Zahlungsverkehr

Aus SilvERP Dokumentation
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Im SilverERP lässt sich der komplette Zahlungsverkehr in Form von Überweisungen und Lastschriften abbilden, ohne weitere Updates durchzuführen oder zusätzliche Module zu kaufen. Im Folgenden wird auf die Einrichtung eines SEPA Mandats im SilverERP eingegangen und Schrittweise gezeigt, wie dieser angelegt wird.

Vorbereitung

Für jedes Unternehmen, welches als Zahlungspflichtiger am Lastschriftverfahren teilnimmt, muss ein SEPA Mandat generiert werden. Der Europäische Zahlungsausschluss sieht dazu 3 Typen des Mandats vor: Das papiergebundene Mandat, das e-Mandat des EPC und das elektronische Mandat mit einer sicheren Unterschrift (Stand 06/2020). Ein solches Mandat muss vollständig vom Kreditor bearbeitet und anschließend zum Gläubiger gesendet werden. Dazu gehören auch die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz.

Das SilverERP verwendet das SEPA-XML-Format (Extensible Markup Language-Format). Hier sollte darauf geachtet werden, dass das verwendete Banking Programm kompatibel ist.

Einrichtung

Um einen SEPA Mandat einzurichten, wählt man im SilverERP unter Stammdaten > Kunden den gewünschten Kunden aus.

Bankkontenverwaltung

Unter dem Reiter FiBu befinden sich die Menüs Bankkontenverwaltung und SEPA-Mandatsverwaltung. Zuerst werden die Bankdaten eingetragen, wie um untere Bild zu sehen ist. Einfachheitshalber lässt sich die IBAN durch das Betätigen der Lupe automatisch aus der Kontonummer und der BIC generieren. Jedoch ist dabei zu beachten, dass dies nur ein vorgeschlagener Wert ist und überprüft werden muss.

Bankkontenverwaltung.PNG

SEPA-Mandatsverwaltung

Nach dem die Bankverbindung eingerichtet wurde, kann nun mit der SEPA-Mandatsverwaltung fortgeschritten werden. Dazu kann mit der Betätigung der Lupe die bereits eingegebenen Bankkontodaten aufgerufen werden. Sind alle Felder befüllt kann man mit einem Häkchen das Hauptmandat auswählen und entscheiden, ob dieses Mandat auch für wiederholende Lastschrift verwendet werden kann. Sollten mehrere Mandate hinterlegt sein, kann in der Kundenmaske unter SEPA-Mandatsverwaltung der gewünschte Mandat ausgewählt werden. Hauptmandate werden mit einem Plus gekennzeichnet.

Mandatsauswahl.PNG

Zahlungsbedingungen

Im nächsten Schritt wird den Grundtabellen > Zahlungsbedingungen der Bankeinzug (SEPA) angelegt. Hier können neben der Nummerierung und der Beschreibung auch die Fälligkeiten und Mahnungen bearbeitet werden.

Zahlungsbedingung.PNG

Rechnungstellung

Um das SEPA-Mandat in einer Rechnung zu hinterlegen, öffnet man den Fibu Reiter in einer Rechnung von einem Kunden. Dort wird unter Zahlungsbedingungen, der entsprechende SEPA Bankeinzug und Mandat ausgewählt. Ist bei Rechnungserstellung eine Zahlungsbedingung mit Bankeinzug und ein Hauptmandat beim Kunden hinterlegt, wird dieses automatisch ausgewählt.

Fibu.PNG

Import ins Bankprogramm

Um erstellte SEPA Lastschriften in das Bankprogramm zu importieren, wird unter dem Menü OP/Mahnwesen die Kunden SEPA ausgewählt. Zu nächst wird nach der passenden SEPA Bankeinzug selektioniert und ausgewählt.
SEPAAuswahl.PNG

Für den Fall, dass es Bankeinzüge mit fehlender SEPA gibt, können diese mit dem Haken an "Nur fehlende SEPA" angezeigt werden. Dies können nachträglich bearbeitet werden und über den Haken bestätigt werden.

SEPAFehlt.PNG

Es erscheint ein Popup Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob sie die Überweisung exportieren möchten. Dies bestätigen Sie bitte genauso, wie die folgende Frage nach der ZIP Datei. Zuletzt können Sie diesen Ordner in Ihr Bankprogramm einfügen. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihr Onlinebanking Service.

Bei SEPA Kunden können zwei Dateien enthalten sein. Eine für die Erstlastschrift und eine für die Folgelastschrift. Alternativ ist auch eine Buchung mit SEPA-Zwischenkonten möglich. Zudem werden SEPA-Mandate auch im angebundenen Web Shop unterstützt.

SEPA Zwischenkonto

Wegen Zeitpunktfragen oder Zeitverzögerungen werden viele SEPA Überweisungen über Zwischenkonten gebucht. Über den Firmenstamm kann im Bereich Konto ein SEPA-Zwischenkonto angelegt werden. Anschließend kann auf dieses Konto gebucht werden. Sobald die Zahlung erfolgt wird dieses Konto wieder ausgebucht. Hier sollten die vorgeschlagenen Buchungssätze jedoch nochmals kontrolliert werden.