser Bestellung wurden sämtliche Bestellpositionen geliefert.
--LF	Bei dieser Bestellung wurden sämtliche Bestellpositionen geliefert und die dazugehörige Eingangsrechnung erfasst. Die Eingangsrechnung ist mit der Bestellung verknüpft und findet sich im Reiter Belege.
o-l-	Diese Bestellung wurde teilweise geliefert. Es stehen noch Bestellpositionen für den Erhalt der Lieferung offen.
o-lf	Dieser Status steht für Bestellungen die teilweise geliefert und fakturiert wurden. Es stehen noch Bestellpositionen für den Erhalt der Lieferung offen.
oBl-	Diese Bestellung wurde auf Basis eines Auftrags erfasst. Eine Teillieferung liegt vor und die restlichen Bestellpositionen stehen noch für den Erhalt der Lieferung offen. Die Erfassung der Eingangsrechnung wurde noch nicht durchgeführt.
oBlf	Diese Bestellung wurde auf Basis eines Auftrags erfasst. Ein Teil der Bestellpositionen wurde bereits erhalten und auch die dazugehörige Eingangsrechnung erfasst. Die restlichen Bestellpositionen stehen noch für die Lieferung und Fakturierung offen.

Bedeutung der Zeilenfarben bei Bestellungen und Positionen

Bei der Suche nach bereits angelegten Bestellungen, werden Ihnen im Suchresultat die einzelnen Zeilen in unterschiedlichen Farben dargestellt. Diese Farb-Codes helfen Ihnen, mit einem Blick zu erfahren, welchen Zustand die einzelnen Bestellungen haben und ob die weitere Bearbeitung möglich ist. Im nachfolgenden werden die einzelnen Farb-Codes erläutert:

Bestellung

Farbe	Beschreibung
Grün	Bei dieser Bestellung handelt es sich um eine Rahmenbestellung (Belegtyp Rahmenbestellung).
Gelb	Bei dieser Bestellung wurde der Mindestbestellwert des Lieferanten unterschritten.
Rot	Bei dieser Bestellung liegt keine Freigabe vor.
Weiß	Bei dieser Bestellung handelt es sich um keine Rahmenbestellung (Belegtyp Rahmenbestellung), der Mindestbestellwert wurde erreicht oder für den Lieferanten nicht im Lieferantenstamm hinterlegt und die Freigabe wurde bereits erteilt.

Bestellpositionen

Bestellpositionen können ebenfalls einen Farb-Code enthalten. Im nachfolgenden werden die einzelnen Farben beschrieben:

Farbe	Beschreibung
Grün	Die Bestellposition wurde komplett geliefert.
Gelb	Bei dieser Bestellposition handelt es sich um eine Rahmenbestellposition.

Rahmen-Bestellungen

Verwenden Sie Rahmen-Bestellungen, um eine größere Menge eines Artikels von einem Lieferanten zu bestellen, der in mehreren kleineren Lieferungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg geliefert werden soll.

Rahmen-Bestellung erstellen

1. Erstellen Sie im ersten Schritt eine neue Bestellung (Einkauf >> Bestellungen)
2. Wählen Sie über die Suche den gewünschten Lieferanten aus
3. Stellen Sie Belegtyp von Standard-Bestellung auf Rahmen-Bestellung
4. Wechseln Sie nun in die Positions-Ansicht der Bestellung und fügen die Position hinzu, für die die Rahmen-Verpflichtung erfasst werden soll
5. Aktivieren Sie auf der Karte "Optionen" das Feld "Rahmen" und fügen im Textfeld rechts die Rahmen-Nr. des Lieferanten hinzu
6. Speichern Sie die Position (Rahmen-Positionen werden in der Positionsliste gelb markiert)

Das Auftragsdatum sowie der Wunsch-Termin für die Bestell-Position entspricht dem Arbeitsdatum, sofern keine abweichenden Angaben gemacht wurden.

Rahmen-Abruf erstellen

1. Öffnen Sie die Rahmen-Bestellung (entweder über den Dialog Einkauf >> Bestellungen oder Einkauf >> Rahmen-Bestell-Übersicht) und wechseln in die Positions-Ansicht
2. Laden Sie die gewünschte Position in die Maske und tippen auf der Karte "Optionen" auf die Schaltfläche "Einteilung"
3. Die Maske wechselt in die Ansicht zur Einteilung des Rahmen, um den ersten oder nachfolgende Abrufe anzulegen
4. Der Cursor befindet sich bereits im Feld "Offene Menge". Tragen Sie die Abrufmenge ein und passen Sie ggf. das Wunschdatum an
5. Beenden Sie Ihre Eingaben durch Ausführen des Speichern-Befehls
6. Nach dem Speichern des Abrufs werden Sie wieder zurück in die Positions-Ansicht Ihrer Rahmen-Bestellung geführt. Die Menge der ursprünglichen Rahmenposition wurde um die Menge des Abrufs reduziert und es wurde eine neue Zeile mit dem Abruf hinzugefügt
7. Beachten Sie bitte, dass der Beleg des Abrufs das ursprüngliche Belegdatum der Rahmen-Bestellung aufweist. Wenn Sie das Datum des Abrufs vermerken wollen, verwenden Sie bitte das Text-Feld der Position, wo die Rahmen-Nr. eingetragen wurde

Rahmen-Abruf drucken

1. Öffnen Sie die Kopf-Position der Rahmen-Bestellung
2. Tippen Sie auf den Drucken-Befehl in der Symbolleiste
3. Wählen Sie unter den verfügbaren Optionen "Neuer Abruf" auswählen
4. Wählen Sie den gewünschten Abruf und tippen Sie anschließend auf die Schaltfläche "Bestätigen"

^{Abbildung: Druck des Abrufs einer Rahmen-Bestellung}

Split-Positionen drucken

Um die Rahmen-Bestellung inklusive der abgesetzten Abrufe zu drucken, verwenden Sie den Befehl "Bst. Split-Pos. drucken", der sich im Info-Knopf befindet.

^{Abbildung: Druck der Rahmen-Bestellung mit Split-Positionen}

Wareneingangsetiketten

Mit der gleichlautenden Schaltfläche, die sich auf der Karte Lieferant befindet, drucken Sie Wareneingangsetiketten direkt aus der Bestellmaske.

Besetellübersicht senden

Im Info-Knopf befindet sich die Funktion "Besetellübersicht senden" in der es Möglich ist, eine Übersicht aller offenen Bestellungen eines Lieferanten in Form einer CSV-Datei per E-Mail an den jeweiligen Lieferanten zu senden.